Los documentos de liquidación requieren espacio de almacenamiento. Una vez cerrado el período de contabilización en el Controlling (CO) y en Finanzas (FI) a contabilizaciones posteriores, se pueden archivar los documentos de liquidación. Compruebe que incluye un margen de seguridad al especificar el período de retención en el perfil de liquidación.

En el Customizing del Controlling de costes del producto se utiliza el período de retención en el perfil de liquidación para determinar el tiempo durante el que los documentos de liquidación se guardan en el Sistema R/3. Es posible:

• Archivar los documentos de liquidación directamente.

• Archivar los documentos de liquidación cuando se archiva la orden.

La reorganización implica dos pasos:

1. Se archivan los documentos de liquidación.
2. Se borran los datos del Sistema R/3.

Esto garantiza que los datos no se borrarán de la base de datos hasta que estén realmente presentes en el archivo.

El archivo sólo puede ejecutarse como job de fondo. Una variante del programa de archivo le permite especificar los datos que deberán archivarse y si deben borrarse datos de la base de datos.

Los documentos de liquidación pueden seleccionarse para archivarlos utilizando los parámetros siguientes:

• Emisor de liquidación

• Sociedad CO

• Número de documento

• Número de objeto interno del emisor de liquidación

• Última fecha de contabilización

Con Crear archivo se inicia una función que lee los datos archivados y los borra de la base de datos en caso necesario.