External List Management in CRM 

Einsatzmöglichkeiten

Unter Verwendung dieses Prozesses können Sie in CRM externe Listen anlegen und bearbeiten. Sie kaufen bestimmte Daten von externen Anbietern und verwenden diese dazu, neue Geschäftspartner zu gewinnen. Die Daten von externen Anbietern können beispielsweise folgende Informationen enthalten:

·        Geschäftspartneradressen

·        Marketingmerkmale von Geschäftspartnern

·        Informationen zu Geschäftsvorgängen, wie zum Beispiel Aktivitäten und Leads

·        Survey-Details

Das External List Management umfasst die Beschaffung externer Daten, das Definieren von Mapping-Formaten, die Überprüfung und Aufbereitung dieser Daten, die Aktualisierung vorhandener Daten, das Anlegen von Geschäftspartnern, die Verwendung der angelegten Geschäftspartner in Marketingkampagnen und die Analyse der verwendeten Methoden (Reporting).

Voraussetzungen

Bevor Sie Listen anlegen und bearbeiten, müssen Sie im Customizing für External List Management folgende Einstellungen vornehmen:

...

·        Listentyp definieren

·        Listenherkunft definieren

·        Workflow-Customizing implementieren

Ablauf

       1.      Mapping-Format bearbeiten

Sie legen Ihre eigenen Mapping-Formate an und bearbeiten sie, um die Daten aus den vorhandenen externen Listen einer Mapping-Zielstruktur zuzuordnen.

Die von den externen Anbietern gelieferten Daten können von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich sein. Mit dem Mapping-Tool können Sie Ihr eigenes Mapping-Format anlegen und bearbeiten. Sie können zum Beispiel ein Mapping der Felder aus den bestehenden Daten auf eine vom Mapping-Tool bereitgestellte Zielstruktur durchführen und die Felder auswählen, die Sie aus der externen Liste importieren möchten. Sie können für die Konvertierung auch Mapping-Regeln definieren.

       2.      Liste anlegen und bearbeiten

Sie geben den Namen und den Pfad der Datei an und bearbeiten die wesentlichen Details der externen Liste, z. B. die ID der Liste, die Listenbeschreibung, die Datenherkunft, die Art der externen Liste, die Bruttoanzahl der Datensätze, die Kosten und die erlaubte oder empfohlene Nutzungsanzahl oder -dauer und stoßen weitere Prozessschritte an. Es wird dann eine neue Liste angelegt.

       3.      Datei in CRM hochladen

Nach dem Hochladen müssen die Listendaten der Systemstruktur zugeordnet werden.

Der Datenanbieter liefert die externen Daten, z. B. per E-Mail, auf einer CD-ROM im ASCII-Format oder als CSV-Datei. CRM bietet eine Benutzungsoberfläche, auf der Sie den Dateipfad, die Herkunft der Daten, die Bruttoanzahl der Datensätze, die Kosten, das empfohlene sowie das erlaubte Nutzungsenddatum und die erlaubte Nutzungsanzahl eingeben können. Außerdem können Sie über diese Oberfläche weitere Prozessschritte anstoßen. Vor dem Hochladen müssen die Datensätze über das Mapping-Tool konvertiert werden.

       4.      Postalische Richtigkeit prüfen

Sie überprüfen die postalische Richtigkeit der Adressdaten. Dazu durchsucht das System die Adressdaten und falls es dabei auf inkorrekte oder unvollständige postalische Angaben stößt, werden diese Daten als fehlerhaft markiert und nicht zum Anlegen von Geschäftspartnern verwendet.

       5.      Dubletten prüfen

Sie prüfen, ob Geschäftspartnerdubletten vorhanden sind. Dazu durchsucht das System die Daten und falls es dabei auf Dubletten stößt, werden diese Daten als fehlerhaft markiert und nicht zum Anlegen von Geschäftspartnern verwendet.

       6.      System prüft, ob Dubletten vorhanden sind

Das System des Drittanbieters führt die Dublettenprüfung durch und sendet die Daten an das CRM-System zurück.

       7.      Geschäftspartner anlegen oder bearbeiten

Sie legen Geschäftspartner an und ordnen ihnen erworbene Marketingmerkmale zu. Sie können das entsprechende Kennzeichen (Gemietet) setzen, wenn es sich um gemietete Geschäftspartner handelt. Das Kennzeichen wird später beim Löschen der Liste verwendet.

Sie können außerdem Informationen zu vorhandenen Geschäftspartnern aktualisieren, zum Beispiel Adressinformationen ändern oder Marketingmerkmale hinzufügen.

       8.      Geschäftsvorgänge anlegen

Sie können Leads oder Aktivitäten anlegen, wenn Sie Response-Daten zu Kampagnen hochladen.

       9.      Zielgruppe anlegen oder bearbeiten

Sie legen die Zielgruppe über die Adressliste direkt von der Oberfläche der Listenverwaltung aus an. Indem Sie neu angelegten oder aktualisierten Geschäftspartnern Marketingmerkmale zuordnen, können Sie effiziente Zielgruppen modellieren.

   10.      Liste analysieren

Sie analysieren Ihre Listen im Hinblick auf Qualität und Listenerfolg.

   11.      Liste löschen

Die Kriterien zur Bestimmung, ob ein Kontakt als erfolgreich zu werten ist, sind im Vertrag festgelegt. Nach Ablauf der im Vertrag vereinbarten Verwendungsdauer löschen Sie die Geschäftspartner, die als gemietet gekennzeichnet sind und nicht erfolgreich kontaktiert wurden.

   12.      System löscht nicht-gewonnene Geschäftspartner

Das System löscht automatisch die Geschäftspartner der Listenart "Gemietet“, die nicht gewonnen wurden.