Присвоение счетов-фактур 

 

Использование

При вводе счета-фактуры его правильное согласование или "присвоение" операции заказа имеет большое значение в силу двух указанных ниже причин.

·        Система предлагает по умолчанию данные из заказа на поставку и его истории

·        Система может обновить историю заказа на поставку при проводке счета-фактуры.

 

Поля присвоений можно использовать для указания позициями заказа, которые будут предлагаться по умолчанию в списке позиций для обработки. Ввод счетов со ссылкой на заказ на поставку или без нее может осуществляться с помощью проводки непосредственно по основным счетам или счетам материалов. Более подробная информация содержится в разделе Прямая проводка.

 

Чем точнее согласование счета-фактуры, тем проще процесс обработки позиций счета в Контроле счетов логистики. При неточном согласовании можно пропустить некоторые позиции счета-фактуры. При обнаружении пропусков в списке позиций можно выполнить дополнительное присвоение и включить недостающие позиции в список.

 

Возможности

Счета-фактуры могут присваиваться следующим объектам:

 

Объект присвоения:	Другие критерии присвоения	Вид позиций счета-фактуры
Заказ на поставку/соглашение о поставках	·        Многократное присвоение	·        Только материалы и услуги ·        Только запланированные затраты на доставку ·        Материалы, услуги и запланированные затраты на доставку
Накладная Для каждого поступления материала можно указать номер накладной. После этого можно ввести ссылку на этот номер для позиций материалов в счете-фактуре. Накладную можно применять для однозначного согласования счета-фактуры, выбрав контроль счетов на основе поступлений материала в позиции заказа.	·        Многократное присвоение ·        Выбранный поставщик	·        Только материалы и услуги
Транспортная накладная Для каждого поступления материала можно указать номер транспортной накладной. После этого на этот номер можно ссылаться в затратах на доставку, указанных в счете-фактуре.	·        Многократное присвоение ·        Выбранный поставщик	·        Только запланированные затраты на доставку
Ведомости учета работ/услуг Можно ввести ведомость учета работ/услуг для каждой приемки. После этого в счете-фактуре можно ссылаться на этот номер.	·        Многократное присвоение	·        Только услуги
Поставщик	Позиции счета-фактуры можно ограничить по следующим объектам: ·        Заводы ·        Поставки ·        Возврат материала ·        Временные периоды	·        Только материалы и услуги ·        Только запланированные затраты на доставку ·        Материалы, услуги и запланированные затраты на доставку
Агент по транспортировке Более подробная информация содержится в разделе Расчет по фрахтовым расходам с агентами по транспортировке компонента Транспортировка: ·        Расчеты по кредитовому авизо ·        Контроль счетов-фактур вручную	Можно выбрать: ·        Транспортные средства ·        Партнера (например, поставщика) ·        Номер фрахтовых расходов	·        Только услуги

 

Выбор документов закупки и поставщиков в поле ввода номера документа

При отсутствии точной и подробной информации о документе закупки или поставщике существует ряд других способов поиска номера документа. Установите курсор в поле ввода номера документа и нажмите функциональную клавишу F4. Если вы хотите скопировать несколько заказов на поставку, то необходимо установить курсор на поле ввода номера документа в таблице Многократные присвоения на экране Другие критерии присвоения.

 

Для выбора необходимого документа закупки система предложит следующие допустимые значения ввода:

 

Заказ на поставку/соглашение о поставках и накладная

·        Если вы вводите только выставителя счета, то система отобразит документы, в которых соответствующий выставитель счета ведется в качестве роли партнера.

·        Если ввести только поставщика, то система отобразит документы, в которых соответствующий поставщик ведется в качестве роли партнера.

·        При вводе значений для выставителя счета и поставщика будут показаны документы того поставщика, в которых указан данный выставитель счета.

·        Поле Учет альтернативного выставителя счета влияет на выбор документов только в том случае, если поле Выставитель счета не заполнено. Если выбрать поле Учет альтернативного выставителя счета и ввести поставщика, то система отобразит все документы по данному поставщику, а также те документы, где поставщик является альтернативным выставителем счета.

·        При выборе поля Ожидаемый счет-фактура система отобразит документы с уже имеющимся поступлением материала.Речь идет о документах, которых количество поступившего материала больше нуля. Для выбора общих заказов на поставку или заказов на поставку, где ввод счета-фактуры выполняется перед поступлением материала, необходимо снять маркировку соответствующего поля, поскольку для этих заказов на поставку проводка поступления материала выполняться не будет.

·        При выборе поля Ожидаемое кредитовое авизосистема отобразит только те документы, для которых ожидается кредитовое авизо. Речь идет о документах, где заказ на поставку содержит возвращенный материал, и по которым уже имеется поступление материала.

 

Транспортная накладная

·        Допустимые значения ввода для транспортной накладной могут быть ограничены следующими атрибутами: поставщик, документ закупки, номер шага, счетчик и вид операции.

 

Поставщик и агент по транспортировке

·        Допустимые значения ввода могут быть ограничены с помощью адресов, поставщиков по балансовой единице, поставщиков по материалу и табельных номеров.

 

Ведомость учета работ/услуг

·        Допустимые значения ввода могут быть ограничены следующими атрибутами: краткий текст, документ закупки, позиция и ведомость учета услуг.

 

 Другие критерии присвоения

Можно воспользоваться функцией многократного присвоения, выбрав  Другие критерии присвоения, для согласования счетов-фактур с несколькими документами закупки, накладными, транспортными накладными или ведомостями учета работ/услуг.

 

Ограничение присвоения данными одного поставщика

При согласовании счета-фактуры с данными некоторого поставщика можно просмотреть все позиции счета-фактуры для этого поставщика. Используя средство  Другие критерии присвоения, можно ограничить присвоение по следующим критериям:

·        Только завод

Это целесообразно в тех случаях, когда, к примеру, заказ на поставку был создан для нескольких заводов, а счет-фактура предназначен лишь для одного из них.

·        Поставки

Если ограничить присвоение только поставками, то в список будут включены только позиции, отмеченные как поставки.

·        Возврат материала

При ограничении присвоения возвратом в список будут включены только те позиции, которые отмечены как позиции возврата.

·        Временные периоды

Для поставок и возвратов можно вводить отдельные периоды времени. В списке будут указаны только те позиции заказа на поставку, в которых на протяжении заданного периода времени имело место хотя бы одно поступление материала.

Если для позиции заказа на поставку не был задан контроль счетов на основе поступлений материала, то при расчете количества по умолчанию будут учтены и те поступления материала, которые выходят за рамки заданного периода времени.

В противном случае, по умолчанию будут предложены только те поступления материала, которые находятся в рамках заданного периода времени.

 

Ограничение присвоения данными накладной или транспортной накладной

·        Выбранный поставщик

Применение данной опции целесообразно при вводе счетов-фактур, содержащих ссылку на номер накладной или номер транспортной накладной.

Если вы присваиваете поставщику, выбираемому при помощи  Другие критерии присвоения, счета-фактуры по позициям материала для накладной или по позициям затрат на доставку для транспортной накладной, то в списке позиций отобразятся только те заказы на поставку, которые были созданы для указанного поставщика.

В случае запланированных затрат на доставку поставщик условия может отличаться от поставщика заказа.

 

Выставитель счета-фактуры

Выставитель счета-фактуры является кредитором, по счету которого осуществляется проводка суммы счета брутто.

Вы можете непосредственно ввести и изменить выставителя счета-фактуры в данных заголовка документа на закладке Подробно.

 

Если выставитель счета-фактуры не введен, система попытается определить его автоматически по следующим правилам:

·        Если выбранный поставщик указан, то он будет рассматриваться как выставитель счета-фактуры.

·        Если выбранный поставщик не указан, но некоторые позиции материала были выделены, то система использует выставителя счета-фактуры из первого заказа на поставку.

·        Если же ни выбранный поставщик, ни позиции материалов никак не определены, то в качестве выставителя счета-фактуры будет рассматриваться поставщик из первой позиции затрат на доставку.

 

См. также:

Данные поставщика

Ссылка на запланированные затраты на доставку