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Documentación de función Recordatorios y cartas de reclamación 

Utilización

Si se han especificado los niveles de reclamación en los detalles de la posición de un documento de compras, el sistema podrá generar automáticamente recordatorios y cartas de reclamación (reclamaciones).

Se pueden introducir hasta tres niveles de reclamación. Por ejemplo, los niveles de reclamación 10-20-30 significan que las cartas de reclamación se emiten 10, 20, y 30 días después del vencimiento de la presentación de la oferta, o de la entrega de mercancías pedidas. (Nota: En el Sistema SAP, el término “recordatorio” a menudo se utiliza para denominar a los mensajes emitidos antes del vencimiento, mientras que el término “carta de reclamación” o “reclamación” se aplica generalmente a mensajes de amonestación más contundentes, emitidos después del vencimiento. Sin embargo, no se trata de una distinción consistente, y probablemente no sea aplicable fuera del entorno SAP. El término correspondiente para “carta de reclamación” en el componente FI es “reclamación”, y se relaciona con los pagos atrasados.

Un número negativo significa que se debe emitir un recordatorio antes del plazo de presentación de las ofertas o de la fecha de entrega de mercancías solicitadas. Por ejemplo, si se introduce 5 como nivel de reclamación, se enviará un recordatorio 5 días antes de la fecha de presentación de oferta .

Condiciones previas

·  La determinación de mensajes se ha definido en el Customizing para Compras.
También se puede trabajar con las parametrizaciones estándar. Para obtener más información al respecto, véanse los Consejos para parametrización rápida de determinación de mensajesen la guía de implementación (IMG).

·  Los registros de mensajes se deben crear mediante la actualización de datos maestros (menú Compras).

·  El documento de compras en cuestión debe haberse enviado previamente al proveedor.

Actividades

Primero deben crearse los mensajes para todos los documentos de compras para los que se deben enviar recordatorios o cartas de reclamación y, después, se editarán.

Creación de un mensaje

...

  1.  Seleccione <Documento de compras> ® Mensajes ® Reclamar y recordar.

  2.  Defina los criterios de selección para los documentos que se deben verificar con respecto a la necesidad de generar recordatorios o cartas de reclamación.

Introduzca una fecha de referencia. El sistema toma esta fecha como base para los cálculos de los períodos tras los cuales se emiten recordatorios o cartas de reclamación.

Seleccione el campo Lista de mensajes no enviados para comprobar que la lista incluya también los recordatorios y cartas de reclamación que están en la cola de mensajes pero que todavía no se han emitido.

  3.  Seleccione Programa ® Ejecutar.

Podrá visualizar los documentos cuyas fechas de vencimiento están próximas o ya se han cumplido.

  4.  Seleccione los documentos para los cuales desea crear recordatorios o cartas de reclamación. A continuación seleccione Tratar ® Crear mensajes.

  5.  Grabe sus selecciones.

Edición de recordatorios o de cartas de reclamación

...

  1.  Para editar el mensaje, seleccione <Documento de compras> ® Mensajes ® Imprimir/Transmitir.

  2.  Defina los mismos criterios de selección que en el paso 2 y, a continuación, ejecute el programa.

  3.  Marque los mensajes a los que desea dar salida (mediante impresión o transmisión) y a continuación seleccione Tratar ® Editar mensaje.

Generación de mensajes: Funcionamiento del sistema

El sistema comprueba cuáles son los documentos que debe reclamar, en función de la fecha de referencia. En el proceso también se tienen en cuenta las confirmaciones de los proveedores. Una condición previa es que se haya marcado el tipo de confirmación de pedido como "relevante para recordatorio" (recordatorio) en el Customizing para Compras.

Ejemplo

Se han encargado 100 toneladas de Acero 1 para el 15-05. Se han especificado 10-20-30 como niveles de reclamación (recordatorio). El proveedor confirma que la entrega de las 100 toneladas tendrá lugar el 17-05.
Si se desea entonces reclamar este pedido e introducir el 26-05 como fecha de referencia, no se sugerirá la reclamación del pedido. Sin embargo, si registra 28/05 como fecha de referencia, ésta se propondrá.

En el caso de peticiones de oferta, el plazo para presentación de ofertas se toma como base para la reclamación, no la fecha de entrega.

En el caso de pedidos, la base de la reclamación es la fecha de entrega (la fecha original o la confirmada en una confirmación de pedido o un aviso de entrega).

En el caso de planes de entregas con documentación de orden de entrega, se toman como base las fechas de la última orden de entrega en base a plan de entregas transmitida, no las fechas que aparecen en los repartos totales actuales guardados en el sistema.

Véase también:

Editar mensajes

 

 

 

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