Cette section décrit comment les documents d'achat sont mis en forme pour la communication, c'est-à-dire pour l'édition en tant que messages. Plus précisément, elle décrit :

• les fonctions de base du formulaire Achats et
• l'emplacement du texte et des données sur un document d'achat.

Dans SAPscript, un formulaire est un support de définition du format et du contenu des documents. Autrement dit, le formulaire détermine les informations à imprimer ainsi que leur emplacement sur un document d'achat qui doit être édité comme fax, sous forme de message EDI ou sur papier. Il est ainsi similaire à un formulaire papier qui détermine où les informations nécessaires doivent être écrites.

Les éléments suivants d’un formulaire contrôlent le processus de mise en forme :

Page
Détermine la mise en page de chaque page d'un document. Chaque page est constituée d'une ou de plusieurs fenêtres.

Fenêtre de page
Définit un domaine d'informations sur une page. Par exemple, l'adresse fournisseur est une fenêtre de page.

Éléments de texte
Détermine le contenu d'une fenêtre de page. Les éléments de texte peuvent contenir du texte ou des références à un texte (c'est-à-dire des instructions INCLUDE). Les éléments de texte peuvent également contenir des références au programme d'impression qui fournit les informations à imprimer dans une fenêtre de page donnée d'un document (par exemple, la quantité de commande, le prix ou le numéro d'article).

Format de paragraphe
Définit la mise en forme pour impression d'une fenêtre de page, par exemple la police de caractères et le niveau du retrait.

Dans le système standard, le formulaire Achats s'appelle « MEDRUCK ». MEDRUCK est un formulaire polyvalent qui contrôle l'édition des appels d'offres, des commandes, des contrats-cadres, des échéanciers du programme de livraisons, des rappels/lettres de relance, des lettres de rejet, des avis de modification et des relances de confirmation.

En principe, la partie supérieure de chaque formulaire doit avoir une structure uniforme. Cela signifie, par exemple, que sur une commande, un appel d'offres, une commande client ou une facture de votre société, le logo doit toujours se trouver au même endroit.

Ainsi, les mêmes fenêtres sont utilisées dans tous les formulaires (par exemple, l'en-tête de lettre et, le cas échéant, le logo de la société sont situés dans la fenêtre HEADER (en-tête), alors que le numéro de commande et la mention « Votre référence » sont situés dans la fenêtre INFO).

Cette section décrit comment adapter la présentation de vos documents d'achat à vos besoins en modifiant le formulaire standard MEDRUCK.

Avant d'apporter des modifications au formulaire standard, passez en revue les points suivants.

Vous pouvez soit modifier le formulaire standard, soit le recopier pour en créer un nouveau.

Lorsque vous modifiez le formulaire standard, vous devez d'abord créer un numéro de correction, parce qu'il s'agit d'une modification personnalisée. Ensuite, le système gère à la fois votre version modifiée et la version SAP du formulaire.

Si vous créez un nouveau formulaire, vous devez l'affecter au type de message approprié (commande, lettre de rejet, etc.) avant que le système puisse l'utiliser pour l'impression.

Avant de modifier un formulaire existant ou d'en créer un nouveau, étudiez soigneusement quelles informations il doit inclure. Utilisez la structure des fenêtres de page standard pour réaliser votre propre formulaire.

Mesurez la position exacte à laquelle il faut insérer les informations. Vous pouvez définir cette position à l'aide de diverses unités de mesure (caractères et lignes, centimètres, etc.). Si votre formulaire utilise souvent des polices de caractères de tailles différentes et des polices à espacement proportionnel telles que Times Roman ou Helvetica, vous devez en définir la position au moyen d'une unité absolue (c'est-à-dire autre que les caractères ou les lignes).

Vous devez également vérifier que le format de page de l'imprimante correspond à celui du formulaire (par exemple, papier A4 ou 8,5 x 11).

Vous devez également identifier les noms de zone des données que vous voulez inclure dans le formulaire.