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Prozessdokumentation Rückvergütung 

Einsatzmöglichkeiten

Mit diesem Prozess können Sie Kunden einer speziellen Kundengruppe, die durch eine Vereinbarung mit dem Hersteller (Lieferant) der Produkte Anspruch auf günstigere Preise haben, Spezialkonditionen gewähren und anschließend die daraus resultierenden Forderungen an den Lieferanten des Produktes als Rückvergütungsanforderungen sammeln und abrechnen. Da die Berücksichtigung der Spezialkonditionen und die Erzeugung der Rückvergütungsanforderungen automatisch erfolgt, fällt nur dann ein im Vergleich zu einem konventionellen Verkaufsvorgang höherer Aufwand an, wenn es mit dem Lieferanten zu Unstimmigkeiten über die Höhe der Rückvergütungen kommt. Im letzteren Fall unterstützt Sie die Reklamationsbearbeitung bei der Kommunikation mit dem Lieferanten.

Alle am Prozeß beteiligten Belege sind über Belegflüsse verbunden und dokumentieren den Grund für die Gewährung von Spezialkonditionen.

Ablauf

...

  1.  Am Anfang eines Rückvergütungsprozesses übermittelt Ihnen der Lieferant eine Vereinbarung, die er mit einer Kundengruppe abgeschlossen hat. Der Kern dieser Vereinbarung sind Spezialkonditionen für bestimmte Produkte, die Kunden der Kundengruppe in Anspruch nehmen dürfen. Die Kundenliste wird gemeinsam mit den Konditionen übertragen. Diese Daten werden in Ihrem System als Konditionskontrakt abgelegt.

  2.  Wenn ein Kunde der Kundengruppe eines der reduzierten Produkte bei Ihnen bestellt, ermittelt der Kundenauftrag die Spezialkonditionen und berechtet einen reduzierten Preis. Dieser Schritt umfasst dabei die Ermittlung der für den Kunden gültigen Konditionskontrakte und anschließend die Findung darin definierter Konditionen. Der Fall, dass mehrere Konditionskontrakte gleichzeitig gültig sind, kann über einen Konditionsausschluss behandelt werden. Dabei haben Sie die Wahl, ob dem Kunden der für ihn günstigste oder ungünstigste Preis gewährt wird.

  3.  Bei der Erstellung der Kundenfaktura laufen die gleichen Vorgänge wie bei der Anlage eines Kundenauftrages ab. Daher wird der gleiche reduzierte Preis ermittelt und in die Finanzbuchhaltung gebucht. Falls gewünscht, können die erwarteten Rückvergütungen des Lieferanten als Rückstellungen gebucht werden.

  4.  Mit der Freigabe der Kundenfaktura an die Finanzbuchhaltung kann die Erzeugung von Rückvergütungsanforderungen mit dem Post Processing Framework angestoßen werden. Sie haben dabei die Wahl, ob die Rückvergütungsbelege direkt erzeugt werden oder ob Ihre Erzeugung nur vorgemerkt wird. Im letzteren Fall muss ein Report gestartet werden, der die Anlage der Rückvergütungsbelege vornimmt. Dies kann via Batch-Verarbeitung zu Zeitpunkten erfolgen, in denen Ihr System nur wenig belastet ist.

  5.  In der Regel werden Rückvergütungsanforderungen mit einer Buchungssperre erzeugt. Daher dienen sie zunächst als Container für Forderungen an den Lieferanten. Sie können Forderungen in eine neue Rückvergütungsanforderung zusammenführen. In diesem Fall erfolgt die Buchung in die Finanzbuchhaltung aus der erzeugten Sammel-Rückvergütungsanforderung. Mit der Druckausgabesteuerungen der Rückvergütungsanforderungen kann die Forderung zur Prüfung an den Lieferanten übersendet werden (z. B. per IDOC, Fax, E-Mail). Die Freigabe an die Buchhaltung kann dann abhängig von der Antwort des Lieferanten erfolgen. Akzeptiert er die Rückvergütungsanforderung wird der Beleg freigegeben. Ansonsten werden seine Änderungswünsche als Reklamation erfasst. Dabei wird festgehalten, auf welche Position und Feld sich die Reklamation bezieht und was der korrekte Wert aus Sicht des Lieferanten wäre. Zusätzliche Texte können Sie hier erfassen, die den Grund näher beschreiben. Die Anlage der Reklamation kann im Rahmen eines EDI-Szenarios automatisch erfolgen. Akzeptieren Sie die Änderungsvorschläge des Lieferanten, indem Sie die Reklamationen freigeben, wird der Beleg automatisch angepasst und an die Buchhaltung freigegeben. Alternativ können Sie einzelne Reklamationen verwerfen und statt dessen manuelle Änderungen am Beleg vornehmen und ihn anschließend nochmals via Druckausgabesteuerung an den Lieferanten übersenden.

Ergebnis

Als Ergebnis des Rückvergütungsprozesses haben Sie Ihren Kunden auf der Basis des Konditionskontraktes einen günstigeren Preis gewährt und gebucht. Ihre aus der Vereinbarung zwischen Kunden und Lieferanten resultierenden Forderungen an den Lieferanten wurden als Rückvergütungsanforderungen angelegt. Aus diesen erfolgte die Buchung der Forderungen in die Finanzbuchhaltung. Daneben wurde die Gewährung der Konditionen in Form von Belegflüssen vom Konditionskontrakt zu Aufträgen und Kundenfakturen, sowie von Kundenfakturen nach Rückvergütungsanforderungen dokumentiert.

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