En el sistema, puede representar procesos empresariales previos a la venta mediante las funciones para peticiones de ofertas y ofertas. Las peticiones de oferta y las ofertas dirigidas al cliente se pueden registrar y supervisar.

Por ejemplo, un cliente le consulta si usted tiene un producto determinado en almacén, cuánto vale o si el producto estará disponible en una fecha determinada. Por lo tanto, la consulta es una petición que hace el cliente para que le facilite una oferta de ventas.

Una oferta proporciona al cliente una oferta legalmente vinculante para la entrega de un producto o la ejecución de un servicio con ciertas condiciones fijas.

Los datos que almacena en las consultas de ventas constituyen la base de los documentos posteriores y, si lo desea, del análisis de ventas.

Crear y actualizar esta clase de datos puede ser útil, por ejemplo, en las siguientes circunstancias:

• Si desea evaluar la gestión previa a la venta con informes y análisis. Por ejemplo, desea comparar el valor de una oferta con el valor de los pedidos de cliente y las facturas posteriores y, después, evaluar la eficacia de su proceso de planificación. O si desea evaluar el porcentaje de éxito de la conversión oferta-pedido de un vendedor o un grupo de vendedores

• Si su organización de ventas tiene negocios con departamentos gubernamentales o grandes empresas e instituciones que piden regularmente licitaciones y solicitudes de propuestas. Desea grabar el ciclo de ventas completo

• Su organización de ventas vende una amplia gama de productos de bajo valor (por ejemplo, productos de consumo con un gran volumen de ventas) pero desea fijar ciertos datos para la fase previa a las ventas si está negociando pedidos abiertos grandes

• Las clases de documento de consulta de ventas correspondientes

• La cláusulas condicionales de copia para el flujo de documentos

• Los datos maestros para posiciones alternativas (determinación de material)

En el Customizing de Comercial actualiza las clases de documentos y las cláusulas condicionales de copia. Si desea más información sobre estas funciones, consulte la Guía de implementación en modo interactivo.

Las consultas de venta le permiten introducir y almacenar toda la información importante relacionada con las ventas que utiliza durante la gestión de pedidos. Las consultas que no son complicadas pueden introducirse rápidamente en la pantalla de entrada inicial. La consulta puede introducirse desde cero o copiarse. Por ejemplo, cuando el cliente decide que desea una oferta firme, puede copiar una petición de oferta introducida previamente en una oferta.

Las peticiones de oferta y las ofertas registradas en el sistema pueden visualizarse y evaluarse en una lista. Puede utilizar criterios de selección para limitar la lista que le facilitará una visualización y un tratamiento selectivos. Para el análisis, puede hacer un listado con todas las ofertas gestionadas en los últimos seis meses y examinar las que fueron rechazadas y los motivos del rechazo.

Puede actualizar una fecha de validez en las consultas de ventas que defina cuándo se debe haber contestado a la consulta. A continuación, se pueden supervisar y evaluar los documentos según su fecha de validez, lo que le permite evaluar las consultas a tiempo. De esta forma, puede planear e implementar las actividades siguientes necesarias según la fecha tope.

En vez de un número de material también puede introducir una descripción de texto del material si, por ejemplo, no puede asignar los materiales a una llamada de cliente inmediatamente.

En una oferta para un material, puede ofrecer al cliente varias opciones con diferentes condiciones para la determinación del precio y plazos de expedición. Si la oferta da lugar a un pedido de cliente, puede seleccionar una posición alternativa de acuerdo con las necesidades de cliente.