Intercambio de datos 
Utilización
SAP proporciona interfases que permiten el intercambio de datos entre el sistema y el proveedor y para importar catálogos de servicios estándar externos desde soportes de datos al Sistema SAP.
Se pueden intercambiar los datos siguientes con los prestatarios del servicio:
· Peticiones de oferta y ofertas
· Datos maestros de servicio, pedidos abiertos, pedidos y hojas de entrada de servicios
Tiene a su disposición los siguientes medios:
· Protocolo de transferencia de ficheros (FTP)
· SAP e-mail o correo Internet
· Soportes de datos (disquetes, CD)
Catálogo de prestaciones estándar (CPE)
Los catálogos de prestaciones estándar son catálogos que enumeran servicios estandarizados que se utilizan con frecuencia en áreas específicas.
Las descripciones del servicio se desglosan en módulos de texto individuales, cada uno con su número. El número de servicio estándar se obtiene a partir de los números de todos los módulos de texto necesarios para definir de manera única el servicio en cuestión. La ventaja consiste en que se pueden almacenar varias descripciones del servicio similares en el sistema sin redundancia de datos.
Los números de servicio estándar son registros maestros que, como los registros maestros de servicios, pueden utilizarse en la creación de documentos de compras.
En los países de habla alemana se ofrecen un gran número de catálogos de prestaciones estándar en soportes de datos (p. ej., albañilería y lampistería en el campo de los servicios de construcción). Estos catálogos se estructuran según los estándares establecidos por el Gemeinsamer Ausschuß Elektonik im Bauwesen (GAEB) alemán (podría traducirse como Comité conjunto para la electrónica en la construcción).
La
ventaja de estos catálogos de prestaciones estándar es que no tiene que
compilar ni actualizar catálogos de prestaciones extensos en el sistema.
Simplemente, puede importar los ya existentes en el Sistema SAP desde soportes
de datos. Sin embargo, se debe ajustar la interfase del catálogo de
prestaciones estándar externo al formato de SAP para tales catálogos.
Trabajar con catálogos de prestaciones estandarizados tiene además la ventaja
de la comunicación directa con una gran variedad de prestatarios de
servicios.
Para obtener más información acerca de este tema, consulte Catálogo de prestaciones estándar (CPE).
Peticiones de oferta y ofertas
En lugar de enviar peticiones de oferta a los prestatarios del servicio de la manera convencional, las peticiones de oferta creadas en el Sistema SAP se pueden crear para los prestatarios de servicio potenciales a través de disquete, por ejemplo. A continuación, los prestatarios del servicio pueden importar los datos en los sistemas e introducir los precios en las posiciones correspondientes. Luego devuelven las ofertas completas y los datos se adoptan en el Sistema SAP.
Este enfoque puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo al enviar extensas especificaciones que contienen posiblemente miles de servicios para un gran número de licitantes potenciales y, a continuación, introducir los datos que reciba como respuesta.
Entrada de servicios prestados
El intercambio de datos con el prestatario de servicios le permite simplificar y acelerar de manera considerable el proceso de introducción (registro) de los servicios prestados realmente.
El proceso es el siguiente:
· Los catálogos de prestaciones se transmiten al proveedor en forma de pedidos, pedidos abiertos o registros maestros de servicios a través del correo electrónico, por ejemplo.
· Una vez prestado el servicio, el proveedor crea la hoja de entrada de servicio y se la envía a través de FTP, por ejemplo.
· La hoja de entrada se importa en el Sistema SAP.
· A continuación se puede llevar a cabo el proceso de aceptación. El procedimiento de liberación (aprobación), que puede definirse en función de criterios propios, es especialmente adecuado en este sentido.
· Se utiliza el procedimiento de autofacturación (ERS).
Esto significa que no esperará las facturas de los prestatarios de servicios sino que pagará directamente a través de abonos basados en los datos contenidos en la hoja de entrada de servicios.
Las ventajas de este enfoque son las siguientes:
¡ No tiene que realizar ningún trabajo de entrada de datos ni verificación de facturas.
¡ La probabilidad de que existan desviaciones entre las hojas de entrada de servicios y la factura es mínima puesto que las hojas de entrada son creadas por los propios prestatarios del servicio.
¡ El prestatario del servicio recibe el pago sin demora.
Véase también:
Verificación de facturas MM - 
Autofacturación
(ERS)
Compras MM - Procedimiento de
liberación