Gestión de viajes (FI-TV) 

Objetivo

La Gestión de viajes SAP acompaña a todos los procesos que participan en la tramitación de los viajes. Ofrece funciones integradas del sistema y las enlaza con los procesos de liquidación, de impuestos y de pago. La gestión de viajes comprende la solicitud, la planificación y la reserva de viajes, así como la liquidación de gastos de desplazamiento y la transferencia de los resultados de dicha liquidación a otras áreas de funciones empresariales. La integración de la Gestión de viajes SAP garantiza los beneficios de sinergia que aumentan la eficacia y disminuyen los costes por procesos.

Notas de implementación

Para asegurar un uso óptimo de la Gestión de viajes SAP, se deberán analizar los procesos utilizados en la empresa para la tramitación de viajes. ¿Cuál es el workflow para la autorización de viajes de negocios? ¿Qué normas de viaje se deben tener en cuenta según los grupos de personal? ¿Se deben definir primero las normas de viaje? ¿Se deben tener en cuenta acuerdos existentes con proveedores externos de servicios de viaje? ¿Cómo se implementa el proceso de reembolso de gastos y a qué unidades organizativas afecta?

Mediante un análisis se deberán distinguir sistemáticamente las tareas empresariales que se puedan llevar a término con la Gestión de viajes SAP para aumentar la eficacia, y los subcomponentes que se necesitarán para lograrlo.

Subcomponentes de la Gestión de viajes SAP

Según las necesidades individuales y la estructura organizativa de la empresa, se pueden combinar flexiblemente las tres áreas siguientes de la Gestión de viajes SAP:

·        Solicitud de viaje

·        Planificación de viajes

·        Gastos de desplazamiento

Posibles combinaciones de los subcomponentes de la Gestión de viajes SAP

	Solicitud de viaje	Planificación de viajes	Gastos de desplazamiento
1	X	X	X
2	X		X
3		X	X
4			X

Gastos de desplazamiento es el componente de unión. Se puede utilizar completamente independiente de la Solicitud de viaje y de la Planificación de viajes.

Uso en múltiples releases

Se puede utilizar el release actual de Gestión de viajes SAP independientemente del entorno de aplicación R/3 remanente. La tecnología ALE SAP (Application Link Enabling) proporciona los puentes de comunicación necesarios para aplicaciones R/3 de releases anteriores. Por lo tanto, sólo se deberá actualizar los datos una vez.

Para más información, véase Transferencia de gastos de desplazamiento a Finanzas.

Gestión por tareas

Para soportar un uso por tareas del sistema, se puede asignar a los usuarios (empezando con el release R/3 4.6) diferentes grupos de actividades o funciones ajustables individualmente o predefinidas. Así, los usuarios correspondientes sólo podrán acceder a aquellas funciones de la Gestión de viajes SAP que sean pertinentes para realizar sus tareas empresariales.

Para más información, véase Funciones en Gestión de viajes SAP

Integración

A causa de la integración con el Cálculo de nómina y con la Gestión financiera, los datos de la Planificación de viajes y de la Liquidación de gastos de desplazamiento se pueden transferir a estos componentes para objetos precisos a medida que se vayan produciendo.

Otra ventaja de la Gestión de viajes SAP es la integración de los tres subcomponentes Solicitud de viaje, Planificación de viajes y Gastos de desplazamiento. Así, por ejemplo, los tres objetos utilizan los mismos datos maestros de personal.

En la Gestión de viajes SAP, la planificación de viajes se conecta con un sistema externo de reservas (MCÍAS.), mediante el cual se pueden reservar los servicios de viaje online.

Características

El siguiente diagrama ilustra las funciones integradas de Planificación de viajes y Gastos de desplazamiento:

Con el componente de aplicación Gestión de viajes SAP, se pueden realizar todos los procesos relativos a los viajes de negocios, desde la solicitud de viaje y la planificación de viajes a la liquidación de gastos de desplazamiento, además de la transferencia de los gastos de desplazamiento a otras áreas de funciones empresariales de forma eficaz y segura.

Solicitud de viaje

·        Entrada de datos generales del viaje, servicios de viaje requeridos y cálculo del coste

·        Transferencia al responsable de la autorización

Planificación de viajes

·        Acceso a los servicios independientes de información y reservas de vuelos, hoteles, alquiler de vehículos y servicios ferroviarios

·        Observación de las políticas internas de viajes para consultas y reservas

·        Posibilidad de elaborar un catálogo de hoteles específico para la empresa

·        Observación de los acuerdos celebrados con proveedores de servicios de viaje

·        Consideración de las preferencias personales de los viajeros

Gastos de desplazamiento

·        Entrada de datos de viaje (centralizados/descentralizados)

·        Liquidación y reserva de viajes

·        Pago de gastos de desplazamiento mediante la Gestión financiera (FI), el Cálculo de nómina (HR) o el intercambio de soporte de datos con bancos (ISD)

·        Archivo óptico de recibos

·        Integración completa en la Gestión financiera (FI), el Cálculo de nómina (HR) y el Controlling (CO)

·        Posibilidad de compensación de tarjetas de crédito

Sistemas de información

·        Informes sobre los viajes realizados para analizar la conducta de los empleados en los mismos o para ayudar en las negociaciones con los proveedores de servicios de viaje

·        Análisis de gastos de desplazamiento para el control y la transparencia de los costes

Solicitud y autorización

·        Solicitud de viajes de negocios

·        Autorización de viajes de negocios con o sin SAP Business Workflow

Uso internacional

La Gestión de viajes SAP es un estándar internacional que se puede configurar para cumplir los requisitos específicos de cada país. Se pueden utilizar también versiones nacionales especiales que ya comprendan el reglamento fiscal y legal nacional.

Para más información, véase Versiones industrial y de país de liquidación de gastos de desplazamiento.

ESS

Como parte del SAP Employee Self Services (ESS), el servicio gastos de desplazamiento soporta la gestión descentralizada de los mismos para que los viajeros puedan introducir sus datos de viaje y de recibos bajo su propio criterio. Para ello no es necesario que abandonen el lugar de trabajo y se pueden introducir los datos por Internet o Intranet. Gracias al uso offline que ofrece esta solución, el viajero puede introducir los datos necesarios mientras viaja o desde su domicilio.

Para más información, véase IACs en Gestión de viajes

 

Véase también:

Solicitud de viaje

Planificación de viajes

Liquidación de gastos de desplazamiento