Aktivitätseinplanung in CRM 

Einsatzmöglichkeiten

Mit diesem Geschäftsprozess können Sie bei der Planung Ihrer Arbeitswoche Aktivitätsvorschläge erzeugen, z. B. in Form von Besuchen bzw. Touren, und diese Vorschläge als Kontakte im Aktivitätskalender hinterlegen und anzeigen. Im Kalender können Sie die Aktivitätsvorschläge akzeptieren, ablehnen und bei Bedarf verschieben. indem Sie Planungsdaten wie den Planungszeitraum oder die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen, und anschließend Geschäftspartner für die Aktivitätseinplanung auswählen. Sie können Geschäftspartner aus den folgenden Quellen auswählen:

·        offene Aufgaben

·        Kontakte

·        Touren

·        Standardsuche

Das System erzeugt Aktivitätsvorschläge unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter und bereits vorhandener Aktivitäten. Die Arbeitszeiten werden in der unten genannten IMG-Aktivität erfasst. Darüber hinaus können Sie einstellen, dass das System auch die Geschäftszeiten und Aktivitäten Ihrer Kunden bei der Aktivitätseinplanung berücksichtigt.

Weitere Informationen darüber, wie das System Aktivitätsvorschläge erzeugt, finden Sie in der SAP-Bibliothek unter mySAP Customer Relationship Management ® Komponenten und Funktionen ® Verkauf ® Aktivitätsmanagement ® Aktivitätsbearbeitung ® Aktivitätseinplanung  ® Erzeugen von Aktivitätsvorschlägen.

Voraussetzungen

Sie haben im Rahmen der Aktivitätseinplanung für Ihr gesamtes Unternehmen Vorschlagswerte für die folgenden Felder erfasst:

·        Dauer

·        Vorbereitungszeit

·        Vorgangsart

·        Aktivitätskategorie

·        Zeitraum

In diesem Feld geben Sie an, ob Sie die Aktivitäten für einen Tag, eine Woche oder einen Monat einplanen möchten.

·        Arbeitszeiten

Hier geben Sie die unternehmensweit üblichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter für alle Benutzer der Aktivitätseinplanung und Tourplanung ein. Aktivitätsvorschläge werden unter Berücksichtigung dieser Arbeitszeiten erzeugt.

·        Terminart

Hier bestimmen Sie die Standardfarben und -symbole, die das System verwendet, um Aktivitätsvorschläge sowie feste Aktivitäten im Kalender anzuzeigen. Zu den festen Aktivitäten gehören bereits vorhandene Aktivitäten, die Sie entweder selbst eingeplant haben, ohne dazu die Tourplanung zu verwenden, oder Aktivitätsvorschläge, die Sie im Rahmen der Tourplanung akzeptiert haben.

Diese Voreinstellungen nehmen Sie im Customizing für CRM unter Vorgänge ®Einstellungen für Aktivitäten ® Vorschlagswerte für Touren und Aktivitätseinplanung definieren vor. Weitere Informationen finden Sie im CRM-Customizing in der Dokumentation zu dieser IMG-Aktivität.

Vertriebsmitarbeiter können diese Werte während der Aktivitätseinplanung jedoch ändern.

Ablauf

 

 

Der folgende Prozess läuft in SAP CRM ab:

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       1.      Einplanungsdaten bearbeiten

Sie geben das Beginn- und Enddatum des Planungszeitraums für die Aktivität ein. Wenn sich Ihre Arbeitszeiten von den im Customizing hinterlegten Vorschlagswerten unterscheiden, geben Sie auch Ihre Arbeitszeiten ein.

Wenn Sie möchten, dass das System die Arbeitszeiten und Aktivitäten Ihrer Kunden bei der Erzeugung von Aktivitätsvorschlägen berücksichtigt, setzen Sie das Kennzeichen Partnertermine prüfen.

Dies ist nur in CRM Mobile möglich.

Wenn Sie in der Tourpositionsliste denselben Geschäftspartner aus mehr als einer Quelle auswählen möchten, setzen Sie das Kennzeichen Redundante Partner zulassen.

       2.      Geschäftspartner hinzufügen

Sie können Geschäftspartner aus verschiedenen Quellen einfügen, z. B. aus den folgenden Quellen:

¡        offene Aufgaben

¡        Kontakte

¡        Touren

Sie können Geschäftspartner nur aus Touren auswählen, die gesichert und freigegeben wurden.

¡        Standardsuche, z. B. nach Postleitzahl

       3.      Aktivitäten einplanen

Sie geben die Beginnuhrzeit, Dauer und benötigte Vorbereitungszeit für die Aktivitäten ein. Die Angabe der Vorbereitungszeit ist optional, aber wenn Sie hier eine Vorbereitungszeit eingeben, wird diese bei der Aktivitätseinplanung berücksichtigt.

Sie können den gesamten Planungszeitraum mit Aktivitäten für ausgewählte Geschäftspartner verplanen, d.h. Sie können bei Bedarf den Planungszeitraum vollständig ausnutzen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der SAP-Bibliothek unter mySAP Customer Relationship Management ® Komponenten und Funktionen ® Verkauf ®Aktivitätsmanagement ® Aktivitätsbearbeitung ®Aktivitätseinplanung ® Ausnutzung des gesamten Planungszeitraums.

       4.      Aktivitätsvorschläge erzeugen

Sie können die Erzeugung von Aktivitätsvorschlägen jederzeit anstoßen, indem Sie die Drucktaste Aktivitätsvorschläge erzeugen wählen. Wenn Sie dies tun, generiert das System Aktivitätsvorschläge, die anschließend in Ihrem Kalender angezeigt werden. Die Aktivitätsvorschläge werden dabei in einer anderen Farbe als die akzeptierten Aktivitäten angezeigt, so dass Sie auf den ersten Blick die vorgeschlagenen und akzeptierten Aktivitäten voneinander unterscheiden können. Das System erzeugt Aktivitätsvorschläge unter Berücksichtigung Ihrer Arbeitszeiten und vorhandenen Aktivitäten. Bei Bedarf berücksichtigt das System auch die Arbeitszeiten und Aktivitäten Ihrer Kunden.

Für die unterschiedlichen Aktivitätsarten, -status und -vorschläge werden im Kalender die folgenden Farben verwendet:

¡        Aktivitätsvorschläge, die noch nicht akzeptiert oder gelöscht wurden und bei denen keine Konflikte (Überschneidungen) aufgetreten sind, werden in grün angezeigt.

¡        Aktivitätsvorschläge, bei denen die Vorbereitungszeit nicht berücksichtigt werden kann, da nicht genug Zeit zur Verfügung steht, werden in blau angezeigt.

¡        Aktivitätsvorschläge, für die kein freies Zeitfenster gefunden werden konnte, erscheinen als ganztägige Ereignisse im Kalender und werden in rot angezeigt.

¡        Aktivitätsvorschläge, die akzeptiert und daher in feste Aktivitäten umgewandelt worden sind, sowie alle anderen vorhandenen Aktivitäten werden in weiß angezeigt.

       5.      Aktivitätsvorschläge bearbeiten

Sie können Aktivitätsvorschläge akzeptieren, ablehnen und bei Bedarf verschieben. Um Aktivitätsvorschläge abzulehnen, verlassen Sie die Kalendersicht, ohne vorher zu sichern. So werden alle neu erzeugten Aktivitätsvorschläge gelöscht. Sie können Aktivitätsvorschläge akzeptieren, indem Sie diese in der Kalendersicht sichern. So werden alle neu erzeugten Aktivitätsvorschläge akzeptiert. Wenn Sie nicht alle neu erzeugten Aktivitätsvorschläge sichern oder ablehnen möchten, können Sie die Vorschläge zunächst sichern und sie dann nach Bedarf verschieben oder löschen.

Sie können die Aktivitätsvorschläge auch in eine neue Tour übernehmen, indem Sie Als Tour sichern wählen. Die Geschäftspartner, für die Aktivitätsvorschläge erzeugt wurden, werden automatisch in die neue Tour übernommen, einschließlich der Felder Beginnzeit, Dauer und Zeiteinheit.

Wenn Sie Aktivitäten auf der Grundlage einer Tour eingeplant haben, repliziert das System diese Daten nur für Touren, die gesichert und freigegeben wurden, an CRM Mobile.