Escenario FI - Procedimientos de final del período 

Objetivo

Este capítulo trata sobre las consecuencias del final de período contable para una organización o para empresas con centros ubicados en múltiples husos horarios.

Condiciones previas

Puede encontrarse ante una de estas situaciones:

...

       1.      Empresas ubicadas en múltiples husos horarios.

       2.      Entidades distintas dentro de una organización (por ejemplo, con centros ubicados en husos horarios distintos).

Ambas situaciones exigen que tenga en cuenta determinados factores relacionados con los procedimientos de final del período para minimizar las repercusiones del cambio de período en todas las ubicaciones.

Flujo de procesos

Tenga en cuenta los siguientes puntos al definir los procedimientos de final del período:

...

       1.      Fecha del sistema:¿Cuál es la fecha del sistema? ¿Qué usuarios tienen una hora local que es la misma que la de la fecha de sistema? ¿Qué usuarios tienen una hora local distinta a la del sistema?

       2.      Función de husos horarios:Si no se activa la función de husos horarios, la fecha que se propone por defecto al tratar transacciones de tratamiento es la fecha de sistema. Para muchos de los usuarios que dependen de la estructura de su empresa, esta fecha por defecto puede estar situada en un período contable equivocado. Si activa la función de husos horarios, el sistema utiliza la fecha local del usuario que introduce la operación (según está definido en el registro maestro del usuario) como fecha. Sus procedimientos de final del período pueden ser distintos en función de si ha activado los husos horarios. Si no ha activado la función de husos horarios, quizás deseará hacerlo a partir del análisis de final del período.

       3.      Ubicación del centro: Si tiene distintos centros en una sociedad, ubicados en varios husos horarios, sus procedimientos para final de mes deberán considerar los diferentes horarios de funcionamiento de los centros para minimizar el posible tiempo de inactividad de determinadas ubicaciones hacia finales del período.

       4.      MM cerrar período: Si tiene centros dentro de una sociedad ubicados en husos horarios alejados, la determinación del momento de cierre del período MM es más compleja. Para información sobre los medios de reducción del bloqueo de material durante la ejecución del cierre del período MM, véase Escenario MM - Cierre de período.

       5.      FI cerrar período: Los períodos contables de FI se determinan mediante la variante del ejercicio relacionada con la sociedad. Puede abrir/cerrar períodos contables a partir de la hora local de una sociedad si define una sola variante de ejercicio para cada sociedad. Pueden utilizarse autorizaciones para evitar contabilizaciones no solicitadas en períodos abiertos distintos del período actual.

       6.      Operaciones multisociedad/entre centros: Todas las operaciones multisociedad en R/3 actualizan las sociedades participantes con la misma fecha de contabilización. La determinación de la fecha de contabilización depende de varios factores, como la clase de operación y si se utiliza la funcionalidad de huso horario o no. Si trabaja con sociedades en husos horarios distantes, es posible que quiera hacer un seguimiento de las contabilizaciones multisociedad. Para notificar la contabilización de documentos multisociedades entre fechas especificadas, siga este acceso vía menús.

¡        Desde el menú principal SAP, seleccione Finanzas ® Gestión financiera ® Libro mayor ® Documento ® Operación multisociedad ® Visualizar.

¡        Seleccione Lista.

¡        Introduzca el intervalo apropiado de fechas de contabilización u otros criterios.

¡        Seleccione EJECUTAR.

       7.      Bloqueo de la operación– Para trabajar en un entorno en el que cada centro/ubicación tiene su propio sistema, puede bloquearse el procesamiento de un período basado en la hora local de la ubicación. Si varios emplazamientos situados en husos horarios distintos trabajan con la misma hora de sistema, puede que sea necesario establecer una hora de bloqueo en la hora del sistema para minimizar el riesgo de error contable. La función de huso horario permite que los usuarios trabajen con sus horas locales en vez de trabajar con la hora del sistema. Con la función de huso horario puede prescindirse de establecer una hora de bloqueo centralizada para el cierre del período.

Resultado

Si trabaja con varias entidades en husos horarios distantes, debería analizar exhaustivamente el momento adecuado para abrir/cerrar la contabilización. Debería analizar distintos factores, incluidos los mencionados anteriormente.