Archivierung von Geschäftsvorgängen 

Einsatzmöglichkeiten

In SAP CRM erzeugte Geschäftsvorgänge, wie z. B. Kundenaufträge, Aktivitäten, Verkaufsvorgänge oder Serviceaufträge, können Sie mit Hilfe des jeweiligen Archivierungsobjekts (siehe Verfügbare Archivierungsobjekte) archivieren. Dabei werden die zugehörigen Daten in externe Archivdateien kopiert und anschließend aus der Datenbank gelöscht.

Voraussetzungen

Sie haben die erforderlichen Einstellungen im Customizing der Datenarchivierung unter Architektur und Technologie → Systemadministration →Verwaltung → Datenarchivierung vorgenommen, siehe Customizing. Dies schließt das Customizing zum archivierungsobjektübergreifenden Prüfprogramm ein, in dem Sie die erforderlichen Programmparameter für das zugehörige Archivierungsobjekt festlegen.

Die Residenzzeiten können Sie auch im Customizing des Customer Relationship Management unter Vorgänge → Grundeinstellungen → Residenzzeiten pflegen einstellen.

Ablauf

1.      Prüfen

Sie führen die Archivierbarkeitsprüfung für Geschäftsvorgänge durch, indem Sie das archivierungsobjektübergreifende Prüfprogramms in der Archivadministration (Transaktion SARA) über Prüfen/Löschen einplanen. Dieses Programm bietet die Möglichkeit, die Prüfung von mehreren Prüfjobs parallel durchführen zu lassen. Diese Prüfmethode eignet sich daher besonders gut für die Archivierung von Massendaten, wie sie die Geschäftsvorgänge darstellen.

Alternativ können Sie die Archivierbarkeitsprüfung auch mit Hilfe des archivierungsobjektspezifischen Prüfprogramms durchführen, das Sie in der Archivadministration über die Aktion Vorlauf einplanen. Eine Parallelisierung der Prüfung ist hier nicht möglich, wodurch diese Methode für die Archivierung von Massendaten weniger geeignet ist. Sie sollte daher der Archivierung geringer Datenmengen vorbehalten bleiben oder zum Testen der Archivierbarkeitsprüfung verwendet werden.

In der Archivierbarkeitsprüfung werden alle Geschäftsvorgänge, die die Archivierbarkeitskriterien erfüllen, mit dem Status Archivierbar gekennzeichnet. Neben allgemeinen Archivierbarkeitskriterien (siehe Archivierbarkeitsprüfung) kann es weitere, individuelle Prüfkriterien für die einzelnen Geschäftsvorgangstypen geben, die Sie folgenden Ablaufdiagrammen entnehmen können:

●      Verkaufskontrakte

●      Aktivitäten

●      Serviceaufträge

●      Serviceverträge

●      Servicerückmeldungen

●      Reklamationen

●      Leads

●      Opportunities

●      Lizenzeinkaufsverträge

●      Linzenzverkaufsverträge

●      Lizenznutzungsrückmeldungen

●      Produktänderungsanweisungen

●      Leasingvorgänge

●      UBB-Belege

●      Förderanträge

●      Fördermittelbewilligungen

●      Budgetbuchungen

●      Fonds

●      Fondspläne

Die archivierbaren Vorgänge können Sie dann in der Replizierphase archivieren.

Weitere Informationen zur Durchführung der Prüfung finden Sie unter Archivierbarkeitsprüfung.

2.      Replizieren

Sie planen das Schreibprogramm über die Aktion Schreiben in der Archivadministration ein. Das Programm selektiert alle Geschäftsvorgänge mit dem Status Archivierbar und schreibt sie in eine oder mehrere Archivdateien.

Im Vorfeld der Schreibphase können Sie anhand eines Analyseprogramms prüfen, wie viele Business-Objekte eines bestimmten Business-Objekttyps archivierbar sind, siehe Statusprüfung für Business-Objekte.

Allgemeine Informationen zur Einplanung eines Schreibprogramms in der Datenarchivierung finden Sie unter Archivdateien erzeugen.

3.      Löschen

Zum Löschen von archivierten CRM-Geschäftsvorgängen wird das traditionelle Löschkonzept (siehe Durchführung der Datenarchivierung) verwendet.

Nachdem Sie alle archivierbaren Geschäftsvorgänge ins Archiv geschrieben haben, löschen Sie anschließend die erfolgreich archivierten Daten aus der Datenbank, indem Sie das zugehörige archivierungsobjektspezifische Löschprogramm einplanen. Bevor das Löschprogramm die Daten aus der Datenbank löscht, prüft es, ob die Daten erfolgreich in die Archivdatei geschrieben wurden (Probelesen).

Das Löschprogramm planen Sie in der Archivadministration über die Aktion Löschen ein, siehe Archivierte Daten aus der Datenbank löschen.

Falls Sie das Löschprogramm nur zu Testzwecken ausführen möchten, d. h., ohne dass Daten in der Datenbank gelöscht werden, setzen Sie das Kennzeichen Testlauf.

Ergebnis

Sie haben alle Geschäftsvorgänge, die den Archivierbarkeitskriterien entsprachen, aus der Datenbank gelöscht und in externen Archivdateien gespeichert. Erfolgreich archivierte Geschäftsvorgänge können Sie über die Aktion Lesen auf dem Einstiegsbild der Archivadministration anzeigen.

Bei der Archivierung von Geschäftsvorgängen werden die zugehörigen Aktionen gelöscht, aber nicht archiviert. Aktionen beinhalten Informationen zu ausgeführten oder geplanten Folgeaktivitäten, wie z. B. Nachfassen eines Angebots oder Benachrichtigung bei Kündigung.