ユーザに使いやすい作業環境を提供するためには、テキストの形式についての明確なガイドラインも作成する必要があります。開発者は、用語の選択時、オブジェクトとアクションとで構成されるプルダウンオプションのテキストの形成時、あるいは各種メッセージの作成時などのさまざまな段階においてこのガイドラインに従う必要があります。

できるかぎり、ユーザが理解できる用語を使って下さい。

ワード“人事番号”をのぞき、用語の最後のワード“番号”は省略できます。例えば、“得意先番号”ではなく“得意先”とすることができます。

“キー”や“区分”などの接尾辞は、その項目の内容を示すうえで必要なときだけ用います。

問いは、肯定の疑問文として下さい。

良い例： データを保存しますか？

悪い例： データを保存しませんか？

例外：短いフレーズが続けていくつも現れるときは（プルダウンメニューの中など）、操作を示す部分、つまり動詞をつねに先頭に書いて下さい。

良い例： 入力（勘定コード）

メッセージは、できるだけ 正確に作成して下さい。現在の状況を明確な語で記述して下さい。

否定の暗黙的な言い回しは避け、命令調にならないようにして下さい。具体的には、“かもしれません”、“しなくてはなりません”、“すべきです”、“間違い”、“不正”、“不完全”“許可されません”などの不明瞭で命令的な言葉は避けて下さい。

ユーザのタスクに対して適切で理解しやすい用語を用いてください。システム操作に関する技術的な内容のメッセージは避けて下さい。

簡潔、明快な構造の構文を使い、それぞれ完結した文で構成して下さい。冠詞は省略できますが、補助動詞は必要です。また、できるかぎり現在形を用いて下さい。