Документ закупки 

Определение

Документ закупки – это инструмент, используемый отделом закупок для заготовки материалов или работ/услуг.

Ниже перечислены различные внешние документы закупки, доступные в стандартной системе SAP. (Примечание: заявки в этот список не включаются, потому что они обычно рассматриваются как внутренние документы, используемые в закупках, и, следовательно, обрабатываются отдельно.)

Запрос поставщику
Сообщает потенциальным поставщикам данные о потребности, определенные в заявке на материал или на работы/услуги.

Предложение
Содержит цены поставщика и условия и служит основой для выбора поставщика.

Заказ на поставку
Запрос отдела закупок, направляемый поставщику (внешнему поставщику), на поставку определенных материалов или на предоставление конкретных работ/услуг в форме операции закупки.

Контракт
В системе закупок SAP под контрактом подразумевается вид долгосрочного договора или долгосрочного соглашения о закупках. Контракт содержит обязательства на приобретение у поставщика определенных материалов или услуг в течение установленного периода.

Соглашение о поставках
Представляет собой еще один вид «долгосрочного договора» или долгосрочного соглашения о закупках. Соглашения о поставках предоставляют для создания графиков поставки данные, определяющие закупаемое количество, сроки поставки, а также, по возможности, уточняющие время поставки в предварительно указанном периоде.

Потребности в материалах или работах/услугах могут вводиться в закупках с помощью заявок.

Структура

Каждый документ закупки состоит из двух основных частей: заголовка и отдельных позиций. Каждый документ содержит заголовок и может иметь несколько позиций.

Данные заголовка относятся ко всему документу. Позиции отражают информацию о заготавливаемых материалах или услугах. Например, данные о поставщике и номер документа содержатся в заголовке, а описание материала и объем заказа определены в каждой позиции документа.

Дополнительные данные предоставляют вспомогательную информацию о позиции и не имеют непосредственной связи с данными заготовки для позиции. Они включают в себя, например, данные контировки (такие, как место возникновения затрат и основной счет) и историю заказа на поставку для позиции, содержащую информацию по уже записанным материалам, а также поступления счетов к этой позиции.

 

Каждая позиция документа закупки представляет собой отдельную единицу заготовки. Операции по закупке (включая создание заявок, обработку заказов и последующие процессы) выполняются на основе отдельных позиций.

Чем различаются документы закупки в системе SAP?

В системе SAP различные документы закупки отличаются друг от друга посредством вида документа. Вид определяет, к примеру, соответствующий диапазон номеров и поля, предлагаемые для ведения данных. При создании документа закупки релевантный вид документа указывается по умолчанию.

Виды документов определены для запросов, заказов на поставку и контрактов. Стандартная система SAP включает в себя установленные виды документов. Однако для компании можно задать собственные виды документов.

Нумерация документов закупки

Каждому документу присваивается однозначный номер. (Обратите внимание на то, что "номер" может быть буквенно-цифровым кодом.)В зависимости от правил, принятых в вашей компании, допускается  внутренняя или внешняя нумерация. При внутренней нумерации номера присваиваются документам непосредственно системой.Внешний номер устанавливается пользователем, создающим документ.
Присвоение буквенно-цифровых номеров возможно только в последнем случае.