Véase Número de documento oficial.

El número de documento oficial está formado por dos partes separadas por un guión (-) para todos los documentos, menos para l a s pólizas de importación (véase abajo), por ejemplo, 123-1234567 ó 12345-1234567. La primera parte es un Número oficial de lote de tres, cuatro o cinco dígitos. La segunda parte es un número de siete dígitos correlativos.

Cuando se introduce un número de documento oficial en el sistema , se utiliza un formato que es algo diferente. El número empieza por un código de dos dígitos que indica la Clase de documento. Posteriormente se introduce un guión y a continuación el número de documento oficial . Así, por ejemplo, para contabilizar un documento de la clase de documento 1 con el número de documento oficial 123-1234567 debería introducir 01-123-1234567.

Los números oficiales de documento que se utilizan para las pólizas de importación (clases de documentos 50 y 51) también constan de tres partes pero no tienen guiones, por ejemplo, 123991234567890. La primera parte es un código de tres dígitos que indica qué puesto de aduanas ha expedido el documento (e n este caso el 123). Este número también indica la clase del documento: Sólo existe una oficina que expida los documentos de la clase 50 y sólo una también que expida documentos de la clase 51. Los dos siguientes dígitos muestran en qué año se expidió el documento (1999) y la última parte es un número correlativo de diez dígitos (123456790).

Cuando se contabiliza una póliza de importación , se introduce el número oficial en un formato que difiere sensiblemente de la norma porque el campo Referencia sólo tiene una longitud válida para 16 dígitos. Primero se introduce la clase de documento seguida de un guión y a continuación el número correlativo de diez dígitos. Por tanto, para un documento cuyo número oficial es 123981234567890 debería introducirse 50-1234567890 para la clase de documento 50.

En los informes el sistema interpreta estos números abreviados (deduciendo el puesto de aduanas de la clase de documento y el año del documento propiamente dicho) e imprime los números oficiales de los documento s completos.

Cuando se contabiliza un documento de forma manual el sistema puede verificar de forma automática el formato del número de documento oficial . Para definir qué clases de documentos debe abarcar la verificación seleccione en el Customizing para la Gestión financiera: Parametrizaciones básicas de gestión financiera ® Documento ® Cabecera de documento ® Verificar asignación de categoría a clase de documento.

En Perú una nota de entrega debe incluir el número de documento oficial de la factura correspondiente y viceversa. El sistema no puede cumplir completamente con este requisito ya que cuando imprime el primer documento no puede decir qué formulario se utilizará para el segundo. Sin embargo, el sistem a puede mostrar el número de documento oficial del primer documento cuando imprime el segundo.

Para incluir el número de documento oficial en un formulario SAPscript por medio de un Símbolo de programa utilice los campos siguientes:

Para más información sobre la actualización de formularios, véase Estilo BC y actualización de formularios.