Types de factures fournisseurs

Synthèse

Dans le poste de travail Facturation fournisseur, vous pouvez utiliser plusieurs types de document pour enregistrer les transactions d'achat entre votre société et ses fournisseurs. La facturation fournisseur peut reposer sur des documents sous-jacents, tels que commandes d'achat, ou faire l'objet de transactions autonomes.

Selon vos exigences de gestion, les fonctions de facturation fournisseur permettent la création des types de facture fournisseur suivants :

La taxe sur les services et les articles intervient sur les transactions d'achat comme les commandes d'achat et la facturation fournisseur. La taxe étrangère est applicable lorsque votre société doit appliquer des taxes étrangères. Lors d'un achat, il est possible de recevoir une facture fournisseur avec une taxe étrangère, même si la société n'est pas enregistrée auprès de l'administration fiscale responsable des taxes étrangères. La taxe applicable est automatiquement déterminée dans le processus de facturation fournisseur.

Factures fournisseurs

Une facture fournisseur précise l'obligation du réceptionnaire des marchandises ou du bénéficiaire des services vis-à-vis du fournisseur. Elle est généralement créée après la livraison des articles ou l'achèvement du service. La facture fournisseur permet d'enregistrer les détails de la transaction et de comptabiliser la transaction financière au passif de la société du réceptionnaire. La facture fait l'objet d'un contrôle par rapport à la commande d'achat passée auprès du fournisseur, et tout écart est enregistré sous la forme d'une exception. La facture ne peut être comptabilisée que lorsque toutes les exceptions ont été résolues ou clarifiées. Lors de la comptabilisation de la facture, les détails de la transaction sont transférés à la comptabilité financière et saisis dans un livre, puis la facture est validée en vue de son paiement. Il est également possible de valider une facture pour paiement sans en saisir les détails dans un livre, par exemple, pour payer une facture alors que les détails de la transaction sont incomplets et ainsi recevoir un escompte du fournisseur.

Une facture déjà comptabilisée et payée peut être annulée dans le système. L'annulation d'une facture entraîne sa contre-passation et crée automatiquement une facture d'annulation dans votre système. Si la facture a déjà été payée, vous pouvez créer un avoir avec référence à la commande d'achat d'origine. Si la facture a été saisie dans le système mais n'a pas encore été comptabilisée et si elle n'a pas un statut de version préliminaire, elle peut être annulée. L'annulation d'une facture implique que les informations qu'elle contient sont conservées dans le système mais qu'elle ne peut pas être transmise à l'étape de traitement suivante. Il est impossible de supprimer une facture sauvegardée dans le système, même si elle ne l'a été que sous forme de version préliminaire. Une fois sauvegardée, une facture peut seulement être annulée.

La plupart du temps, les factures créées contiennent des références à des documents d'achat. Dans ce cas, les données de facturation d'un accusé de réception de biens et services ou d'une commande d'achat sont réutilisées dans le processus de facturation.

Les factures sont créées manuellement par saisie directe dans le système, avec ou sans référence à des documents d'achat précédents.

Lors de la création d'une facture fournisseur, les données sont comparées aux données d'achat collectées dans le document d'achat précédent. La facture fait l'objet d'un contrôle d'exactitude et de cohérence. Cette analyse consiste à contrôler les données figurant sur la facture fournisseur, telles que la valeur totale, les imputations et les tolérances d'écart de taxe ou de quantité, et à rechercher les doublons de facture potentiels. La suite du traitement de la facture fournisseur dépend des résultats des contrôles :

Avoirs

Les avoirs sont des factures qui enregistrent un crédit, et non un débit, pour une transaction, et qui sont créées avec référence à un mouvement débiteur antérieur. Des avoirs peuvent être créés dans le cas où des marchandises ou des services précédemment commandés ont été réglés, même si ces services n'ont pas encore été fournis ou si ces marchandises ont été retournées au fournisseur.

Les avoirs sont créés manuellement par saisie directe dans le système, avec ou sans référence à des documents d'achat précédents, comme un retour marchandises.

Les avoirs sont saisis, vérifiés et comptabilisés de la même façon que les factures. En comptabilité, un avoir est traité en tant que facture fournisseur et porte ce nom.

Factures de droits de douane

Les factures de droits de douane sont des factures créées lorsque des marchandises ou des services commandés auprès d'un fournisseur externe sont importés par un transporteur distinct. Le montant total à payer correspond exclusivement à des taxes sur les importations ou des droits de douane versés à l'administration douanière. Le paiement des biens ou des services fait l'objet d'une facture distincte émise par le fournisseur.

Les factures de droits de douane sont saisies directement dans le système, avec ou sans référence à des documents d'achat précédents.

Les factures de droits de douane sont saisies, vérifiées et comptabilisées de la même façon que les factures et les avoirs.

Chargements et déchargements ultérieurs

Les chargements ultérieurs sont des factures qui permettent d'ajouter un montant débiteur à une facture ou un avoir déjà comptabilisé. Un chargement ultérieur augmente le montant échu sur la facture comptabilisée à laquelle il renvoie ou réduit le crédit sur l'avoir comptabilisé auquel il renvoie. La comptabilisation d'un chargement ultérieur n'a aucune incidence sur la quantité de la facture ou de l'avoir auquel il renvoie.

Les déchargements ultérieurs sont des avoirs qui permettent d'ajouter un montant créditeur à une facture ou un avoir déjà comptabilisé. Un déchargement ultérieur réduit le montant échu sur la facture comptabilisée à laquelle il renvoie ou augmente le crédit sur l'avoir comptabilisé auquel il renvoie. La comptabilisation d'un déchargement ultérieur n'a aucune incidence sur la quantité de la facture ou de l'avoir auquel il renvoie.

Les chargements et déchargements ultérieurs sont saisis, vérifiés et comptabilisés de la même façon que les autres factures et avoirs.

Factures annulées

Les factures annulées sont des factures créées automatiquement lorsque l'utilisateur annule une facture ou un avoir comptabilisé à partir de la vue Factures et avoirs. Dans ce cas, l'écran Nouvelle facture annulée apparaît.

Ces factures annulent la valeur du montant échu créé par la facture d'origine ou annule la valeur du crédit créé par l'avoir d'origine. En cas de création d'une facture annulée, la facture ou l'avoir d'origine de référence prend le statut Annulé.