Préenregistrement des documents 

Utilisation

Vous pouvez préenregistrer des factures ou des avoirs. Cela signifie que vous saisissez les données de facture ou les données d'avoir dans le système et que vous les sauvegardez dans un document, mais que le système n'enregistre pas cette facture immédiatement.

Vous pouvez modifier un document préenregistré aussi souvent que vous le souhaitez (pour ajouter ou corriger des données, par exemple). Les modifications sont consignées. Une fois que vous avez fini de modifier le document préenregistré, vous pouvez l'enregistrer. Le système n'effectue les écritures en compte normales et n'apporte les mises à jour nécessaires que lorsque vous enregistrez une facture ou un avoir.

Préenregistrement des documents par un commissaire aux comptes

·        Un salarié est interrompu lors de la saisie d'une facture. Il a la possibilité de préenregistrer le document et de poursuivre son traitement ultérieurement.Cela lui évite de devoir saisir deux fois les données.

Ou

·        Un salarié veut clarifier certains points avant d'enregistrer une facture. Il a la possibilité de préenregistrer le document et de poursuivre son traitement ultérieurement.Cela lui évite de devoir saisir deux fois les données.

Préenregistrement des documents par plusieurs commissaires aux comptes

·        La procédure implique qu'un salarié préenregistre les factures sans les vérifier. Un autre salarié effectue ensuite le contrôle des factures et enregistre les documents préenregistrés après les avoir éventuellement modifiés.

Ou

·        La procédure implique qu'un salarié sauvegarde les factures comme étant complètes pour l'enregistrement (cela signifie que le solde est égal à zéro et qu'aucune autre modification n'est nécessaire). Un autre salarié accepte ensuite ces factures, si elles sont soumises à validation.

Ces processus peuvent également être exécutés l'un après l'autre.

Conditions préalables

Si plusieurs commissaires aux comptes participent au préenregistrement des documents, vous pouvez utiliser un workflow pour contrôler ce processus.

Fonction	Customizing pour le Contrôle des factures logistique
Dans le préenregistrement des documents, un salarié préenregistre les factures. Ensuite, un autre salarié reçoit un work item dans sa corbeille d'arrivée pour la poursuite du traitement de ces factures préenregistrées.	Préenregistrement des documents ® Activer modèle de workflow pour traitement des documents
Dans le préenregistrement des documents, un salarié sauvegarde les factures comme étant complètes pour l'enregistrement. Si la facture doit être soumise à validation, le responsable de la validation reçoit un work item dans sa corbeille d'arrivée afin qu'il procède à l'acceptation de la facture.	Préenregistrement des documents ® Définir critères de validation Préenregistrement des documents ® Activer modèle de workflow pour validation de l'enregistrement

Pour plus d'informations sur l'utilisation du workflow pour le contrôle des procédures, voir :

Préenregistrement: factures complètes pour l´enregistrement (MM-IV-LIV)

Préenregistrement : validation de factures complètes pour l'enregistrement (MM-IV-LIV)

Fonctionnalités

Préenregistrement des factures

Lorsque vous appelez l'application Préenregistrer facture, le système propose les fonctions suivantes :

Fonction	Mises à jour
Maintenir : Utilisez la fonction Maintenir si vous souhaitez sauvegarder le document avec son statut actuel.	·        Seules des vérifications minimes sont effectuées (par exemple, pour vérifier si la société existe). ·        Aucune mise à jour n'a lieu.
Préenregistrer : Utilisez la fonction Préenregistrer dans les cas suivants : ·        Les informations requises pour l'enregistrement de la facture sont manquantes et vous ne souhaitez pas devoir saisir de nouveau les données. ·        Le solde n'est pas égal à zéro.	·        Historique de commande d'information ·        Données de déclarations fiscales anticipées ·        Index pour la vérification de doublons de factures ·        Postes fournisseurs non soldés dans les documents préenregistrés ·        Protocole de modification de documents
Sauvegarder comme complet : ·         Utilisez la fonction Sauvegarder comme complet dans les cas suivants : ·        Vous souhaitez qu'aucune modification ne puisse être apportée à la facture. ·        Le solde est égal à zéro. ·        La facture est sélectionnée pour l'enregistrement mais ne doit pas encore être enregistrée.	·        Historique de commande d'information ·        Données de déclarations fiscales anticipées ·        Index pour la vérification de doublons de factures ·        Postes fournisseurs non soldés dans les documents préenregistrés ·        Engagements sur commande d'achat ·        Pièces de comptabilité analytique ·        Pièces de comptabilité budgétaire ·        Modifications de documents

Selon la fonction sélectionnée, les factures traitées sont sauvegardées dans les noeuds suivants au sein de la réserve de travail:

·        Pièces maintenues

·        Pièces préenregistrées

·        Pièces complètes pour l'enregistrement

Traitement des factures

Vous pouvez accéder aux factures qui n'ont pas encore été enregistrées, afin de les traiter ou de les modifier ; pour cela, double-cliquez sur le document correspondant dans la réserve de travail. Vous pouvez traiter les factures de différentes manières :

·        Affichage des documents de modification

·        Modification

·        Actualisation de l'affectation

·        Sauvegarde en tant que documents complets

·        Suppression

·        Simulation

·        Enregistrement

Le remplacement et la validation ne sont pas pris en charge lors du préenregistrement de documents ou lors de la modification de documents préenregistrés. Vous ne pouvez effectuer de remplacement ou de validation que lorsque vous enregistrez un document préenregistré.

Voir aussi :

Préenregistrement des factures

Traitement des factures

Contrôle des factures en ligne