Integration des CRM-Enterprise-Kalenders mit Microsoft Outlook 

Verwendung

Sie können den Terminkalender in CRM Enterprise mit dem Microsoft-Outlook-Kalender synchronisieren, damit CRM-Kontakte auch in Outlook angezeigt werden können. Dies ist eine zusätzliche Funktion neben dem Synchronisieren normaler Termine aus dem SAP-Kalender.

Voraussetzungen

Das SAP-Werkzeug zur Kalendersynchronisation (Outlook-Kalenderintegration) muss installiert sein.

Sie müssen das Kennzeichen Kalender auf der Registerkarte Partner für einen Kontakt aktiviert haben.

Der CRM-Kontakt muss einem Benutzer zugeordnet sein. Alle SAP-Benutzer müssen auch einen SAPoffice-Benutzer und einen Benutzer im Outlook-Kalender haben.

Funktionsumfang

Alle CRM-Kontakte, die Termine enthalten und in denen das Kennzeichen Kalender gesetzt ist, erscheinen im Microsoft-Outlook-Kalender als Termine. Die Aktivität wird in Outlook unabhängig von ihrem Status im CRM-System angezeigt.

 Aufgaben werden vom System nicht an Microsoft Outlook übertragen.

Alle in Outlook angelegten Termine können ebenfalls an den CRM-Terminkalender übertragen werden.

 Ist der Kontakt in Outlook vorhanden, können Sie ihn ändern. Diese Änderungen werden jedoch nicht an das CRM-System zurückgegeben. Die Änderungen werden außerdem bei der nächsten Synchronisation zwischen den Kalendern überschrieben.

Aktivitäten

Legen Sie einen Kontakt an und aktivieren Sie das Kennzeichen Kalender.

Aktivieren Sie in Outlook das Werkzeug zur Kalendersynchronisation.

Alle Benutzer, die Kontakte in ihren Outlook-Kalendern sehen möchten, müssen ihre Kalender regelmäßig synchronisieren.

Das SAP-Werkzeug zur Kalendersynchronisation überträgt die folgenden Attribute der CRM-Kontakte an den Microsoft-Outlook-Kalender.

·        Bezeichnung des Kontakts, Kategorie, Kurzanschrift des Kontaktpartners
Diese Attribute erscheinen im Feld Betreff des Termins.
Texte und Anlagen, die im CRM-Kontakt angelegt wurden, werden nicht an Outlook übertragen.

·        Der CRM-Kontaktpartner wird in Outlook als Bürobenutzer angezeigt
 Alle in Outlook gepflegten Partnerdetails werden nicht an das CRM-System zurückübertragen.

·        Datum und Uhrzeiten im CRM
Das System zeigt das Istdatum an. Falls dieses nicht verfügbar ist, wird das Plandatum angezeigt.
Der Kalender wird auf Universal Time Coordinated (UTC) synchronisiert, und die Daten werden in der Zeitzone des Benutzers angezeigt.
Wenn Sie für den Kontakt das Kennzeichen Haupttermin auf der Registerkarte Termine aktiviert haben, erscheint der Termin auch als führend im Outlook-Kalender.

·        Priorität
Outlook kann Prioritäten für sehr hoch, normal und niedrig anzeigen. Alle anderen im Customizing definierten Prioritätsarten werden nicht übertragen.

·        Gruppentermine
Diese können nur vollständig synchronisiert werden, wenn alle Teilnehmer als Benutzer sowohl im CRM-System als auch in Outlook vorhanden sind.

Der Kontakt in Outlook enthält einen URL-Link, der den CRM-Kontakt im Web-Browser aufruft. Damit können alle Aktivitätsdetails angezeigt werden.

Eine Änderung des Kontakts im Web-Browser ist nicht möglich.