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Documentación de función Contabilización de gastos personales utilizando el asistente de facturas 

Utilización

El asistente de facturas permite contabilizar gastos personales para recibos pagados por la empresa. Este documento describe cómo gestiona el sistema estas contabilizaciones y explica qué parametrizaciones del Customizing se necesitan para concluir el proceso.

Características

Se proporcionan dos nuevas clases de gasto para contabilizar gastos personales de comprobantes que ya ha pagado la empresa:

·  PRIV Participaciones personales (gastos) que se deben devolver y

·  PRBZ  Participaciones personales (gastos) pagados por la empresa

Estas clases de gasto se enlazan con la clase de gasto Hotel, pagado por la empresa en la actividad del Customizing de Liquidación de gastos de viaje Crear clases de gasto de viaje para comprobantes individuales (V_T706B1).

La utilización de las clases de gasto PRIV y PRBZ asegura que:

·  Los gastos personales, que no son aplicables para el reembolso, se muestran como el Debe para viajantes y deben, por lo tanto, pagarse a la empresa.

·  Los gastos personales de comprobantes ya pagados se muestran como Haber en la cuenta de gastos asignada al comprobante pagado (esto significa que se reducen los gastos en este importe) o que no se carga la cuenta de gastos con los gastos personales en primer lugar.

·  El formulario de gastos de desplazamiento muestra las cifras correctas del importe de reembolso, el importe pagado por la empresa y los gastos totales del viaje.

·  La entrada de datos y el uso es tan fácil y sencillo como es posible para el usuario.

En el Customizing estándar, las clases de gasto PRIV y PRBZ se asignan a las claves conceptos de nómina Alojamiento y alojamiento, pagado por la empresa. Así, esto significa que el Customizing estándar sólo se puede usar para contabilizar gastos personales de comprobantes de alojamiento ya pagados. Para más información, véase Customizing: Gastos personales para una clase de gasto única.

Si desea utilizar las clases de gasto PRIV y PRBZ para varias clases de comprobantes pagados diferentes (por ejemplo, comprobantes de vuelo, hotel o vehículo de alquiler), necesita crear nuevas claves conceptos de nómina. Para más información, véase Customizing: Gastos personales para varias clases de gasto.

Ejemplo: Comprobante de hotel pagado

Su empresario ha recibido y pagado una factura de hotel por 450 EUR. Este importe contiene unos gastos de alojamiento de 400 EUR y unos gastos personales de 50 EUR. Se llama el asistente de facturas, en la lista de comprobantes del Administrador de gastos de desplazamiento (PR05) o del Gestor de viajes (TRIP), para:

HOBZ



Hotel pagado

l, pagado

450 EUR

Este comprobante se añadió al viaje automáticamente a partir de la memoria intermedia de facturas de la compensación de tarjeta de crédito o bien manualmente por el viajante. Después de utilizar el asistente de facturas para deducir los gastos personales, se crean los siguientes comprobantes del viaje:

HOBZ

Hotel pagado

400 EUR

PRBZ

Participación personal, pagada

50 EUR

PRIV

Participación personal, a devolver

-50 EUR

Customizing: Gastos personales para una clase de gasto única

Clases de gasto

Las clases de gasto siguientes se actualizan en las actividades del Customizing Crear clases de gasto de viaje para comprobantes individuales (V_T706B1) y Asignar claves conceptos de nómina a clases de gasto de viaje para comprobantes individuales (V_T706B4):

HOBZ

Hotel, pagado
con la clave concepto de nómina MJ61 Alojamiento, pagado por la empresa

PRBZ

Participación personal para el alojamiento, pagada por la empresa
con la clave concepto de nómina MJ61 Alojamiento, pagado por la empresa

PRIV

Participación personal para el alojamiento, a devolver
con la clave concepto de nómina MJ10 Alojamiento libre de impuestos

Claves conceptos de nómina

Se asignan las cuentas simbólicas siguientes a las claves conceptos de nómina en la actividad IMG Definir asignación de claves conceptos de nómina a cuentas simbólicas (V_T706K):

MJ10

Alojamiento libre de impuestos

+10

RR

SPACE

MJ61

Alojamiento pagado

+10

SPACE

-60

Se asignan las cuentas simbólicas (modificadores de cuenta) a las cuentas reales siguientes en la actividad IMG Conversión de cuentas simbólicas en cuentas de gastos (tabla T030):

(1)10

Gastos de hotel

(1)60

Compensación de comprobantes pagados

(1)RR

Proveedor de empleado

Contabilizaciones

Con estas parametrizaciones Customizing, el sistema realiza las contabilizaciones siguientes:

 

Gastos de hotel

 

Compensación de comprobantes pagados

 

Proveedor de empleado

 

Cuenta bancaria

(1)

400

-

 

-

400

 

 

-

 

-

-

(2)

50

-

 

-

50

 

 

-

 

-

-

(3)

-

50

 

-

-

 

50

-

 

-

-

(4)

-

-

 

450

-

 

 

-

 

-

450

(1) Gastos de hotel a Compensación de comprobantes pagados 400 EUR

(2) Gastos de hotel a Compensación de comprobantes pagados 50 EUR

(3) Proveedor de empleado a Gastos de hotel 50 EUR

(4) Compensación de comprobantes pagados a Cuenta bancaria 450 EUR

La contabilización se asigna al Debe del acreedor (3) se suma al Haber de la cuenta del gasto de hotel, lo que significa que no se puede utilizar la clase de gasto PRIV para cualquier comprobante pagado (por ejemplo, vuelos pagados). Esto mismo se aplica a PRBZ. La ventaja es que no se requiere ninguna nueva clave concepto de nómina. Sólo es necesario crear nuevas claves conceptos de nómina si quiere utilizar el asistente de facturas para otras clases de gasto. La sección siguiente describe el Customizing necesario si no se quieren abonar/cargar las clases de gasto con los gastos personales.

Formularios de gastos de desplazamiento

El formulario de gastos de desplazamiento muestra los importes siguientes:

Importe de reembolso del viaje en EUR

50-

Pagado por la empresa

450

Gastos de viaje totales en EUR

400

Customizing: Gastos personales para varias clases de gasto diferentes

Clases de gasto

Las clases de gasto siguientes se han creado con las actividades del Customizing Crear clases de gasto de viaje para comprobantes individuales (V_T706B1) y Asignar claves conceptos de nómina a clases de gasto de viaje para comprobantes individuales (V_T706B4):

HOBZ

Hotel, pagado
con la clave concepto de nómina MJ61 Alojamiento, pagado por la empresa

PRBZ

Participación personal, pagada
con la clave concepto de nómina MJ66 Participación personal, pagada

PRIV

Participación personal, a devolver
con la clave concepto de nómina MJ12 Participación personal, a devolver

Claves conceptos de nómina

Se han asignado las cuentas simbólicas siguientes a las claves conceptos de nómina en la actividad IMG Definir asignación de claves conceptos de nómina a cuentas simbólicas (V_T706K):

MJ12

Personal

+60

RR

SPACE

MJ61

Alojamiento pagado

+10

SPACE

-60

MJ66

Personal Pagado

+60

SPACE

-60

Se asignan las cuentas simbólicas (modificadores de cuenta) a las cuentas reales siguientes en la actividad IMG Conversión de cuentas simbólicas en cuentas de gastos (tabla T030):

(1)10  Gastos

Hotel

(1)60  Compensación

Comprobantes pagados

(1)RR  Acreedor

Empleado

Reserva

Con estas parametrizaciones Customizing, el sistema realiza las contabilizaciones siguientes:

 

Gastos de hotel

 

Compensación de comprobantes pagados

 

Proveedor de empleado

 

Cuenta bancaria

(1)

400

-

 

-

400

 

-

-

 

-

-

(2)

-

-

 

-

50

 

50

-

 

-

-

(3)

-

-

 

50

50

 

-

-

 

-

-

(4)

-

-

 

450

-

 

-

-

 

-

450

(1) Gastos de hotel a Compensación de comprobantes pagados 400 EUR

(2) Proveedor de empleado a Compensación de comprobantes pagados 50 EUR

(3) Compensación a Compensación 50 EUR

(4) Compensación de comprobantes pagados a Cuenta bancaria 450 EUR

La contabilización en el Debe del acreedor (2) no pasa a la cuenta de gastos, esto significa que la clase de gasto

PRIV se puede utilizar con cualquier comprobante pagado (por ejemplo, vuelos pagados). Esto mismo se aplica a PRBZ. La contabilización cero (3) no se muestra en el documento de transferencia de viaje.

Formularios de gastos de desplazamiento

El formulario de gastos de desplazamiento muestra los mismos importes anteriores.

 

 

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