Verwaltung von KM-Dokumenten 

Einsatzmöglichkeiten

Mit diesem Geschäftsprozess können Sie Dokumente aufbereiten und Dritten zum Lesen sowie einem Genehmigenden zu Überprüfung zur Verfügung stellen. Durch diese zusätzliche Qualitätssicherung erreichen Sie eine inhaltliche Verbesserung Ihrer veröffentlichten Dokumente. Das wiederum steigert die Akzeptanz und die Bereitschaft des Anwenders – Ihrer Zielgruppe – die veröffentlichten Dokumente auch zu lesen.

An diesem Prozess sind folgende Personengruppen beteiligt:

·        Autor, der das Dokument anlegt und verwaltet

·        Genehmigender

·        Anwender, der das veröffentlichte Dokument liest und Rückmeldung dazu geben kann

Der Anwender kann sowohl interner Anwender als auch Partner sein.

Voraussetzungen

Sie sind als Anwender der Rolle für den CRM-Portalbenutzer zugeordnet und haben Zugriff auf das Info Center. Als Autor sind Sie der Rolle für den CRM-Portaladministrator zugeordnet.

Ablauf

...

       1.      Autor legt Dokument an (Portal Server)

Die Dokumente können Sie in dem passenden Ordner in Ihrem Portal unter Home ® Info Center ® Dokumenteanlegen und bearbeiten.

       2.      Autor verknüpft Dokument mit CRM-Business-Objekt (Portal Server)

Business-Objekte können z. B. Produkte oder Geschäftspartner sein. Wählen Sie über das Kontextmenü Objekt-Link ändern und ordnen Sie ein CRM-Business-Objekt zu.

Das hat den Vorteil, daß Sie ein Dokument mit den passenden Daten aus dem System verbinden können und der Leser später direkt dorthin ohne langwierige Suche abspringen kann.

       3.      Autor definiert Genehmigungsschritte und Genehmigende (Portal Server)

       4.      Genehmigender prüft und genehmigt Dokument (Portal Server)

       5.      System publiziert Dokument (Portal Server)

Das Dokument liegt nun freigegeben in dem Ordner, in dem es angelegt wurde und steht für die Anwender und Aktionen zur Verfügung.

       6.      Anwender liest Dokument (Portal Server und Partner)

       7.      Anwender liest Informationen zu Business-Objekt (CRM Server)

       8.      Anwender sendet Feedback und subskribiert Dokument (Portal Server und Partner)

Wählen Sie als Anwender über im Kontextmenü Feedback und geben Sie Ihr Feedback.

Nach der Subskription werden Sie regelmäßig über die Änderungen des Dokuments per E-Mail informiert.

       9.      Autor liest Feedback und überarbeitet Dokument (Portal Server)

Das Feedback erscheint in Ihrem Info Center unter Aktuelle Benachrichtigungen als eine Mitteilung.

Als Autor können Sie Dokumente sowohl online als auch offline ändern. Der Link zum Business-Objekt bleibt davon unberührt, es sei denn, Sie ändern ihn explizit.

   10.      Genehmigender prüft und genehmigt Dokument (Portal Server)

   11.      System publiziert Dokument (Portal Server)

   12.      Anwender erhält Benachrichtigung und liest Dokument (Portal Server und Partner)

Sie erhalten diese Benachrichtigung auch per E-Mail, wenn Sie es wünschen.