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Documentación de componente Compensación de tarjetas de crédito Localizar documento en árbol de navegación

Objetivo

La compensación de tarjeta de crédito es un proceso para introducir comprobantes individuales en contabilidad de gastos del viaje. Puede utilizar este proceso para cualquier comprobante individual (facturas de hotel, de restaurante, etcétera) pagado con una tarjeta de crédito. Se pueden utilizar las clases siguientes de tarjetas de crédito:

·        Tarjeta de crédito de la compañía personal con responsabilidad y pago por parte del empleado

·        Tarjeta de crédito de la compañía personal con responsabilidad y pago por parte de la empresa

·        Tarjeta de crédito de la compañía central con responsabilidad y pago por parte de la empresa

La compensación de tarjeta de crédito permite introducir y tratar comprobantes individuales de forma sencilla y eficaz. Además de agilizar el procesamiento, la compensación de tarjetas de crédito ofrece otras ventajas:

·        Los tipos de cambio utilizados son los mismos que los tipos reales utilizados por el proveedor de la tarjeta de crédito.

·        Ya no se requieren el pago y la gestión de los anticipos asociados a viaje. Esto puede disminuir considerablemente los costes de procesamiento.

·        La información adicional útil sobre el servicio utilizado (por ejemplo, hotel, restaurante, etcétera) está a su disposición en un formato estándar. Esto simplifica el proceso de control para la contabilidad de gastos del viaje, y también proporciona información útil para negociar con prestatarios de servicio.

·        El uso de una tarjeta de crédito de la compañía central (presentada a la agencia de viajes) permite que concluya la entrada de gastos completa en gastos de viaje y admite el proceso de verificación de facturas en Gestión financiera.

SAP, por lo tanto, no soporta únicamente la entrada y la liquidación de gastos de viaje sino también los procesos de control y verificación posteriores en Gestión financiera. Puede consultar información adicional sobre las variantes de proceso en las descripciones individuales detalladas.

Integración

Si utiliza la compensación de tarjeta de crédito y la Planificación de viaje SAP, es importante observar que cuando crea un plan de viaje, no se introducen automáticamente los comprobantes esperados en la liquidación de gastos de desplazamiento (creada en el fondo). Si se introducen automáticamente en la certificación de gastos, la ejecución de la compensación de tarjeta de crédito haría que se añadieran de nuevo a la liquidación de gastos de desplazamiento, llevando a la duplicación. Puesto que la compensación de tarjeta de crédito proporciona siempre la información más actual, no debería introducir un valor en la tabla TA22A para clases de comprobante que se asignan a viajes mediante compensación de tarjeta de crédito.

Variantes de proceso

mySAP Finanzas soporta cuatro variantes de proceso diferentes en compensación de tarjeta de crédito:

Tarjeta de crédito de la compañía personal con liquidación mediante cuenta de banco privada del empleado

Tarjeta de crédito de la compañía personal con liquidación mediante cuenta de banco privada del empleado y cuenta de la empresa central para los gastos de viaje autorizados (pago repartido)

Tarjeta de crédito de la compañía personal con liquidación mediante cuenta de banco de empresa central

Tarjeta de crédito de agencia de viajes central con liquidación mediante cuenta bancaria de empresa central

Condiciones previas

Para poder utilizar la compensación de tarjeta de crédito, sin tener en cuenta la variante de proceso seleccionada, necesita satisfacer los requisitos siguientes: Se listan las parametrizaciones de Customizing especiales para las variantes de proceso individuales correspondientemente en cada una de las descripciones de variante de proceso.

·        Requisitos de las tarjetas de crédito

¡        La moneda de cálculo de gastos del viaje del empleado debe corresponder con la moneda utilizada para la liquidación de tarjeta de crédito.

¡        El proveedor de tarjeta de crédito debe proporcionar los datos en un formato estándar definido por SAP y las compañías de tarjeta de crédito.

·        Requisitos de Customizing generales en la Gestión de viajes

¡        Se debe activar la característica CCC de la unidad organizativa correspondiente en la característica TRVPA.
Actividad: Configuración de la característica TRVPA para los parámetros de gastos de desplazamiento.
Vista: Actualizar característica TRVPA: Árbol de decisión

¡        Debe verificar si se actualiza un código para su compañía de tarjeta de crédito.
Actividad: Actualizar tabla de compañía de tarjeta de crédito
Vista: Definir compañías de tarjeta de crédito

¡        Verifique que se asigna una clase de gasto de viaje interna a cada clave de transacción de tarjeta de crédito y que se ha definido también la clase de proceso apropiada.
Actividad: Definición de una tabla de asignaciones para la compensación de tarjetas de crédito.
Vista: Asignar transacciones de tarjeta de crédito a clases de gastos de desplazamiento.

Proceso de compensación de tarjeta de crédito

El diagrama siguiente muestra el proceso de compensación de tarjeta de crédito para la variante de proceso 1, (liquidación de gastos de tarjeta de crédito que utilizan una tarjeta de crédito de la compañía personal reembolsada mediante la cuenta de banco privada del empleado (responsabilidad de empleado). Los números representan:

·        Los segmentos de proceso individual para la compensación de tarjetas de crédito

Los segmentos de proceso (4) y (5-7) se llevan a cabo en Gestión de viajes, mientras que los segmentos de proceso (2), (3) y (8) son procesos externos.

·        El tiempo de ejecución idóneo de los segmentos de proceso individuales en el proceso empresarial global.

 

Este gráfico es explicado en el texto respectivo

La compensación de tarjetas de crédito se inicia cuando el empleado paga un comprobante individual de 500 EUR (por ejemplo, una factura de hotel) con una tarjeta de crédito (1).

El prestatario de servicio (por ejemplo, el hotel) factura a la empresa de tarjeta de crédito la operación pagada con la tarjeta de crédito (2).

Periódicamente, la empresa de tarjetas de crédito elabora un informe con las transacciones de los empleados mediante un intercambio de soporte de datos (3). La empresa importa a continuación las transacciones de tarjeta de crédito en SAP Gestión de viajes mediante la función de compensación de tarjeta de crédito.

Después de que el empleado regresa del viaje, introduce su liquidación de gastos de desplazamiento y cualquier información adicional del viaje sobre la certificación o sobre los comprobantes de tarjeta de crédito preliminares. El empleado no puede introducir manualmente comprobantes individuales para partidas pagadas con una tarjeta de crédito (4).

A continuación, tienen lugar los pasos siguientes en la empresa:

Después de que haya importado el fichero de transacción de tarjeta de crédito, la empresa autoriza (5) la liquidación de gastos de desplazamiento, transfiere la información a la Gestión financiera (6) y reembolsa los gastos efectuando un pago a la cuenta bancaria personal (7) del empleado. Este proceso se muestra en Proceso de gestión de viajes global.

La empresa de la tarjeta de crédito carga el importe en la cuenta bancaria del empleado (8).

Véase también:

Tratamiento de transacciones de tarjeta de crédito

 

 

 

 

 

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