La generación de mensajes de afiliación para la Seguridad Social se realiza por medio del programa 'Mensaje de afiliación por el sistema RED de la T.G.S.S.' (RPCAFIE1). A través de este programa se pueden comunicar altas, bajas y cambios en los datos de los trabajadores directamente al fichero de datos de afiliación de la Seguridad Social.

En la guía de implementación del cálculo de nómina deben de haberse realizado las actividades relativas a la parametrización del intercambio de datos a través del sistema RED, bajo Evaluaciones para la Seguridad Social ® Sistema RED.

El programa RPCAFIE1 crea un fichero para el envío de información a la Seguridad Social a fín de actualizar los datos de los trabajadores de la empresa en el fichero de datos de afiliación. A través de este programa se pueden comunicar altas, bajas y cambios en los datos de los trabajadores. Las notificaciones de cambio de datos soportadas por el programa incluyen todas las acciones a nivel trabajador: el cambio de grupo de cotización, cambio de contrato y el cambio de epígrafe de AT y EP. A la vez se contempla la posibilidad de modificar o eliminar movimientos previos.

El fichero se crea de acuerdo a las especificaciones publicadas por la Tesorería General de la Seguridad Social para el intercambio de documentos a través del sistema RED, Remisión Electrónica de Documentos, y se basa en la tecnología del Electronic Data Interchange, EDI.

Los datos pueden visualizarse y almacenarse en soporte magnético con ayuda del programa de visualización de ficheros TemSe (RPUTMSE0). Igualmente es posible seleccionar la representación de registros ISM individuales. Esta representación puede realizarse también con MS-Word o MS-Excel.

El mensaje de afiliación está estructurado de tal forma que permite la inclusión en un solo envío EDI de:

• Agrupación de trabajadores por empresa y acción

• Envío de documentación de altas sucesivas, bajas y modificaciones de datos varios de trabajadores

• Multi régimen, multi empresa, multi Código de Cuenta de Cotización (CCC)

Los segmentos que constituyen el mensaje AFI son:

• EMP: Identificación de empresa

• RZS: Razón social

• EXC: Explotación y clave (1)

• TRA: Trabajador

• AYN: Apellidos y nombre

• DOM: Domicilio (1)

• LDD: Localidad domicilio decodificado (1)

• FAB: Fechas de alta y baja
• DAM: Datos asociados al movimiento

Nota: (1) No creado por el programa, ya que es opcional por la TGSS.

El programa crea el mensaje de afiliación a partir de medidas realizadas en el sistema a nivel de empleado. Generalmente se contemplan aquellas medidas y motivos que tienen asociadas una o varias acciones con sus motivos según el Sistema RED a través de la tabla 'Adaptar medidas y motivos para la Seguridad Social' (T5E30). Antes de poder ejecutar el programa con éxito es por tanto imprescindible fijar los datos básicos correspondientes según se indica más arriba.

Una excepción a lo dicho la constituyen las medidas cambio de epígrafe (MT), cambio de tipo de contrato (MC) y cambio de grupo de cotización (MG). Estas medidas se reportan automáticamente, con lo cual no es necesario realizar ninguna asignación de las mismas en la tabla T5E30.

Para reportar a nivel de empleado estos cambios, el programa consulta el infotipo 'Medidas de personal' (0000). Por cada segmento de este infotipo, busca en el infotipo 'Seguridad Social' (0061) si ha habido cambios (cambio de epígrafe, cambio de tipo de contrato, cambio de grupo de cotización) y en caso afirmativo, los informa automáticamente en el segmento FAB. Adicionalmente, por cada segmento del infotipo 0000, el programa busca también en el infotipo 0061 un cambio de código de cuenta de cotización y, de haberlo, lo reporta generando dos segmentos EMP con una acción de baja en el CCC anterior y una acción de alta en el CCC nuevo.

El fichero de intercambio de datos que se genera en el directorio de trabajo del usuario en el servidor R/3, tendrá como nombre:

MMM.RRRRRRRR.V01

siendo:

MMM, el mandante de trabajo, y

RRRRRRRR, el nombre del programa en ejecución

Obtendrá acceso al programa a través del menú del sistema, bajo Sistema ® Servicios ® Reporting.

Entre el nombre del programa, 'RPCAFIE1' y pulse la tecla de lanzamiento.

En la pantalla de selección del programa, entre los datos correspondientes de acuerdo con la información indicada a continuación, y lance el programa.

Si no se indica la acción o el motivo, se seleccionan todas las operaciones/motivos que han ocurrido en el período, para las personas seleccionadas.

Las claves permitidas por el programa son:

La pantalla de selección ofrece, además, los siguientes grupos de campos:

'Identif. sintaxis de mensaje': Identifica el tipo de mensaje que sigue.

'Versión sintaxis de mensaje': Versión del mensaje anterior.

'Identif. sintaxis de proceso': Identifica la versión del programa de validación, impresión y proceso que ha utilizado el emisor previo a realizar el intercambio.

'Versión sintaxis de proceso': Versión del módulo de validación anterior.

'Clave de autorización': Clave concedida por la T.G.S.S. al recibir la autorización administrativa para la presentación de la relación nominal de trabajadores. Una por empresa, agrupación de empresarios o profesional colegiado autorizado.

'Clave SILCON. Red SILNET': Clave concedida por la T.G.S.S.. Identifica a cada persona física que interactúa con el sistema.

'Nueva clave Silcon': Debido a que la clave SILCON posee una duración limitada en el tiempo, se pide una nueva clave de acceso, que será introducida como nueva en caso de que haya expirado la existente o se desee cambiarla. (Futuro uso).

'Fecha de presentación': El año, mes y día de preparación del envío.

'Hora de presentación': En hora y minutos.

'Nombre externo fichero AFI': Recoge el nombre del fichero plano MS-DOS de sufijo AFI que ha sido preparado para el intercambio.

'Indicador de prueba': Indica el tipo de envío que se realiza:

• Blanco: Normal

• S: Sustituye
• P: Pruebas

'Referencia CENDAR': Referencia de la T.G.S.S.. De uso interno por la T.G.S.S..

'Transformar claves de contrato': Este campo está relacionado con el uso de las claves de contrato.

'Clave personal fichero AFI': Clave personal del operador.

'Indicador de impresión': Indica si el usuario desea o no respuesta impresa a la petición realizada.

A fin de poder notificar una modificación de un movimiento previo hay que hacer corresponder a una medida y motivo dos acciones según el Sistema RED. La primera acción sería la eliminación del movimiento a modificar (ME) y la segunda, la notificación de alta, baja o un cambio en los datos del trabajador.