Select language:
Inicio del área de contenido!--a11y-->

Documentación de función Transferencia de datos con Microsoft Ò Excel 

Utilización

Junto con la Enlace de estructuraTransferencia de datos Workbench, el componente Contabilidad de activos fijos del Sistema R/3 de SAP también ofrece la opción de transferir datos de activos fijos antiguos utilizando Microsoft Ò Excel. Este método es adecuado para transferir sets de datos pequeños, tales como unos pocos centenares de activos fijos. El sistema puede procesar un máximo de 5000 líneas. La cantidad de datos que puede transferir utilizando este método también está limitada por la cantidad máxima de líneas de la versión de Excel que esté utilizando.

Condiciones previas

El primer paso es cargar o introducir manualmente los activos fijos antiguos y sus valores en una hoja de Excel a partir del sistema existente. Los datos transferidos al Sistema R/3 deben estar en un formulario especificado. Para asegurarse de que la transferencia de datos se efectúa correctamente, se deberían observar las directrices siguientes al crear la hoja de Excel:

Recomendación

SAP recomienda fijar el formato de Excel estándar para el documento completo antes de introducir ningún dato. Las fechas, sin embargo, pueden introducirse también utilizando el formato de Excel personalizado.

La hoja de cálculo de Excel consta de dos partes (véase el ejemplo inferior).

·  En la cabecera (azul en el ejemplo), especifique la clase de datos que desee transferir para los activos fijos propios, por ejemplo, la sociedad y la denominación entre otros.

·  En la sección de activos fijos, introduzca los activos fijos individuales y sus valores.

La hoja de trabajo de Excel debe contener celdas para el número de activo fijo antiguo, la sociedad, la clase de activos fijos y la fecha de capitalización, y se deben indicar valores en estas celdas para cada activo fijo. Lo mismo se aplica para cualquier campo obligatorio definido en la clase de activos fijos en el Sistema R/3.

Nota

Existe la posibilidad de que desee prepararse para la transferencia de datos, aunque las estructuras organizativas de su empresa todavía no se hayan especificado (por ejemplo, no se ha decidido la denominación de una sociedad). En este caso, introduzca variables para la información que falte, por ejemplo, la sociedad XXXX. Antes de llevar a cabo la transferencia de datos, puede utilizar la función Reemplazar en Excel para sustituir la variable por el valor correcto.

Cabecera

En la cabecera, especifique primero las descripciones de campo a transferir. Se reservan las primeras 5 líneas en la hoja de trabajo de Excel para esta información de cabecera. No se le permite usarlos para datos maestros de activos fijos o valores de activo fijo.

Los campos están organizados en clases de registro. Introduzca estas clases de registro en la primera columna de la hoja de trabajo. Las columnas siguientes deberían contener las descripciones de campo asignadas a estas clases de registro. SAP recomienda la estructura siguiente:

Utilización de clases de registro

Clase de registro

Utilizado para...

Asignación a la etiqueta durante la asignación de campos (véase más abajo)...

0

Identificador (número de activo fijo antiguo); la clase de registro 0 se reserva únicamente para el número del activo fijo del sistema existente y no se permite utilizarla para ningún otro propósito. El sistema necesita el identificador si hay errores, a fin de poderlos asignar a los activos fijos correctos.

Datos de cabecera

1

Datos maestros de activos fijos, datos generales y datos de inventario

Datos de cabecera

2

Información contable, datos temporales

Datos temporales al leasing

3

Áreas de valoración, valores acumulados, valores contabilizados

Áreas de valoración, valores acumulados, valores contabilizados

4

Movimientos

Movimientos

 

Nota

Si no necesita ciertas clases de registro (por ejemplo, la clase de registro 4), las podrá omitir al crear la hoja de trabajo de Excel.

Sección de activos fijos

Introduzca los valores de los activos fijos debajo de los datos de cabecera. Deberá introducir los datos de los activos fijos en la hoja de trabajo de Excel, de manera que coincida con la estructura de las descripciones de campo en la cabecera.

Este gráfico es explicado en el texto respectivo

Por ejemplo, especifique en la cabecera para la clase de registro 1 que la sociedad está en la columna B y la clase de activos fijos está en la columna C.

El sistema reconocerá entonces el contenido de todos los campos de la clase de registro 1 en la columna B como sociedad y en la columna C como clase de activo fijo.

Por lo tanto, deberá asegurarse de que, para cada activo fijo situado en una línea especificada como clase de registro 1, la sociedad correspondiente esté situada siempre en la columna B y su clase de activos fijos en la columna C.

Los campos que tienen ceros a la izquierda en el Sistema R/3 (por ejemplo, la sociedad 0001), deberán tener ceros a la izquierda en este formato. Introduzca siempre la clase de activos fijos con 8 posiciones y ceros a la izquierda (por ejemplo, 00001000).

Todos los valores deben introducirse de manera que muestren si son positivos o negativos (a diferencia de cuando se crean datos de activos fijos antiguos manualmente). Esto significa, por ejemplo, que la amortización normal acumulada debe introducirse en la Tabla Excel con signo negativo.

Ejemplo de estructura de hoja de trabajo de Excel

Este gráfico es explicado en el texto respectivo

En la clase de registro 3 (datos de área de valoración), indique primero siempre el nombre del área de valoración (por ejemplo, 01).

En la clase de registro 4 (movimientos), deberá introducir el número actual y el área de valoración en los primeros dos campos. El número actual se utiliza para que los diferentes movimientos se mantengan separados uno del otro.

Ejemplo

Representación de movimientos

Clase de registro

Número actual

Área

Clase de movimiento

Importe

Fecha de contabilización

4

1

01

100

5000

01/01/97

4

1

02

100

4900

01/01/97

4

2

01

100

1000

01/01/97

Características

Asignación de campos entre Excel y el Sistema R/3

En el Sistema R/3, se asignan las descripciones de campo de las celdas de la hoja de trabajo de Excel a campos en R/3 (por ejemplo, soc. para sociedad). En la pantalla inicial del movimiento, se selecciona si se desea utilizar una asignación de campos ya existente o si se desea crear una nueva. Para seleccionar una asignación de campos existente, seleccione la que desee y seleccione Este gráfico es explicado en el texto respectivo Iniciar con asignación campos. Para crear una nueva asignación de campos, seleccione Crear asignación campos.

Recomendación

En este punto, algunas versiones de Excel emiten un mensaje en una ventana de diálogo. Este mensaje comunica que hay una gran cantidad de datos almacenados temporalmente y pregunta si se desea que estos datos estén a la disposición de otras aplicaciones. Seleccione No.

Efectúe la asignación de campos seleccionando una línea en la tabla Campos del fichero y el campo correspondiente en la etiqueta Campos del registro maestro de activos fijos y, seguidamente, seleccionando el pulsador Asignar. El sistema no verifica si la asignación es lógica. Sin embargo, puede asignar cada campo a exactamente un campo diferente. Ciertas asignaciones son obligatorias. Deberá asignar el número de activo fijo antiguo (del sistema existente). Además, deberá asignar la clase de activos fijos, la sociedad, la fecha de capitalización y todos los campos obligatorios (véase más arriba) en el Sistema R/3.

El sistema lista únicamente aquellas descripciones de campo que se definen en la sección de cabecera de la hoja de Excel. Éstas se clasifican en función de la clase de registro correspondiente (0, 1, 2 etc.). Los campos de datos maestros de activos fijos que se pueden completar en el Sistema R/3 se reparten en varias etiquetas. Véase la tabla Utilización de clases de registro (más arriba) sobre asignaciones válidas.

Antes de la transferencia de datos, el sistema visualiza una ventana de diálogo, en la que pregunta si se debe grabar la asignación de campos. Sin embargo, la asignación de campos todavía se puede grabar también después de la transferencia de datos (pulsador Asignaciones grabadas). De este modo, puede llevar a cabo varias transferencias de datos que sigan siempre el mismo patrón. Así, únicamente deberá efectuar la asignación y la conversión una vez. Se graba en la asignación de campos grabada y se puede utilizar de nuevo en el futuro.

Ejemplo

En la hoja de Excel del gráfico superior, la asignación de información de cabecera al campo de tabla en el Sistema R/3 se visualizaría como sigue:

Sociedad - sociedad

Clase activo fijo - clase de activos fijos

Clase mov. - clase de movimiento, etc.

Fijación del formato de fecha

Seleccione Opciones ® Formato fecha para especificar si la fecha utiliza el formato americano (MM/DD/AA o MM/DD/AAAA), el formato ISO (AAAA-MM-DD), el formato europeo (DD.MM.AA o DD.MM.AAAA) o el formato de SAP (AAAAMMDD). Todas las fechas en la hoja de Excel deberán tener el mismo formato.

Traslado de activos fijos

Durante una ejecución de test (seleccione Este gráfico es explicado en el texto respectivo Ejecución de test), el sistema lista cualquier error que se produzca, sin iniciar realmente la carga inicial de datos.

Durante una ejecución de actualización (seleccione Este gráfico es explicado en el texto respectivo Activos fijos), el sistema crea activos fijos nuevos utilizando los valores de la hoja de trabajo de Excel. Suministra valores a sus campos, en función de las asignaciones efectuadas. Para visualizar registros maestros de los activos fijos creados con éxito, seleccione Este gráfico es explicado en el texto respectivo Info detallada de notificación.

Se puede visualizar cualquier dato incompleto o erróneo que no se ha podido utilizar para crear activos fijos en una hoja de trabajo de Excel separada (seleccione Este gráfico es explicado en el texto respectivo Exportar errores a fichero).

Actividades

Inicie el programa de carga inicial de datos en el Customizing para la Contabilidad de activos fijos. Seleccione Transferencia de datos de activos fijos ® Transferencia datos con Microsoft Ò Excel.

 

 

 

Fin del área de contenido