Inscribir participación 
Utilización
Esta función le permite inscribir participantes para eventos y, al mismo tiempo, grabar datos de facturación y asignación de costes relevantes (clase de liquidación, tasas, etcétera).
Condiciones previas
Para la facturación:
· La integración entre la Gestión de eventos y Ventas debe estar activa y deben haberse realizado todas las parametrizaciones relevantes para la facturación.
· Debe existir una dirección para el participante.
· El registro maestro de cliente debe estar en el área de ventas del evento. De lo contrario, se debería haber creado un cliente esporádico y haber grabado allí la dirección para el participante.
Para la imputación interna de actividad:
· La integración entre la Gestión de eventos y la Contabilidad de costes debe estar activa y se deberían haber actualizado todas las parametrizaciones relevantes para la imputación de actividad.
· La asignación de centro de coste del participante debe actualizarse
· Se deben actualizar el centro de coste receptor y el centro de coste emisor y/o todos los objetos de imputación (centro de coste/pedido/elemento PEP o proyecto) y deben estar en la misma sociedad CO.
· La clase de actividad para la participación de evento debe actualizarse
Características
· Es posible efectuar inscripciones para eventos planificados y fijados, tanto internos como externos. No es posible hacer inscripciones para eventos que están cancelados o bloqueados, o que tienen un indicador de historial.
· Es posible efectuar inscripciones individuales para participantes individuales (persona, usuario, persona externa, candidato o persona de contacto) e inscripciones en grupo para un grupo de participantes (empresa, unidad organizativa, cliente o interesado).
· Puede hacer inscripciones de lista. Mediante la función de inscripción con listas, se pueden inscribir varios participantes a la vez para un evento o un participante para varios eventos a la vez.
· Puede crear participantes o datos de participante adicionales cuando inscriba.
· Cuando reserve participantes, registre todos los datos de facturación y asignación de costes relevantes que se requieren más adelante para liquidar tasas de participación.
· Tiene la opción de transferir automáticamente los datos de liquidación guardados para el tipo de participante al que pertenece el participante.
En este caso, la facturación y los datos de imputación, así como la asignación de centros de coste guardados para el tipo de participante se transfieren al participante que se inscribe (en el Customizing para Gestión de eventos en Operaciones diarias ® Inscribir ® Especificar control del tipo de participante.
· Alternativamente, puede modificar los valores especificados para el tipo de participante o las especificaciones adicionales y crear notas para un participante concreto. Puede hacerlo desde la ventana de diálogo que aparece cuando selecciona Información de informaciones y pagos.
Si desea liquidar las tasas de participación con la tarjeta de crédito, especificar funciones de interlocutor diferentes para facturar o repartir costes a objetos de imputación múltiple en la imputación de actividad, deberá seleccionar Información de inscripciones y pago ya que esta función le ofrece una ventana de diálogo para registrar estos datos.
· Se cancelan las inscripciones en lista de espera para eventos fijados de este tipo
· Se borran las reservas anticipadas de un participante para el tipo de evento
· La cantidad de participantes en el evento se actualiza automáticamente
· Las inscripciones tienen asignado automáticamente el mismo status que el evento para el cual se hacen
· Si está activada la integración con Gestión de tiempos, los correspondientes registros de participación en Gestión de tiempos se actualizan cuando se inscribe el tipo de participante Persona.
Actividades
...
1. Seleccione un evento registrando una tabla horaria y un tipo de evento o, alternativamente, en el menú dinámico de participación seleccionando el evento requerido.
2. Registre el participante que quiera inscribir. Puede crear participantes que no existen todavía en el sistema o modificar los datos de participante cuando ejecute la función Inscribir.
3. Especifique la prioridad de inscripción. La prioridad de inscripción especifica si un participante obtiene un lugar en la lista de participantes o no. Cuando se efectúa una inscripción, el sistema lleva a cabo una verificación de capacidad para ver cuántos participantes pueden inscribirse en el evento. Se aplican las restricciones siguientes:
¡ Una vez alcanzada la capacidad óptima, sólo son posibles inscripciones con prioridad obligatoria
¡ Una vez alcanzada la capacidad máxima, sólo son posibles inscripciones en lista de espera
Véase también: Prioridad de inscripción
4. Seleccione Información de inscripciones y pagos y, en la ventana de diálogo Tasas y asignación, registre los datos de liquidación relevantes y, cuando sea relevante cree notas para la transacción. Alternativamente, seleccione sencillamente Inscribir.
5. Se realizan las verificaciones de participante. El sistema verifica si el participante está disponible durante el período del evento. Esta verificación se lleva a cabo para todos los tipos de participantes. Además se realizan verificaciones específicas para inscripciones en grupo e individuales, tales como verificaciones para asegurar que no se ha inscrito a un participante en otro evento al mismo tiempo. Según el resultado de la verificación, ocurre lo siguiente:
...
a. Se reserva automáticamente al participante para el evento.
c. No puede inscribir al participante si se visualiza un mensaje de error.
Véase también:
Inscripción de participantes múltiples para un evento
Inscripción de un participante para eventos múltiples