Exemple : regroupement de relances de contrat de location 
Exemple : regroupement de relances de contrat de location
Point de départ
Vous voulez relancer plusieurs postes non soldés dans un contrat de location en tant que solde total et :
Vous devez également décider comment relancer un poste pour un rapprochement partiel (encaissement) et comment éviter d’envoyer une relance au client.
Procédure
Pour représenter ce scénario, procédez comme suit :
Relance de postes non soldés dans un solde total
Définissez une clé de regroupement et affectez-lui les locataires débiteurs.
Vous pouvez définir le regroupement de relance dans les valeurs par défaut situées dans le paramétrage pour la création automatique de clients (Customizing des Biens immobiliers) : Immobilier R/3 ® Données partenaire ®
Gestion des partenaires commerciaux ®
Options pour la création automatique de clients.
Le cycle de relance détermine le niveau de relance pour chaque contrat et met à jour le niveau de relance le plus élevé fixé pour ce contrat.
Rapprochement partiel de postes relancés
Si un paiement partiel est effectué pour un poste relancé, vous pouvez enregistrer le paiement de la manière suivante :
Cas A : Les postes non soldés sont rapprochés et de nouveaux postes sont créés |
Cas B : Les postes non soldés ne sont pas rapprochés et un paiement d’avances pour le montant de l’encaissement est créé |
Vous créez une nouvelle créance qui n’a pas encore de niveau de relance. Vous pouvez généralement transférer (manuellement) le niveau de relance de la créance précédente ultérieurement.
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Créez un nouveau poste non soldé (au crédit) pour l’ancien poste non soldé (avec un niveau de relance). Le nouveau poste non soldé représente exactement les habitudes de paiement du locataire :
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Vous pouvez consulter plus facilement l’historique lorsque les postes ne sont pas encore soldés. Vous pouvez voir que le locataire a effectué un paiement (vous pouvez mentionner ce paiement dans la relance pour éviter des critiques de la part locataire et d’une cour de juridiction) : | |
Pas d’envoi de la relance
Si une relance ne doit pas être envoyée, nous vous conseillons d’activer un blocage de relance dans l’en-tête de la relance du cycle de relance en cours (si vous voulez définir un blocage de relance permanent pour un contrat de location, paramétrez-le dans les données de base).
Le contrat ou le client n’est pas relancé dans le cycle de relance actuel et le niveau de relance n’est pas mis à jour dans la fiche client ou dans les postes. Le niveau de relance valable est celui qui résulte de l’exécution précédente.
Pendant le cycle suivant, les postes sont automatiquement relancés avec le niveau de relance suivant.
La relance en janvier se traduit par le niveau de relance 1.
La relance en février conduit au niveau de relance 2. Toutefois, si un blocage de relance est activé, aucune relance n’est envoyée et le niveau reste sur 1.
La relance en mars se traduit par le niveau de relance 2.
Dans ce cas, le système standard ne prend pas en charge le transfert automatique des niveaux de relance, car la vérification du niveau de relance relevé n’est pas toujours possible (si, par exemple, les postes d’origine sont déjà archivés).
Nous conseillons de procéder aux enregistrements selon la manière décrite dans le cas B. Évitez le cas A en raison d’une perte importante d’informations (d’où vient la créance supplémentaire d’origine ?/Quand était-elle due ?/Comment est-elle relancée ?).