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Documentación de proceso Tratamiento de tarjetas de pago en la Contabilidad general Localizar documento en árbol de navegación

Objetivo

Con esta función se puede gestionar el tratamiento de procesos empresariales que no implican fondos en efectivo con tarjetas de pago. Para ello, sus empleados obtienen tarjetas de pago que pueden utilizar para completar las adquisiciones para su empresa. En primer lugar, la institución de la tarjeta de crédito asociada (centro de compensación) verifica, registra y paga las operaciones contables individuales (operaciones de tarjeta). El centro de compensación suministra a los soportes de datos en intervalos periódicos un fichero de entrada con todos los registros de datos como una factura colectiva de las operaciones de pago individuales.

El tratamiento de tarjetas de pago de la Contabilidad general ofrece las funciones siguientes:

·        Importación del fichero de entrada de la institución de la tarjeta de pago al Sistema SAP

·        La contabilización y el pago de la factura colectiva

·        Asignación o modificación de la imputación, aceptación y contabilización de operaciones de tarjeta individuales

·        Introducción de un documento de crédito en el documento presupuestario

Condiciones previas

Las características del proceso de tarjeta de pago se suministran con la función SAP_FI_AP_PCARD. Si desea utilizar la función en su empresa, asigne esta función a los empleados respectivos.

Un proceso correcto del tratamiento de tarjetas de pago se ofrece en cuanto se ejecutan las opciones necesarias en el Customizing. También debe crear registros maestros de tarjetas de pago y definir los perfiles de autorización para empleados.

Para más información, véase:

Customizing del tratamiento de tarjetas de pago

Actualización de autorizaciones para el tratamiento de tarjetas de pago

Registro maestro de tarjetas de pago

Proceso

...

       1.      Un empleado realiza una compra para la empresa utilizando una tarjeta de pago. Además de la entrada de caja, el proveedor le envía un documento para la operación de la tarjeta de pago. Estos datos de documento inscriben la compra en la institución de la tarjeta de crédito.

       2.      La compra se puede representar en el sistema como una operación contable. Esta operación no es absolutamente necesaria, pero ofrece la opción de reservar el importe de adquisición como documento presupuestario. Para obtener más información, véase Documentos de crédito.

       3.      La institución de la tarjeta de pago envía una factura colectiva para soportes de datos (fichero de entrada) a la empresa. Este fichero de entrada contiene los datos de compra de todas las operaciones de tarjeta de un período determinado (p. ej. un período mensual).

       4.      Lea el fichero de entrada en el sistema y grábelo como un fichero de tarjeta de pago.

Nota

El sistema realiza un control del fichero de entrada antes de grabar. Para obtener más información, véase: Importación del fichero de entrada y generación del fichero de la tarjeta de pago.

       5.      Cree documentos a partir del fichero de tarjeta de pago. Según la cantidad de datos del registro se podrá utilizar aquí el tratamiento de lotes. Durante la creación de documentos, el sistema escribe automáticamente un fichero log en el que se graba el resultado de la contabilización intentada para cada registro de datos.

Nota

Con la creación de documentos, los parámetros para el registro maestro de tarjetas de pago controlan si se contabiliza una operación de tarjeta como un documento real o un documento preliminar con/sin workflow.

       6.      Al igual que los registros de datos de tarjetas individuales, se define el registro de datos de una tarjeta principal en un fichero de tarjetas de pago. El total de las compras se contabiliza como factura de acreedor utilizando este registro de datos de tarjetas principales. La imputación indicada en el registro maestro de tarjetas principales se aplica en este punto.

       7.      Verifique el fichero log y corrija los intentos de contabilizaciones que no se hayan realizado con éxito. Para ello realice selecciones según los registros de datos desde los cuales no se creó ningún documento. Después de corregir el error, ejecute de nuevo estas contabilizaciones. Para obtener más información, véase Fichero log.

       8.      Los documentos preliminares se entregan automáticamente en la carpeta de Entrada de workflow de los usuarios seleccionados o bien se pueden encontrar manualmente con herramientas estándar. Sólo a los empleados seleccionados se les permite procesar documentos preliminares como documentos contables reales. Las opciones y las autorizaciones para ello se graban en el registro maestro de tarjetas de pago.

Tratamiento de tarjetas de pago en la Contabilidad general

Este gráfico es explicado en el texto respectivo

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