Функциональные отделы компании имеют потребности в материалах и работах/услугах, которые удовлетворяются посредством операций закупки. Информирование отдела закупок о наличии потребностей осуществляется с помощью SAP-документа Заявка. В отдельных случаях отдел закупок может напрямую создавать стандартные заказы на поставку или отзывы по долгосрочному договору без предварительного создания заявки.
Для быстрого и эффективного покрытия потребностей, возникающих в функциональных отделах, необходимо оптимизировать рабочие процессы в закупках.
В дополнение к возможностям, предоставляемым в закупках, можно значительно ускорить обработку операций также с помощью
● компонента планирования потребности в материалах (ППМ), позволяющего автоматически создавать отзывы к соглашению о поставках, без какого-либо вмешательства отдела закупок;
● создания функциональными отделами заказов на поставку напрямую (делегированная закупка).
Примером этого может служить система Канбан для управления производством и материальными потоками.
В рамках оптимизированной закупки можно также оптимизировать количество, округляя его при обработке заказа на поставку.
Более подробная информация содержится в разделе Оптимизация объема заказа .
При создании из заявок внешних документов закупки можно выбрать большую или меньшую степень автоматизации этих процессов.
Операция/вид обработки |
Автомат. |
Вручную |
1. Определение возможного источника поставки для заявки |
X |
|
2. Присвоение одного источника поставки |
|
|
при создании/изменении отдельной позиции заявки |
|
X |
групповое из списка заявок, подлежащих присвоению |
|
X |
в фоновом режиме |
X |
|
3. Дальнейшая обработка заявок с присвоенными источниками поставок |
|
|
Создание заказа на поставку |
X |
X |
Создание отзывов по контракту |
X |
X |
Создание графиков поставок/отзывов к соглашению о поставках |
|
X |
Создание запроса поставщику |
|
X |
Использование автоматической обработки рекомендуется при наличии системы с большим количеством доступных источников поставки, что позволяет автоматически присваивать большую часть позиций заявок источникам поставки без участия закупщика и создавать последующие документы (например, отзывы по контракту).
Обработка вручную рекомендуется при незначительном количестве источников поставки или при нескольких источниках поставки для определенной потребности. В этих случаях закупщик должен выбрать конкретный источник поставки.
Во время обработки вручную один пользователь может выполнять оба шага – "присвоение источников поставки" и "дальнейшую обработку". Однако можно указать, что один пользователь отвечает за присвоение источника поставки, а другой – за дальнейшую обработку.