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Verwendung

Sie haben die Möglichkeit, Fragenkataloge in Anwendungen wie z.B. MS Excel oder MS Word zu exportieren, Katalogeinträge dort zu bearbeiten und dann wieder zu importieren. Auf diese Weise können Sie Katalogeinträge bequem und einfach anlegen, ändern oder übersetzen.

Im folgenden wird beispielhaft der Export bzw. Import eines Fragenkatalogs in MS Excel beschrieben.

Voraussetzungen

Exportieren des Fragenkatalogs

  1. Wählen Sie im Menü der Arbeitsmedizin Grunddaten ® Fragebogen ® Fragenkatalog bearbeiten.

    2. Sie gelangen auf das Einstiegsbild für Fragenkataloge.

  2. Stellen Sie den Cursor auf den gewünschten Fragenkatalog und wählen Sie Bearbeiten ® Export/Import ® Fragenkatalog exportieren.

    3. Sie gelangen auf das Dialogfenster Textsprache wählen.

  3. Wählen Sie die Sprache aus, in der Sie den Fragenkatalog exportieren möchten, vorausgesetzt, der Fragenkatalog ist in dieser Sprache im System vorhanden.

    4. Hinweis

    Wenn Sie das Kennzeichen Spaltenüberschrift aktivieren, erhalten Sie in der Excel-Datei eine Überschrift zu jeder Spalte, die insbesondere für das Anlegen neuer Katalogeinträge hilfreich ist. Beachten Sie, daß Sie die Zeile mit der Spaltenüberschrift vor dem Import wieder löschen müssen.

  4. Wählen Sie Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt.

    5. Sie gelangen auf das Bild Fragenkatalog exportieren, auf dem eine Übersicht der zu exportierenden Katalogeinträge angezeigt wird.

  5. Wählen Sie Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt, um eine lokale Datei auf Ihrem PC zu erzeugen.
  6. Wählen Sie das Format aus, in dem Sie den Fragenkatalog exportieren möchten, und dann Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt.
  7. Geben Sie ein Verzeichnis sowie einen Namen der Datei an und wählen Sie Übertragen.

    8. Die Datei befindet sich nun in diesem Verzeichnis und unter dem gewählten Dateinamen auf Ihrem PC.

  8. Öffnen Sie die Datei mit MS Excel und bearbeiten Sie sie.

Importieren des Fragenkatalogs

Sie befinden sich in der Anwendung MS Excel.

  1. Falls vorhanden, löschen Sie die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften.

    2. Das Dokument muß für jeden Katalogeintrag eine Zeile mit folgender Struktur und folgenden Informationen enthalten.

    Tabellen-feld

    Nummer des Fragenkatalogs

    Katalog-gruppe

    Nummer des Katalog-eintrags

    Nummer des Kriteriums

    Katalog-eintragstyp

    Antworttyp

    Quellsprache

    Fragentext

    Länge

    3

    2

    5

    3

    2

    2

    1

    255

    Typ

    NUMC

    NUMC

    NUMC

    NUMC

    CHAR

    NUMC

    LANG

    CHAR

    Achtung

    Damit der Import fehlerfrei verläuft, muß in der ersten Zeile der ersten Spalte des Dokuments der erste Katalogeintrag stehen.

  2. Speichern Sie die bearbeitete Datei auf Ihrem PC mit dem Dateityp 'Text (Tabs getrennt) (*.txt)' und schließen Sie die Anwendung.
  3. Wählen Sie im SAP-System im Einstiegsbild für Fragenkataloge Bearbeiten ® Export/Import ® Fragenkatalog importieren.

    4. Sie gelangen auf das Dialogfenster Fragenkatalog importieren.

  4. Wählen Sie die Sprache, in der die Katalogeinträge im SAP-System abgelegt werden sollen.
  5. Wählen Sie den Fragenkatalog, dem die Katalogeinträge zugeordnet werden sollen.

    6. Hinweis

    Es werden nur die Katalogeinträge übernommen deren Nummer des Fragenkatalogs mit der Nummer des ausgwählten Fragenkatalogs übereinstimmen.

  6. Wählen Sie den Status, den die importierten Katalogeinträge haben sollen.
  7. Wählen Sie die Datei von Ihrem PC und dann Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt.

    8. Hinweis 

    Das Format ist auf Datentabelle ASCII mit Spaltentabulator voreingestellt und kann nicht verändert werden.

    Sie gelangen auf das Bild Fragenkatalog importieren, auf dem eine Übersicht der importierten Katalogeinträge angezeigt wird.

  8. Markieren Sie die Katalogeinträge, die Sie übernehmen möchten, und wählen Sie Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt Übernehmen.

Ergebnis

Die von Ihnen bearbeiteten Katalogeinträge wurden in das SAP-System importiert und können dort weiter bearbeitet werden.

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