Planificación de viajes
(FI-TV-PL) 
Objetivo
Los gastos de desplazamiento son uno de los mayores factores de gasto asociados con el personal y ofrecen un gran potencial de ahorro de costes.
El componente R/3 Gestión de viajes: Planificación de viajes con su servicio conectado de reservas online, contribuye enormemente a la disminución de los costes de la tramitación de viajes. Mediante la Planificación de viajes se pueden reducir los pasos del proceso de planificación y de reservas de un viaje, simplificar el proceso en sí mismo y añadir automáticamente políticas de viaje específicas de la empresa. También sirve para mejorar la transparencia de los costes y de las áreas o empleados que originan los gastos.
El uso de la Planificación de viajes proporciona una ventaja estratégica importante para la función del gestor de viajes de la empresa. Las estadísticas de volumen de negocio y las herramientas de informes de la Planificación de viajes ofrecen argumentos concretos para la negociación de tarifas con los proveedores de servicios. Se releva al gestor de viajes de las tareas rutinarias, y así se puede concentrar en cuestiones más importantes desde un punto de vista estratégico, como son la gestión de calidad y del sistema y el control y la optimización de los procesos internos de la empresa.
La planificación de viajes amplía también la responsabilidad del empleado. Las funciones no están concebidas únicamente para expertos que utilicen el sistema de forma cotidiana para reservar servicios de viaje, sino que están destinadas concretamente para ayudar a usuarios ocasionales. Entre éstos podrían estar, por ejemplo, los mismos viajeros o las secretarias de área que deben encargarse de la organización de viajes para varias personas.
También se consiguen ventajas en los costes debido al enlace entre la Planificación de viajes y el Business Workflow de SAP, a través del cual se pueden definir los procesos de autorización de forma exclusiva y se puede implementar satisfactoriamente el complejo procedimiento de autorización.
Notas de implementación
A fin de hacer un uso completo de las funciones de información y reserva disponibles en la Planificación de viajes, se debe establecer una conexión con el sistema global de reservas, mediante la cual se pueda entablar comunicación con los proveedores de servicios.
Actualmente se dispone de conexión con los
sistemas de reservas AMADEUS y SABRE.
Estos sistemas proporcionan acceso a miles de ofertas de hoteles, vuelos y
servicios de alquiler de vehículos. En Alemania, el sistema Amadeus pone a
disposición del usuario, además, una conexión con el sistema de reservas del
Deutsche Bahn (empresa de ferrocarril alemana).
Integración
Los siguientes datos se transfieren automáticamente de Planificación de viajes a Liquidación de gastos de desplazamiento de Gestión de viajes SAP:
· Fecha y hora
· Motivo, destino
· Recibos con tarifas de vuelos, precios de vehículos de alquiler y precios de hotel
· Destinos parciales
Desde Liquidación de gastos de desplazamiento se puede dirigir una transferencia automática a:
· Gestión financiera (FI)
· Cálculo de nómina (HR)
· Controlling (CO)
Características
Las siguientes funciones están disponibles en Planificación de viajes:
· Acceso a los servicios independientes de información sobre vuelos, hoteles, alquiler de vehículos y servicios ferroviarios.
· Reserva online de vuelos, habitaciones de hotel y vehículos de alquiler.
· Observación de las políticas internas de viajes para consultas y reservas.
· Posibilidad de elaborar un catálogo de hoteles específico para la empresa.
· Observación automática de los acuerdos celebrados con proveedores de servicios de viaje.
· Consideración automática de las preferencias personales de los viajeros.
· Informes y estadísticas sobre los viajes realizados para analizar la conducta de los empleados en los mismos o para ayudar en las negociaciones con los proveedores de servicios de viaje.
· Integración completa de los datos en Liquidación de gastos de desplazamiento.