Integración con la Gestión de
viajes 
Utilización
Si utiliza el componente Gestión de viajes, puede introducir los viajes en la Gestión de viajes mediante una imputación CP y, de esta manera, integrar los gastos de viaje del empleado en la Gestión presupuestaria.
De este modo, se puede realizar la asignación de gastos de desplazamiento de acuerdo con los valores de imputación para todo el viaje, para documentos, para los lugares de destino y de acuerdo con la distribución de kilómetros.
Integración
En la Gestión presupuestaria, se crean documentos de comprometido correspondientes a los viajes introducidos en la Gestión de viajes. Visualice estos viajes en el sistema de información (tipo de valor 52). La actualización siempre se realiza con los importes netos.
El control de actualización depende de los componentes que utiliza el usuario además de la Gestión de viajes integrada en la Gestión presupuestaria. Las parametrizaciones para el Controlling, el sueldo y el cálculo de nómina, en concreto, determinan cómo se incluyen o se derivan las imputaciones para la Gestión presupuestaria. El usuario determina las áreas de responsabilidad (centros gestores) de la Gestión presupuestaria a las que se debe asignar los costes.
La fecha de integración desempeña aquí un papel fundamental para el componente HR (Recursos Humanos). Defina esta fecha en el Customizing de la Gestión presupuestaria de la administración pública seleccionando Definir la fecha de inicio para la integración HR (sin escenario 2 de comprometidos HR), si desea integrar los costes de personal (costes de salario y sueldo) en la Gestión presupuestaria. A partir de esta fecha, se debe definir un centro gestor y, si se desea, un fondo en los registros maestros de personal para el infotipo 0001. En este caso, no se puede realizar una derivación de la imputación CP desde la imputación CO.
Por lo tanto, existen diferentes escenarios posibles para los que se describen las condiciones previas a continuación.
Condiciones previas
Para obtener más información sobre las principales condiciones previas que se deben cumplir para la actualización de gastos de desplazamiento, véase Condiciones previas para la actualización en la Gestión presupuestaria.
Sin fecha de integración HR: Imputación manual del viaje
Para asignar los viajes a una cuenta manualmente, el usuario debe asegurarse de que los campos Posición presupuestaria, Centro gestor y Fondos estén listos para la entrada de datos cuando se crean los datos de viaje. Introduzca las opciones necesarias en el Customizing de la Gestión de viajes del siguiente modo:
Seleccione Gestión de viajes ® Liquidación gastos de viajes ® Control de diálogo y de liquidación ® Instalar estructura variable para los objetos de imputación y, a continuación, seleccione el bloque de imputación relevante:
· Si desea introducir la imputación CP en el reparto de costes para todo el viaje, seleccione Objetos de imputación: Valor de asignación de gastos para el viaje completo.
· Si desea introducir la imputación CP en el reparto de costes de un documento, seleccione Objetos de imputación: Valor para de asignación de gastos para el documento.
· Si desea introducir la imputación CP en el reparto de costes de los destinos parciales, seleccione Objetos de imputación: Valor de asignación de gastos para el destino.
· Si desea introducir la imputación CP en el reparto de costes por kilómetros, seleccione Objetos de imputación: Valor de asignación de gastos de kilometraje.
Introduzca las variables siguientes para cada uno de los bloques de imputación relevantes:
· COBL-FIPOS
· COBL-FISTL
· COBL-GEBER
Si se desea definir una imputación maestra para los viajes, debe definir un centro gestor y un fondo en el infotipo 0017. Las parametrizaciones necesarias se introducen en el Customizing de Recursos humanos, en Ajuste de interfases ® Definir modificación de pantalla.
Sin fecha de integración HR: Derivación de la imputación CP desde la imputación CO
Si desea derivar los elementos de imputación CP automáticamente desde la imputación CO, debe:
· Definir un paso en la estrategia de derivación en la que se asignen los elementos de imputación CP a imputaciones CO. Para más información sobre este tema, véase Derivación de elementos de imputación CP desde imputaciones CO.
· Ocultar los campos para los elementos de imputación CP.
Por tanto, no puede actualizar el status de campo tal y como se describía anteriormente.
Fecha de integración HR
Para asignar los viajes a una cuenta manualmente se debe actualizar el status de campo tal y como se ha descrito anteriormente.
En caso de que los gastos de desplazamiento para un empleado no se distribuyan por completo de manera manual, se distribuirán de acuerdo con el valor de todo el viaje, mediante la llamada regla de asignación de gastos de desplazamiento.
La condición previa para ello es que el usuario debe actualizar los infotipos en los maestros de personal de acuerdo con sus necesidades. Para más información, véase Escenario 2: Integración HR. Para obtener información sobre la manera en la que el sistema determina la regla de asignación de gastos de desplazamiento válida, véase Regla de asignación de gastos de desplazamiento.
Durante la liquidación de un viaje, si desea distribuir gastos de viaje a más de un centro gestor, debe introducir los centros gestores relevantes y, si fuera necesario, los fondos como elementos de imputación para el infotipo 0027 (distribución de costes), el subtipo 02 (gastos de viaje) junto con los porcentajes relevantes para la distribución en la actualización de los datos maestros para los registros maestros de personal.
Funcionalidad
La asignación de gastos de desplazamiento tiene lugar de acuerdo con las funciones de la Gestión de viajes. Sin embargo, se debe tener en cuenta lo siguiente:
· Los anticipos no se tienen en cuenta en la Gestión presupuestaria; lo mismo sucede con los datos introducidos mediante la entrada rápida.
· Los viajes solicitados sólo se actualizan de manera estadística.
· Si los datos de viaje tienen el status "Solicitud de viaje", sólo se actualizarán estadísticamente en el sistema estándar. El control de disponibilidad activo no tiene lugar hasta después de la aprobación.
Actividades
Al introducir datos de viaje, debe indicar las imputaciones que son relevantes para el presupuesto. Si las imputaciones CP no se han introducido manualmente, el sistema las contabilizará según las parametrizaciones y las asignaciones realizadas.
Para la contabilidad de los gastos de desplazamiento, el sistema asigna por defecto las imputaciones CP a los documentos de la Gestión financiera que genera la contabilidad.
Para obtener más información sobre la entrada y la contabilidad de gastos de desplazamiento, véase la documentación FI: Gestión de viajes.
Véase también: