Rappels et lettres de relance (relances
fournisseur) 
Utilisation
Si vous avez spécifié des niveaux de relance dans les détails de poste d'un document d'achat, le système peut créer automatiquement des rappels et des lettres de relance.
Vous pouvez saisir jusqu'à trois niveaux de relance. Par exemple, les niveaux de relance 10-20-30 signifient que les lettres de relance sont envoyées 10, 20 et 30 jours après la date d'échéance de la soumission d'une offre ou de la livraison des marchandises commandées. (Remarque : dans le système SAP, le terme « rappel » est souvent utilisé pour désigner des messages envoyés avant la date d'échéance, alors que le terme « lettre de relance » correspond généralement à un message d'avertissement (au ton éventuellement plus sévère) envoyé après la date d'échéance. Toutefois, cette distinction n'est pas toujours vraie, et ne concerne que le contexte SAP. Le terme de « lettre de relance » est également utilisé dans la composante FI, où il s'applique aux retards de paiements.)
Un nombre négatif signifie qu'un rappel doit être envoyé avant le délai de soumission d'offre ou la date de livraison des marchandises commandées. Par exemple, si vous saisissez -5 comme niveau de relance, un rappel est envoyé 5 jours avant la date de soumission de l'offre .
Conditions préalables
·
La fonction de
détermination des messages a été configurée dans le Customizing des
Achats.
Vous pouvez également utiliser les options standard. Pour plus
d’informations, voir Comment
configurer rapidement la détermination des messages
dans le guide d'implémentation (IMG).
· Les enregistrements de message doivent avoir été créés via la gestion des données de base (menu Achats).
· Le document d'achat concerné doit avoir été envoyé au fournisseur auparavant.
Activités
Vous créez d'abord les messages pour tous les documents d'achat pour lesquels vous devez envoyer des rappels ou des lettres de relance, puis vous éditez ces messages.
Création d'un message
...
1. Sélectionnez <Document d'achat> ® Messages ® Relances et rappels.
2. Saisissez les critères de sélection des documents nécessitant l'envoi de rappels ou de lettres de relance.
Saisissez une date de référence. Le système prend cette date comme base du calcul des périodes à partir desquelles des rappels ou des lettres de relance sont nécessaires.
Sélectionnez la zone Liste des messages non transm. pour que la liste comporte aussi les documents dont les rappels et les lettres de relance se trouvent dans la liste d'attente des messages mais n'ont pas encore été édités.
3. Sélectionnez Programme ® Exécuter.
Vous affichez les documents pour lesquels les dates d’échéance approchent ou sont dépassées.
4. Sélectionnez les documents pour lesquels vous voulez créer des rappels ou des lettres de relance. Sélectionnez ensuite Traiter ® Générer messages.
5. Sauvegardez vos sélections.
Édition des rappels ou des lettres de relance
6. Pour éditer le message, sélectionnez <Document d'achat> ® Messages ® Éditer messages.
7. Saisissez les mêmes critères de sélection qu’à l'étape 2 et exécutez le programme.
8. Sélectionnez les messages à éditer (à imprimer ou à envoyer) puis Traiter ® Éditer message.
Génération des messages : procédure système
Le système vérifie les documents à envoyer d'après la date de référence. Dans le cadre de cette procédure, il prend également en compte les confirmations de commande. Toutefois, il faut que le type de confirmation soit marqué comme « soumis au rappel » (relance) dans le Customizing des Achats.
Vous
avez commandé 100 tonnes d'acier 1 pour le 15/05. Vous avez spécifié
10-20-30 comme niveaux de rappel (lettres de relance). Le fournisseur confirme
que la livraison des 100 tonnes aura lieu le 17/05.
Si vous souhaitez envoyer un lettre de relance pour ce poste et que vous
saisissiez le 26/05 comme date de référence, le poste ne sera pas proposé pour
relance. En revanche, si vous saisissez le 28/05, il le
sera.
Dans le cas des demandes d'offre, le délai de soumission d’offre sert de base pour calculer les dates d’envoi des lettres de relance et non pas la date de livraison.
Dans le cas des commandes d'achat, la date de livraison (soit la date d'origine ou celle confirmée dans une confirmation de commande d'achat ou un avis de livraison) sert de base pour la relance.
Dans le cas des programmes de livraisons avec documentation des appels, les dates du dernier appel sur programme de livraisons envoyé servent de base, et non pas les dates indiquées dans le programme de livraisons global en cours enregistré dans le système.
Voir aussi :