El Supplier Workplace (SWP) permite el acceso de los proveedores un sistema SAP de fabricante (clientes). La aplicación de comercio electrónico supone una alternativa o una mejora de la comunicación EDI que se utiliza en aprovisionamiento de material. Esto no significa, sin embargo, que la aplicación Web debería sustituir totalmente al intercambio electrónico de importantes documentos comerciales con la utilización de EDI. Representa un medio económico incluso para proveedores pequeños y les permite competir en el mercado de proveedores. Esta tecnología de Internet permite que los proveedores accedan a la información de acceso en el sistema de un cliente e introduzcan avisos de entrega, sin retrasos. El comercio electrónico es un procedimiento optimizador de costes y tiempo para el cliente en lo relativo a materias primas de compras, piezas o sistemas. Supone un ahorro de tiempo en la obtención de información, así como un ahorro en los costes telefónicos y en los costes para la conexión y actualización de una línea EDI. Cuando entran en el mercado nuevos proveedores, se amplía la gama de productos en oferta y se fomenta la competencia. Como resultado, a largo plazo, el fabricante podrá adquirir los productos más baratos.

El gráfico siguiente muestra cómo puede actuar el proceso en el sistema del fabricante. Se graban los datos necesarios para el proceso de aprovisionamiento de material en el sistema del cliente, datos a los que podrá acceder y verificar el proveedor en Internet. El proveedor también puede confirmar las órdenes de entrega en base a plan de entregas de forma activa. Los proveedores calculan las necesidades utilizando los repartos de plan de entregas. Asimismo, pueden visualizar mensajes de error en el sistema del cliente. En cuanto los proveedores hayan suministrado las mercancías, pueden verificar la entrada de mercancías en el cliente. Después de haber emitido la factura, los proveedores pueden supervisar los acuerdos de precios en Internet.

El Sistema R/3 proporciona los datos necesarios para el Supplier Workplace. Se pueden visualizar las alertas de MRP en el Sistema R/3 o, si el sistema APO está disponible, de la Matriz de planificación APO.

Para entrar en el Sistema R/3 deberá utilizar un usuario R/3. Puede encontrar este enlace en la página inicial del fabricante. Como usuario, introduzca su ID de usuario en la pantalla inicial. Cada proveedor puede disponer de varios ID de usuario y cada usuario debería tener la opción de utilizar varios ID de proveedor.

Los proveedores pueden visualizar únicamente los datos relacionados con ellos. Después de que el proveedor haya entrado al sistema, éste ejecutará una verificación de autorización y llamará un menú con las funciones que el usuario puede utilizar.

El usuario puede acceder a todas las funciones del Supplier Workplace desde el Workplace.

Los proveedores pueden realizar búsquedas utilizando cuatro criterios diferentes. A la izquierda de la pantalla, deberán introducir el ID de proveedor, el nombre de producto utilizado por el proveedor (producto externo) o por el cliente (producto interno) o el número del documento de compras.

Para cada función, el sistema visualiza una lista con todos los documentos que cumplen los criterios de la búsqueda. Los usuarios encontrarán el documento relevante en esta lista.

El Supplier Workplace consta de aplicaciones de los componentes Gestión de materiales (MM) y Comercial (SD), cuyas funciones han sido simplificadas y limitadas para Internet.

El SWP representa procedimientos para el aprovisionamiento de materiales y constituye, por tanto, una parte importante de la gestión de cadena logística.

En el gráfico siguiente se describe el proceso de aprovisionamiento de materiales mediante Internet. Utilizando Internet, el proveedor puede acceder a información de los sistemas de diferentes fabricantes procedentes de varios centros:

El Supplier Workplace dispone de las siguientes funciones:

Visualización de datos del documento de compras

Visualización de información de precios

Visualización y confirmación de órdenes de entrega en base a plan de entregas

Visualización de entradas de mercancías

Visualización de abonos

Visualización de alertas

Creación y modificación de entregas entrantes

El proveedor puede visualizar datos en el sistema del cliente, pero el sistema no escribe automáticamente los datos en sistema ERP del proveedor. Deberá trasladar, como usuario los datos a su sistema manualmente. Tiene dispone de una autorización de escritura en dos de las funciones mencionadas: En la función para órdenes de entrega en base a plan de entregas puede fijar un indicador de confirmación y puede crear y modificar entregas entrantes.