Un documento de compras es un instrumento utilizado por Compras para el aprovisionamiento de materiales y servicios.

La siguiente lista muestra diferentes documentos de compras disponibles en la versión estándar del Sistema SAP. (Nota: No se incluyen las solicitudes de pedido en esta lista porque se consideran normalmente como documentos internos utilizados en Compras, por lo cual se tratan por separado.)

Petición de oferta
Transmite una necesidad definida en una solicitud de material o servicio a proveedores potenciales.

Oferta
Contiene los precios y condiciones del proveedor y constituye la base de la selección de proveedor.

Pedido
La entidad compradora solicita u ordena al proveedor (proveedor externo) el suministro de ciertos materiales o la prestación de ciertos servicios/trabajos, formalizando una operación de compras.

Pedido abierto
En el componente de Compras SAP, una clase de "contrato marco", o un acuerdo de compras a más largo plazo. El pedido abierto es un compromiso vinculante para obtener cierto material o servicio de un proveedor durante un período de tiempo.

Plan de entrega
Otra clase de "contrato marco" o del acuerdo de compra a largo plazo. Los planes de entrega permiten la creación de repartos en los que se especifican cantidades de compra, fechas de entrega y posiblemente también las horas precisas de entrega, durante un período predefinido.

Cada documento de compras se subdivide en dos áreas principales: la cabecera y las posiciones individuales. Cada documento contiene una cabecera y puede contener varias posiciones.

La cabecera contiene información relevante para todo el documento. Las posiciones especifican los materiales o servicios que deben suministrarse. Por ejemplo, la información sobre el proveedor y el número de documento se encuentran en la cabecera de documento, y el texto breve del material y la cantidad de pedido se encuentran especificados en cada posición.

Los datos adicionales ofrecen información adicional sobre la posición y no tienen conexión directa con los datos de aprovisionamiento de cada posición. Los datos adicionales incluyen, por ejemplo, datos de imputación (como el centro de coste y la cuenta de mayor) y el historial del pedido para cada posición, que contiene información sobre mercancías ya registradas y recepción de facturas relacionadas con la posición.

En el Sistema SAP, los diversos tipos de documentos de compras se distinguen unos de otros mediante la clase de documento. El último especifica el rango de números relevante y los campos que se muestran para actualizar datos, por ejemplo. La clase de documento relevante aparece como valor de propuesta al crear un documento de compras.

Las clases de documento se definen para peticiones de ofertas, pedidos y pedidos abiertos, por ejemplo. La versión estándar del Sistema SAP incluye varias clases de documentos. Sin embargo, una empresa puede definir sus propias clases de documentos.