Diese Funktion ermöglicht die Rückerstattung einer als Anzahlung gebuchten Belegposition. Hierfür erstellt das Programm einen Beleg, der anschließend mit dem Zahlungsprogramm ausgezahlt werden kann.

Die Customizingeinstellungen für die Funktion Anweisung zur Erstattung müssen gepflegt worden sein.

Damit Buchungen mit dem Sonderhauptbuchvorgang, den Sie für die Anweisung zur Erstattung eingerichtet haben, vom Zahlungsprogramm selektiert werden, müssen Sie in der Konfiguration des Zahlungsprogramms bestimmen, dass es Buchungen auf Debitoren mit diesem Kennzeichen berücksichtigt.

Der Einstiegsposten muss als offene Anzahlung oder als offene Debitorengutschrift vorliegen.

Das Programm leitet automatisch die Personen- und Bankdaten aus den Stammdaten des Personenkontos ab. Wenn im betreffenden Stammsatz die Eingabe eines individuellen Regulierers aktiviert ist, können Sie die Bankdaten ändern. Hierfür wählen Sie auf dem Eingabebild der Funktion Erstatten die Funktion Anschrift/Bankdaten.

SAP stellt einen User-Exit (Erweiterung FMITPOSM, Komponente EXIT_SAPLFMITPOMP_801) zur Verfügung. Darin können Sie ausprogrammieren, ob die eingegebene Kontonummer den von Ihnen vorgegebenen Plausibilitätskriterien genügt.

Beim Sichern bucht das Programm den Beleg. Es bucht vom Sonderhauptbuchvorgang "Anzahlung" auf den speziell für die Erstattung eingerichteten Sonderhauptbuchvorgang um. Falls Sie im Customizing des Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung den automatischen Belegdruck aktiviert haben, druckt das Programm beim Sichern automatisch den Erstattungsbeleg.

Der Ausgleich des Einstiegspostens erfolgt nur dann, wenn der volle Betrag erstattet wurde. Falls Sie einen geringeren Betrag erstatten, nimmt das Programm keinen automatischen Ausgleich vor.

Das Zahlprogramm selektiert die offenen Posten mit diesem SHB-Kennzeichen und schreibt den Posten in die Ausnahmeliste, da durch die Buchung der Erstattung automatisch eine Zahlsperre gesetzt wird. Der für den Zahllauf zuständige Sachbearbeiter muss die Zahlsperre aufheben, damit die Auszahlung durchgeführt wird.

Diese Funktion rufen Sie auf im SAP Menü über Rechnungswesen ® Public Sector Management® Haushaltsmanagement ® Buchung ® Zusätzliche Funktionen Verwaltungen Deutschland ® Werkzeuge ® Kasse ® Zahlungsumbuchung.