Un pedido es una solicitud o instrucción formal que realiza una organización de compras a un proveedor o a un centro para suministrar o proporcionar una cantidad concreta de mercancías o servicios durante o en un período de tiempo concreto.

Un pedido consta de una cabecera del documento y un número de posiciones.

La información que aparece en la cabecera está relacionada con todo el pedido. Por ejemplo, las condiciones de pago y de entrega se definen en la cabecera.
Para cada posición del documento se define una clase de aprovisionamiento. Existen las clases de aprovisionamiento siguientes:

• Estándar
• Subcontratación
• Consignación
• Traslado
• Servicio externo

La entrega de la cantidad total de material (o la prestación del volumen total de servicios) especificada en una posición de pedido se puede extender durante un cierto período de tiempo en un reparto, que consta de posiciones que indican las cantidades individuales con sus correspondientes fechas de entrega planificadas.

Para posiciones de pedido que van a suministrar subcontratistas, se pueden especificar materiales o componentes de entrada necesarios que se van a proporcionar al subcontratista por conjunto o proceso respecto a cada fecha de entrega estipulada.

Una posición de la clase de aprovisionamiento "servicio externo" contiene un conjunto de especificaciones de servicio. Estas últimas se pueden estructurar jerárquicamente. La vista por totales de dicha estructura jerárquica se presenta en forma de esquema. El esquema comprende un número de niveles, cada uno de los cuales representa un nivel de la jerarquía de servicios. Las cantidades de pedido se presentan en posiciones de servicio, dichas posiciones representan trabajos individuales o actividades. Se especifican los límites de valor en lugar de líneas de servicio o de trabajo que inicialmente no se pueden especificar de modo preciso.

Si se liberan los servicios cubiertos por un pedido abierto existente (se contrata o se rescinde el pedido abierto), la posición de pedido puede contener un límite de valor relacionado con dicho pedido abierto.

Las condiciones se pueden aplicar en varios niveles:

• A todo el pedido
• En el nivel de posición, al material que va a suministrarse o al conjunto de especificaciones de servicios, en el caso de servicios
• En el nivel de posición de servicio para servicios individuales (tareas o actividades)

Los costes se pueden repartir entre varios objetos del Controlling mediante la imputación.

Los proveedores pueden emitir confirmaciones a la organización de compras procedente indicando su cumplimiento o no cumplimiento de fechas de entrega programadas.

Las operaciones derivadas de un pedido se documentan en el historial de pedido en base a la especificación de posición.

En lugar del proveedor como destinatario del pedido, pueden aparecer otros interlocutores comerciales en varias funciones del interlocutor (p. ej. suministrador de mercancías o emisor de la factura).

En el pedido, cada posición se destina a un centro concreto. Cada centro pertenece a una sociedad, a la que se dirige la factura del proveedor (acreedor).

Se puede introducir texto directamente en un pedido o modificar textos propuestos por el sistema. Existen dos clases de textos:

• Texto de la posición: Es válido sólo para la posición procedente

Los pedidos pueden estar sujetos a un procedimiento de liberación (de acreditación o de autorización).

Tenga en cuenta el término "liberación": En MM Compras, este término se utiliza A) como un término genérico que cubre varios tipos de documentos emitidos mediante contratos marco (éstos pueden ser órdenes de entrega emitidas mediante pedidos abiertos u órdenes de entrega en base a plan de entregas, p. ej. clases de órdenes de entrega flexibles emitidas mediante órdenes de entrega, y B) (este caso) en relación con una autorización interna o un proceso de autorización de gastos para documentos de compra. En ambos casos, "liberar" se puede considerar como equivalente a "dar luz verde" para que prosiga una determinada acción (por ejemplo, al proveedor para que suministre una cierta cantidad de materiales, o a las Compras para crear o emitir un pedido para posiciones pedidas por un departamento técnico).