KM 文書の管理 

目的

このビジネスプロセスを使用して、文書をフォーマットし、サードパーティが読んだり承認者がチェックすることが可能となります。この品質保証の追加により、パブリケートする文書の内容が向上します。それがユーザ (パブリケートする文書の対象読者グループ) による支持の増大につながります。

このプロセスには、以下の個人グループが関係します。

●     文書を登録して管理する作成者

●     承認者

●     公開された文書を読み、フィードバックを返すことができるユーザ

ユーザは社内従業員およびパートナです。

前提条件

ユーザには、CRM ポータルユーザロールが割り当てられていて、インフォセンタへのアクセス権も必要です。作成者には、CRM ポータル管理者ロールが割り当てられます。

プロセスフロー

...

       1.      作成者が文書を登録します (ポータルサーバ)。

自分のポータルでホーム → 情報センタ → 文書の順に選択して、適切なフォルダに文書を作成して処理することができます。

       2.      作成者が文書を CRM ビジネスオプジェクト (ポータルサーバ) とリンクします。

ビジネスオブジェクトは製品、ビジネスパートナなどです。オブジェクトリンク変更を選択し、CRM ビジネスオブジェクトを割り当てます。

これには、文書をシステムの適切なデータに接続しておくと、後から文書を読む人が面倒な検索をせずに直接そのデータにアクセスできるという利点があります。

       3.      作成者が承認ステップおよび承認者を定義します (ポータルサーバ)。

       4.      承認者が文書をチェックし、承認します (ポータルサーバ)。

       5.      システムにより文書が発行されます (ポータルサーバ)。

これで文書はリリースされましたが、文書は作成されたときと同じフォルダにあるので、ユーザによる使用、およびアクションの実行が可能です。

       6.      ユーザが文書を読みます (ポータルサーバおよびパートナ)。

       7.      ユーザがビジネスオブジェクトの情報を読みます (CRM サーバ)。

       8.      ユーザがフィードバックを送り、文書を購読します (ポータルサーバおよびパートナ)。

ユーザとして、フィードバックを選択し、フィードバックを返します。

サブスクリプション後、文書の変更について定期的に 電子メールで通知されます。

       9.      作成者がフィードバックを読み、文書を改訂します (ポータルサーバ)。

フィードバックは、インフォセンタの最新の通知にメッセージとして表示されます。

作成者として、文書をオンラインまたはオフラインで変更することができます。ビジネスオブジェクトとのリンクは、明示的に変更しないかぎり、そのまま変わりません。

   10.      承認者が文書をチェックし、承認します (ポータルサーバ)。

   11.      システムにより文書が発行されます (ポータルサーバ)。

   12.      ユーザが通知を入手し、文書を読みます (ポータルサーバおよびパートナ)。

ご希望の場合は、電子メールでもこの通知を受け取ることができます。