Este programa crea una lista de todos los comprobantes de gastos realizados en viajes al extranjero para los que la empresa posiblemente pueda reclamar el IVA soportado ya pagado. Esto es únicamente posible para países con los que el país donde esté domiciliada la empresa tenga acuerdos de IVA soportado.

Los comprobantes pueden seleccionarse según el intervalo de tiempo, país, moneda y clase de gasto. Primero, el sistema crea una lista global donde aparecen todos los comprobantes que coinciden con las condiciones de selección que se hayan especificado, y que tengan el país seleccionado como destino principal o parcial. Como no es posible la asignación exclusiva de comprobantes a un país, será preciso volver a tratar manualmente la lista global y eliminar todos los comprobantes que no correspondan al viaje realizado al país seleccionado.

Para efectuar esta modificación tiene dos opciones:

• Seleccione todos los comprobantes correspondientes de la lista global y utilice la función Comprobantes seleccionados para crear una segunda lista con los comprobantes seleccionados.
• Cree una tabla de Excel a partir de la lista global y efectúe en ella las modificaciones.

El sistema no lleva a cabo la comprobación de autorizaciones en el informe porque el procesamiento está pensado para procesar los datos en masa y no para evaluar los viajes de manera individual.

Para empresas austríacas con código de país AT, el programa selecciona todos los viajes, ya que los viajes al extranjero con duración inferior a cinco horas se consideran viajes nacionales.

Además de las condiciones de selección mencionadas, los comprobantes se pueden incluir en los informes únicamente si sobrepasan un importe mínimo en la moneda que se especifique. El sistema convierte a moneda extranjera los importes de los comprobantes que se hayan especificado para ver si éstos llegan al importe mínimo. Si el comprobante cumple este criterio, el sistema lo incluye en la lista global.

Los importes convertidos de los comprobantes deben ser iguales o superiores al importe mínimo. Supongamos que tenemos dos importes. Uno de 95 FRF (francos franceses) y otro de 85 FRF. Y que el importe mínimo son 30 DEM (marcos alemanes). El tipo de cambio es 1 DEM = 3FRF. Por lo tanto, el comprobante con un importe de 95 FRF se incluiría en la lista global porque cumple con el importe mínimo de 30 DEM (equivalentes a 90 FRF). Sin embargo, no se seleccionaría el comprobante con importe de 85 FRF.