Dans le cas d'opérations d'approvisionnement prolongées (par exemple, lors de l'approvisionnement des biens d'équipement), il peut s'avérer nécessaire de distinguer les différentes versions du document d'achat. Vous pouvez également être amené à vous référer à une version particulière lorsque vous correspondez avec le fournisseur.
La fonction de gestion des versions vous permet de créer et de gérer les versions des demandes d'achat et des documents d'achat externes tels que les commandes d'achat. Une version regroupe les documents de modification créés lors du traitement suivant du document significatif. Une version indique ainsi l'indice de modification d'un document (version 0 = document d'origine, versions 1 + = révisions) et fournit à l'utilisateur une vue d'ensemble des diverses modifications apportées entre temps.
La gestion des versions représente donc une extension à la fonctionnalité de documentation des modifications existante pour les documents d'achat internes et externes.
La gestion des versions peut être utilisée avec les demandes d'achat (uniquement ME51N, ME52N et ME53N), les demandes d'offre, les commandes d'achat, les contrats et les programmes de livraisons.
Il n'est pas possible de créer différentes versions pour les offres ou les échéanciers de programme de livraisons.
Le système peut également générer des versions des demandes d'achat créées en externe (par exemple, à partir de PS, Système de gestion des projets, PM Maintenance et Gestion des Services).
Le système ne crée pas de versions pour les demandes créées par la Planification des besoins en composants (MRP).
Si la transaction Modifier demande d'achat (ME52N) est utilisée pour modifier une telle demande d'achat, le système peut alors générer une version et geler cette demande. La planification des besoins ne peut pas entraîner de nouvelles modifications.
Pour pouvoir utiliser la gestion des versions, vous devez l'activer dans le Customizing des Achats de la manière suivante :
· via Gestion des versions ® Configurer gestion des versions pour demandes d'achat (pour la combinaison significative de la catégorie de document et du type de document) dans le cas des demandes d'achat ;
· via Gestion des versions ® Configurer gestion des versions pour documents d'achat externes (pour la combinaison significative de la catégorie de document, du type de document et de l'organisation d'achats) dans le cas des documents d'achat externes.
Si vous désactivez la gestion des versions dans le Customizing après la création de documents d'achat avec des versions, la génération de ces dernières se poursuit pour ces documents.
Lorsque vous créez une demande ou un document d'achat externe (tel qu'une commande d'achat), le système crée automatiquement une version initiale (version 0). Les modifications et les données récemment saisies sont désormais documentées dans la version actuelle valable dans chaque cas.
Dans le cas des demandes d'achat, une version est créée par poste de demande d'achat (au niveau du poste). Dans le cas des documents d'achat externes, une version est créée par document (au niveau de l'en-tête).
Lorsque toutes les données nécessaires ont été saisies pour la demande d'achat, la version doit être clôturée. Ce n'est qu'après que :
· la demande d'achat peut être lancée ou convertie en un document lié.
Si une demande doit faire l'objet d'une procédure de lancement global, les versions de tous les postes de demande d'achat doivent être clôturées pour permettre le lancement et la conversion de la demande d'achat.
· le document d'achat externe peut être lancé ou édité (imprimé ou envoyé par télécopie ou via un message EDI, etc.).
Vous clôturez une version en activant le code Clôturé dans les données de version. Le responsable d'une demande d'achat ou d'un document d'achat externe indique donc explicitement qu'il a désormais apporté toutes les modifications souhaitées.
Vous pouvez spécifier la clôture automatique de la version 0 dans le Customizing desAchats. Pour ce faire, activez le code Version 0 OK sous Gestion des versions ® Configurer la gestion des versions.
De nouveaux documents de modification sont toujours affectés à la version actuelle même si le code Clôturé est activé jusqu'à ce qu'une nouvelle version soit créée.
Le système crée systématiquement une nouvelle version lorsqu'un statut final est attribué à la demande d'achat. Les statuts de traitement peuvent donc être les suivants :
· Actif
Si vous n'utilisez pas la fonctionnalité de lancement du document
· Lancement terminé
Si vous utilisez la fonctionnalité de lancement du document
Toutes les modifications apportées à une demande d'achat n'entraînent pas la création d'une nouvelle version. Les modifications suivantes entraînent la création d'une nouvelle version :
· Toutes les modifications significatives pour la version
Vous définissez les modifications qui sont significatives pour la version dans le Customizing des Achats sous Gestion des versions ® Zones de demande d'achat significatives pour la version.
· Modifications dans l'affectation de document
· Modifications de l'adresse
· Modifications des postes de service.
Le système crée systématiquement une nouvelle version lorsqu'un statut final est attribué au document d'achat. Les statuts de traitement peuvent donc être les suivants :
· Actif
Si vous n'utilisez pas la fonctionnalité de lancement du document
· Lancement terminé
Si vous utilisez la fonctionnalité de lancement du document
Pour permettre la création d'une nouvelle version d'un document d'achat, tous les messages doivent être envoyés.
Aucune nouvelle version n'est créée pour les commandes d'achat en attente.
Toutes les modifications apportées à un document d'achat externe n'entraînent pas la création d'une nouvelle version. Les modifications suivantes entraînent la création d'une nouvelle version :
· Toutes les modifications significatives pour l'impression
Vous définissez les modifications qui sont significatives pour l'impression dans le Customizing des Achats sous Messages ® Zones significatives pour impression des modifications.
· Modifications dans l'affectation de document
· Modifications de l'adresse
Les modifications d'adresse se traduisent par la création d'une nouvelle version seulement si la zone ADRC-NAME1 a été définie comme une zone significative pour les impressions des modifications.
· Modifications des conditions de base
Les modifications des conditions de base se traduisent par la création d'une nouvelle version seulement si la zone EKPO-NETPR a été définie comme une zone significative pour les impressions des modifications.
Les données de version sont disponibles :
· dans les détails du poste au niveau de la page à onglet Versions des demandes d'achat EnjoySAP (ME51N, ME52N, ME53N) ;
· dans les données d'en-tête de la page à onglet Versions des commandes d'achat EnjoySAP (ME21N, ME22N, ME23N) ;
· sous En-tête ® Versions pour les demandes d'offre, les commandes d'achat classiques (ME21, ME22, ME23), les contrats et programmes de livraisons.
Vous pouvez gérer à ce niveau les données de version (telles que le motif de modification) et clôturer la version. De plus, la zone Modification de valeur vous indique si et dans quelle mesure la valeur d'un poste de demande d'achat ou de document d'achat externe a été modifiée par rapport à la version précédente.
Vous pouvez afficher les documents de modification pour une ou plusieurs versions en sélectionnant les versions significatives puis Afficher modifications.
Voir aussi :
Textes des versions dans les demandes d'achat et les documents d'achat externes
La fonction Gestion des versions peut également être active pour les demandes d'achat transférées de SAP Advanced Planner and Optimizer (SAP APO). Cela dépend du type de document défini dans le Customizing des Achats sous Définir les valeurs par défaut pour le type de document (ME51N).
Le système SAP APO vous offre la possibilité de convertir automatiquement les demandes d'achat déjà transférées vers le système SAP R/3 en documents d'achat. Si la gestion des versions est active pour le type de document de la demande d'achat, cette conversion n'est toutefois possible que si la version de la demande d'achat a été clôturée manuellement. Sinon, vous devez convertir manuellement la demande en un document d'achat externe dans le système SAP R/3.
Vous pouvez désactiver la fonction de gestion des versions pour les demandes d'achat de SAP APO dans le Customizing des Achats sous Gestion des versions ® Configurer la gestion des versions pour les demandes d'achat.
L'exit utilisateur EXIT_SAPLMEPI_003 de l'extension CIFPUR02 vous permet d'avoir un impact sur le type de document des demandes d'achat transférées de SAP APO et d'utiliser un type de document dont la gestion des versions n'est pas active.