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Documentation fonction Message par e-mail 

Utilisation

Vous pouvez envoyer les documents d'achat à un fournisseur par e-mail.

Vous pouvez également envoyer des notes à un utilisateur interne à partir du document d'achat, permettant au destinataire d'accéder directement au document significatif lors du traitement de l'e-mail (mail exécutable).

Conditions préalables

Transmission externe

Paramétrage nécessaire du Customizing

·  Le système SAP est configuré pour la transmission de mails externes.

·  La fonction de détermination des messages a été configurée dans le Customizing des Achats.

Vous avez défini une stratégie de communication dans le Customizing sous Messages, Pilotage des impressions ® Catégories de message ® Définir catégories de message pour <Document d'achat> ® Gérer catégories de message pour <Document d'achat> au niveau de la page à onglet Valeurs par défaut, pour permettre au système d'envoyer, par exemple, une télécopie s'il ne trouve pas d'adresse e-mail.

Les informations suivantes sont nécessaires :

Données

Valeur

Commentaire

Catégorie de message

Stratégie de communication

 

P.ex. NEU

Sélectionnez une stratégie de communication ou créez en une nouvelle. L'aide à la saisie vous permet d'accéder à la fonction de gestion des stratégies de communication. Sélectionnez Ce graphique est expliqué dans le texte afférent dans la fenêtre suivante.

Saisissez les données nécessaires dans la page à onglet Valeurs par défaut de l'écran de détail pour la catégorie de message (Ce graphique est expliqué dans le texte afférent).

 

Routines de traitement

Support

Programme

Routine FORM

 

5 (transmission externe)

SAPF06P (p.ex. pour commande d'achat)

ENTRY_NEU

Les entrées sont identiques à celles de la sortie sur imprimante.

Rôles partenaires

P.ex. transmission externe/LF

 

 

Gestion des données de base

·  Les enregistrements de message doivent avoir été créés via la gestion des données de base (menu Achats). (Voir Création d’enregistrements de message.)

Saisissez les données nécessaires – par exemple, rôle LF (fournisseur), support 5 (transmission externe) et période 4 (envoi immédiat lors de la sauvegarde).

Recommandation

SAP vous conseille d'utiliser la période 4 pour que les e-mails créés soient envoyés immédiatement.

Si vous utilisez la période 1 (envoi via un job planifié périodiquement), vous devez planifier l'exécution du programme RSNAST00 d'édition de messages périodiquement pour permettre la création des messages et l'envoi des e-mails.

·  Une adresse e-mail est définie dans la fiche fournisseur.

·  Une adresse e-mail est définie dans la fiche utilisateur.

Note

Veuillez noter que vous devez également gérer une adresse e-mail pour les IDs utilisateur avec lesquels des jobs d'arrière-plan (batch) sont exécutés.

Transmission interne

Paramétrage nécessaire du Customizing

Vous avez effectué le paramétrage du Customizing des Achats sous Messages, Pilotage des impressions ® Catégories de message ® Définir catégories de message pour <Document d'achat> ® Gérer catégories de message pour <Document d'achat>.

Les informations suivantes sont nécessaires :

Données

Valeur

Commentaire

Catégorie de message

Période

 

Support (support d'édition)

Rôle partenaire

P.ex. MAIL

P.ex. 4 (envoi immédiat lors de la sauvegarde)

7 (SAPoffice)

MP (mail partner)

Saisissez les données nécessaires dans la page à onglet Valeurs par défaut de l'écran de détail pour la catégorie de message (Ce graphique est expliqué dans le texte afférent).

 

Titre et texte de mail

P.ex. mail de la commande d'achat

 

Routines de traitement

Support

Programme

Routine FORM

 

7 (SAPoffice)

RSNASTSO

SAPOFFICE_AUFRUF

 

Rôles partenaires

P.ex. SAPoffice / MP

SAPoffice / LF

 

Gestion des données de base

La création des enregistrements de message pour la catégorie de message MAIL doit s'effectuer via la gestion des données de base (menu Achats). (Voir Création d’enregistrements de message.)

 

Pour plus d'informations sur la transmission interne et externe des e-mails, reportez-vous à la documentation BC sous Lien structureBusiness Workplace (BC-SRV-GBT).

Pour plus d'informations sur la transmission externe, reportez-vous à la documentation BC sous SAPconnect et à la section Lien structureEnvoi externe dans le système SAP.

Activités

Transmission externe

Si vous avez indiqué la période de traitement 4 (envoi immédiat lors de la sauvegarde), le système crée et transmet immédiatement un message lorsque vous sauvegardez le document d'achat.

Si vous avez indiqué la période de traitement 1 (envoi via un job planifié périodiquement), vous devez initialiser l'édition des e-mails manuellement.

Résultat

Pour visualiser les documents créés dans le système SAP, sélectionnez Bureau ® Poste de travail ® Départ ® Documents.

Transmission interne

Dans l'écran de message de l'application Achats (p.ex. au niveau de la commande d'achat), saisissez la catégorie de message, le support ( SAPoffice) et le rôle ( MP = partenaire Mail).

Sélectionnez Ce graphique est expliqué dans le texte afférent Moyens de communication et saisissez votre texte dans l'écran suivant (<Document d'achat> : Envoyer avec note). Saisissez le nom et prénom de l'utilisateur, par exemple, dans la zone Destinataire.

Note

Mail exécutable

Si vous souhaitez insérer une opération (par exemple, parce que vous souhaitez que le destinataire visualise la commande d'achat), sélectionnez Saut ® Paramètres d'exécution. Saisissez les données nécessaires, telles que le type d'exécution ( T = opération), l'élément à exécuter (ME22N = modifier la commande d'achat), le système d'exécution et les paramètres SET/GET (BES pour commande d'achat).

Résultat

Si vous avez sélectionné Envoi immédiat comme période de traitement, l'utilisateur reçoit un message ou un document dès la sauvegarde de la commande d'achat.

L'utilisateur peut visualiser le message envoyé via Bureau ® Poste de travail ® Arrivée.

Note

Si le document dans votre corbeille d'arrivée est un mail exécutable, vous pouvez cliquer sur le bouton droit de la souris et accéder directement à la commande d'achat significative, par exemple, au moyen du menu ainsi affiché.

 

 

 

 

 

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