Anlagen sowie Verknüpfungen des Belegflusses 

Anlagen

Im CRM können Sie den Informationsgehalt von Business-Objekten, wie z.B. Serviceaufträge, Aktivitäten oder Opportunities, durch Hinzufügen von „unstrukturierten“ Daten, etwa in Form von Textdokumenten, E-Mails, CAD-Zeichnungen oder Multimedia-Objekten, erweitern. Diese Daten können Sie – ähnlich einem Anhang zu einer E-Mail – einfach durch Importieren hinzufügen oder beim Erzeugen der Anlage direkt in dem betreffenden Editor erfassen. Für die meisten gängigen Dokumentenformate bietet CRM eine entsprechende Editoranbindung.

Beim Erzeugen einer Anlage entsteht automatisch eine direkte Verknüpfung zwischen der Anlage und dem betreffenden Business-Objekt. Dies gewährleistet die eindeutige Zuordnung einer Anlage zu einem konkreten Business-Objekt. Zusätzlich speichert das System Verwaltungsdaten, ohne die ein Zugriff auf die Anlageobjekte nicht möglich wäre. Verknüpfungseinträge und Verwaltungsdaten werden in der Datenbank gespeichert.

Je nach Anwendung werden Anlagen entweder über die Registerkarte Anlage oder Dokumente erzeugt. Im Gegensatz zu Business-Objekten werden Anlagen nicht in der Datenbank gespeichert, sondern können wahlweise an das CRM Content Management oder den ArchiveLink-Service übergeben werden.

Was bei der Archivierung von CRM-Business-Objekten mit den zugehörigen Anlagen, Verknüpfungen und Verwaltungsdaten im Einzelnen passiert, hängt davon ab, wie die Anlage abgelegt wurde.

Ablage über das CRM Content Management

Bei Übergabe einer Anlage an das CRM Content Management erfolgt die eigentliche Ablage in einem Content Repository, einer logischen Einheit innerhalb eines Ablagesystems. Physisch kann sich ein Content Repository z.B. in einer Datenbank oder in einem Dateisystem befinden.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum CRM Content Management.

Was wird archiviert?

Beim Archivieren eines Business-Objekts, zu dem eine Anlage existiert, wird die Verknüpfung zwischen dem Objekt und der Anlage mit archiviert, aber nicht gelöscht. Beim Archivieren wird der zugehörige Verknüpfungseintrag automatisch durch Setzen eines Archivierungskennzeichens (ARCH_FLAG, siehe Grafik) markiert. Die Verwaltungsdaten werden archiviert und gelöscht. Die Anlage selbst wird grundsätzlich nicht archiviert, da sie ja bereits auf einem Ablagesystem sicher abgelegt ist.

Sie können Anlagen zu archivierten Business-Objekte jederzeit anzeigen, solange sichergestellt ist, dass die Verwaltungsdaten und die Anlagen selbst noch vorhanden sind.

Das folgende Beispiel stellt die Archivierung eines Leads und seiner Anlage dar:

Ablage über ArchiveLink

Bei dieser Art der Ablage wird die Anlage auf einem über die ArchiveLink-Schnittstelle angeschlossenen externen Ablagesystem gespeichert. Die Verknüpfungsdaten werden in der Datenbank gespeichert, Verwaltungsdaten entstehen keine.

Was wird archiviert?

Auch hier werden die Verknüpfungen zusammen mit dem Business-Objekt archiviert, aber nicht gelöscht. Die Anlage selbst verbleibt auf dem Ablagesystem. Das Vorhandensein der Verknüpfungseinträge garantiert, dass über ArchiveLink abgelegte Anlagen zu archivierten Business-Objekten wieder angezeigt werden können.

Die folgende Abbildung zeigt das Ablageszenario am Beispiel eines Leads:

Verknüpfungen des Belegflusses

Im CRM wird die Beziehung zwischen den aufeinander folgenden Business-Objekten eines Geschäftsprozesses als Verknüpfungseintrag im Belegfluss gespeichert. Dadurch wird festgehalten, in welcher Reihenfolge die Business-Objekte innerhalb des Geschäftsprozesses entstanden sind und welche Vorgänger- und Nachfolgebelege sie jeweils haben.

Wird nun ein Business-Objekt archiviert, so werden zusammen mit dem Objekt alle zu ihm gehörenden Verknüpfungseinträge des Belegflusses mit archiviert. In der Löschphase der Archivierung prüft das Löschprogramm, ob das Business-Objekt, auf das die Verknüpfung verweist, noch in der Datenbank existiert. Ist dies der Fall, so geschieht weiter nichts. Wurde das Objekt bereits gelöscht, so wird auch der entsprechende Verknüpfungseintrag gelöscht. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass Verknüpfungseinträge zwischen zwei Objekten erst gelöscht werden, nachdem beide Objekte archiviert und gelöscht wurden.

Es gibt jedoch nicht nur Verknüpfungen zwischen Business-Objekten, sondern auch zwischen Business-Objekten und anderen Objekten, wie z.B. BDocs oder ins ERP-System replizierten Belegen. Diese Verknüpfungen werden immer gelöscht.