Esta sección describe cómo editar documentos de compras para fines de comunicación, es decir, para editarlos como mensajes. En especial, explica:

• Las funciones básicas del documento de compras (formulario), y
• La colocación del texto y los datos en un documento de compras

En SAPscript, un formulario es un mecanismo para definir el formato y el contenido de los documentos. El formulario determina la información que se debe imprimir y dónde se debe imprimir en un documento de compras que se debe editar como un fax, un mensaje EDI, etc., o un documento escrito. Es, por tanto, similar a un formulario en papel, que determina dónde se debe escribir la información requerida.

Los siguientes elementos de un formulario controlan el proceso de edición:

• Página
  Determina el layout de cada página de un documento. Cada página consta de una o más ventanas.

• Ventana en página
  Define un área de información en una página. Por ejemplo, la dirección del proveedor es una ventana en página.

• Elementos de texto
  Determinan el contenido de una ventana en página. Los elementos de texto contienen texto o referencias a textos (es decir, instrucciones de INCLUIR). Los elementos de texto también pueden contener referencias al programa de impresión de compras, que proporciona la información que debe imprimirse en una ventana en página dada de un documento impreso (por ejemplo, la cantidad de pedido, el precio o el número del material).

• Formatos de párrafo
  Definen el formato de impresión dentro de una ventana en página, como por ejemplo el tipo de fuente que se debe usar y el nivel de la sangría.

En el sistema estándar, el formulario de compras recibe el nombre de "MEDRUCK". MEDRUCK es un formulario multifuncional que controla la edición de peticiones de oferta, pedidos, contratos marco, repartos, recordatorios/cartas de reclamación, comunicaciones de rechazo, notificaciones de modificación y reclamaciones de confirmación de pedido.

La parte superior de cada formulario debe tener una estructura uniforme. Esto significa, por ejemplo, que los logotipos de un pedido, una petición de oferta, un pedido de cliente o un documento factura de su empresa deben estar siempre en el mismo lugar.

Con este fin, se utilizan las mismas ventanas en todos los formularios (por ejemplo, el encabezamiento y, cuando corresponda el logotipo de la empresa, se colocan en la ventana CABECERA, mientras que el número de pedido y "Su referencia" se colocan en la ventana INFO).

Esta sección describe cómo adaptar la edición de los documentos de compras a sus necesidades, modificando el formulario estándar MEDRUCK.

Antes de hacer cualquier modificación al formulario estándar, se debe tener en cuenta lo siguiente.

Se puede modificar el formulario estándar, o crear uno nuevo copiando el formulario estándar.

Cuando se modifica el formulario de compras estándar, primero se debe crear un número de corrección ya que la modificación del formulario estándar supone una modificación del cliente. A partir de ahora, el sistema actualiza tanto la versión modificada como la versión SAP del formulario.

Si se crea un formulario nuevo, se debe asignar a la clase de mensaje adecuada (pedido, comunicación de rechazo, etc.) antes de que el sistema lo pueda utilizar con finalidades de impresión.

El formulario estándar contiene datos prefijados de formato para todos los documentos de compras que se deben editar como mensajes. También se pueden crear formularios propios para clases de mensaje individuales (por ejemplo, si se desean editar contratos marco y pedidos en formularios diferentes).

Si se necesitan varios formularios separados, primero se deben crear y después asignarlos a las clases de mensaje apropiadas.

Antes de modificar un formulario existente o de crear uno nuevo, considere detenidamente la información que debe incluirse en el formulario. Diseñe el layout, utilizando la ventana en página del formulario estándar como modelo.

Mida la posición exacta en el formulario donde haya que colocar la información. Se puede posicionar la información utilizando diferentes unidades de medida (caracteres y líneas, centímetros, etc.). Si su formulario utiliza varios tamaños de letra y tipos de letra proporcionales como Times Roman o Helvética, deberá adoptar las fuentes utilizando una unidad de medida absoluta, es decir, otra que no sean caracteres o líneas.

También se debe comprobar que el formato de página de la impresora coincide con el del formulario (por ejemplo, A4 o papel de 8.5x11).

También se deben identificar los nombres de campo de los datos que se quieran incluir en el formulario.

5. Realice las modificaciones necesarias en el formulario. Véase el ejemplo siguiente para obtener más información sobre cómo realizar modificaciones.

7. Si se ha creado un nuevo formulario, se deberá asignar a la clase de mensaje apropiada. (Para más información, consulte la sección "Asignación de formularios".)