El proceso global puede durar un tiempo relativamente largo siendo el viaje actual el punto principal de este proceso. A continuación figura un ejemplo del proceso en una empresa descentralizada en la que el viajero constituye la figura central. Obviamente también hay otras formas de empresa posibles. Para más información, véase la unidad Papeles en Gestión de viajes.

1. El viajero utiliza el Sistema R/3 para presentar una solicitud de viaje al superior relevante. La solicitud de viaje facilita información al superior, como, por ejemplo, la fecha, el lugar de destino y el propósito del viaje, el transporte y los alojamientos necesarios, el anticipo solicitado y los costes estimados del viaje.

Véase también: Solicitud de viaje (Gestor de viajes), Status del viaje (otros escenarios de entrada)

2. El superior puede autorizar la orden, devolverla para correcciones o rechazarla.

Véase también: Autorizar la solicitud de viaje (Gestor de viajes), Autorización de viajes

3. Si se solicita un anticipo y se autoriza, hay las opciones siguientes para el pago:

Pago en efectivo a cargo de la caja

Pago por cheque

Transferencia bancaria a la cuenta bancaria del empleado (mediante ISD)

Transferencia de los importes de pago a la Gestión financiera

Sin embargo, los importes pagados en los primeros tres casos también se transfieren para la contabilización a la Gestión financiera.

Véase también: Escenarios de pago adelantado

Planificación del viaje

4. Después de que se haya autorizado una solicitud de viaje, el viajero determina la prestación de servicios de viaje disponibles (el vuelo, el hotel, el alquiler de coches; en Alemania también el tren) en un plan de viaje y los reserva en modo interactivo en el Sistema R/3. La reserva tiene lugar mediante un sistema global de distribución (GDS) que se debe conectar con el Sistema R/3. Durante la selección y la reservación de la prestación de servicios, el sistema verifica la consistencia de las entradas con las políticas de viaje de la empresa, que se guardan en el Customizing de la Gestión de viajes. Al mismo tiempo durante la reservación el sistema tiene en cuenta cualquier tarifa específica de la empresa y cualquier acuerdo de rappel.

Véase también: Planificación del viaje, Escenarios de entrada de planificación del viaje

5. Cuando el viajero ha registrado el plan de viaje, se introduce la clase de reservación (PNR) en la cola de procesamiento de la agencia de viajes que está conectada con la empresa. La agencia de viajes verifica la corrección y la consistencia de la reserva.
6. Si se realizan modificaciones en la reservación fuera del Sistema R/3, se transferirán al Sistema R/3 en un proceso de sincronización.

Véase también: Sincronización entre la planificación del viaje de SAP y el sistema de reserva

7. La planificación del viaje también se transfiere al superior relevante para su autorización. Tan pronto como el superior haya autorizado el plan de viaje, la agencia de viajes puede emitir el billete y los documentos de viaje y enviarlos al viajero.

Véase también: Proceso de autorización de planificación del viaje

Gastos de desplazamiento

8. Una vez realizado el viaje, el viajero concluye su informe de gastos de desplazamiento, aportando todos los datos y documentos necesarios. El sistema somete a consideración todas las especificaciones legales y específicas de la empresa guardadas en el Customizing y verifica la consistencia de las entradas con estas especificaciones.

Véase también: Liquidación de gastos de desplazamiento, Entrada de datos del viaje (Liquidación de gastos de desplazamiento)

9. El departamento de gastos verifica el informe de gastos de desplazamiento así como los documentos originales y los comprobantes. A continuación, el informe de gastos de desplazamiento se remite a un superior para que dé su autorización. Dicha persona podrá liberar el informe para la liquidación.

Véase también: Autorización de viajes

10. Una vez concedida la autorización, se liquida el viaje en el Sistema R/3: El sistema determina el resultado de la liquidación del viaje y el importe de reembolso a partir de la reglamentación de viajes establecida para el viajero en cuestión. Para determinar el importe de reembolso, se puede seleccionar entre el reembolso de porcentaje global y el reembolso según comprobantes individuales de manutención, alojamiento y costes del viaje; para las categorías restantes, el reembolso se deberá utilizar a partir de comprobantes individuales.

Véase también: Liquidación de viajes

11. Los resultados de la liquidación del viaje están preparados para adaptarse al método de pago seleccionado y se ponen a disposición de los componentes correspondientes (Gestión financiera, Cálculo de nómina, Control presupuestario de Controlling) con la info adicional correspondiente.

Véase también: Transferencia a Finanzas, Transferencia a Cálculo de la nómina HR, Transferencia al intercambio de soporte de datos (ISD)

12. Acto seguido se podrá efectuar el pago de importes de reembolso tal y como se detalla a continuación:

En cheque

Mediante Cálculo de la nómina

Mediante la Gestión financiera

Por transferencia bancaria a la cuenta bancaria del empleado (mediante ISD)

Sin embargo, el resultado de la liquidación del viaje siempre se transfiere a la Gestión financiera para su contabilización. La transferencia de los importes a Controlling se efectúa a través de la Gestión financiera.

13. El viajero recibe una liquidación de gastos de desplazamiento con los datos del viaje relevantes y los resultados de la liquidación correspondientes.