Die Aufgabe des Gemeinkosten-Controllings ist die Planung, Verrechnung, Steuerung und Überwachung der Gemeinkosten. Es leistet wichtige Vorarbeit für eine aussagekräftige Ergebnis- und Marktsegmentrechnung sowie für eine exakte Produktkostenkalkulation.

Durch die Planung des Gemeinkostenbereichs lassen sich Standards festlegen, die eine Kontrolle der Kosten und eine Bewertung der innerbetrieblichen Leistungen ermöglichen.

Sämtliche Gemeinkosten werden den Kostenstellen, auf denen sie angefallen sind, oder den Maßnahmen, die zu ihrer Entstehung führten, zugeordnet. Zur weiteren Verrechnung steht im SAP-System ein umfangreiches Instrumentarium zur Verfügung. Mit seiner Hilfe können die Gemeinkosten verursachungsgerecht verrechnet werden. Die unechten Gemeinkosten können mit geringem Aufwand den Kostenträgern zugeordnet und so in Einzelkosten verwandelt werden.

Am Ende der Buchungsperiode, nachdem alle Verrechnungen erfolgt sind, werden die an den Beschäftigungsgrad angepaßten Plankosten (Sollkosten) den entsprechenden Istkosten gegenübergestellt. Die festgestellten Soll-Ist-Abweichungen können bezüglich ihrer Ursachen analysiert werden und sind dann Gegenstand weiterführender Steuerungsmaßnahmen innerhalb des Controllings.

Neben der Arbeitsersparnis durch automatisierte Verrechnungen kann durch die Integration des Gemeinkosten-Controllings in das Umfeld des SAP-Systems der Aufwand sowohl bei der Erfassung der Istdaten als auch der Planung minimiert werden.

Das Gemeinkosten-Controlling gliedert sich folgendermaßen:

Die Kosten- und Erlösartenrechnung zeigt auf, welche Kosten und Erlöse angefallen sind. Die kalkulatorischen Anders- und Zusatzkosten werden dort abgegrenzt. Außerdem erfolgt im Rahmen der Kostenartenrechnung die Abstimmung zwischen der Kostenrechnung und der Finanzbuchhaltung. Damit gehen die Aufgaben der Kosten- und Erlösartenrechnung über das Gemeinkosten-Controlling hinaus.

Die Kostenstellenrechnung untersucht, wo im Unternehmen welche Kosten angefallen sind. Dazu werden die Kosten den Teilbereichen des Unternehmens zugeordnet, in denen sie zu beeinflussen sind.

Durch diese Erfassung und Zuordnung von Kostenarten auf bzw. zu Kostenstellen wird nicht nur eine Kostenkontrolle ermöglicht, sondern es werden auch wichtige Vorarbeiten für nachfolgende Teilbereiche der Kostenrechnung (z.B. Kostenträgerrechnung) geleistet. Weiterhin werden mit Hilfe von diversen Verrechnungstechniken die gesammelten Kosten von den jeweiligen Kostenstellen an andere Controlling-Objekte weiterverrechnet.

Gemeinkostenaufträge sind Innenaufträge zur zeitlich begrenzten Überwachung von Gemeinkosten, die bei der Durchführung einer Maßnahme anfallen, oder zur dauernden Überwachung von Teilen der Gemeinkosten. Unabhängig von der Kostenstellenstruktur sammeln Innenaufträge vor allem die anfallenden Plan- und Istkosten, wodurch es möglich wird die Kosten fortlaufend zu kontrollieren. Außerdem kann die Kontrolle einer Kostenstelle mit Hilfe von Innenaufträgen verfeinert werden. Für die Maßnahmen können Budgets vergeben werden, deren Einhaltung vom SAP-System automatisch überwacht wird.

Die Prozeßkostenrechnung erlaubt im Gegensatz zur verantwortungs- und funktionsorientierten Kostenstellenrechnung eine vorgangsorientierte und funktionsübergreifende Sicht auf eine Leistungserbringung, an der mehrere Kostenstellen beteiligt sind. Nicht die Kostenoptimierung in einzelnen Abteilungen, sondern die im gesamten Unternehmen steht im Vordergrund.

Durch die Verrechnung von Prozeßmengen aufgrund von Kostentreibern kann die Kostenverrechnung entlang der Wertschöpfungskette verursachungsgerechter als durch eine Zuschlagsrechnung erfolgen. Mit der Prozeßkostenrechnung wird die Kalkulation der Produkte in den indirekten Bereichen genauer.