La structure de la fiche article permet de gérer les stocks d'un article en valeur au niveau de la division ou de la société et en quantité jusqu'au niveau du magasin. Dans certaines conditions, il peut être nécessaire de créer des subdivisions supplémentaires pour un article donné et de gérer des lots.

Il n'est pas toujours possible de garantir une similitude absolue des caractéristiques de certains articles en production. Vous ne pouvez pas, par exemple, garantir qu'une certaine couleur aura toujours la même teinte. Des différences mineures entre les lots de fabrication sont parfois inévitables. C'est pourquoi il est nécessaire d'identifier de façon univoque les lots de fabrication d'un même article et de les gérer séparément dans l'inventaire.

Les articles (comme les produits pharmaceutiques) qui exigent une identification extrêmement précise sont identifiés et gérés en stock non seulement d'après leur numéro d'article, mais aussi d'après leur numéro de lot.

La gestion des lots permet de traiter comme des entités distinctes tous les lots de fabrication, qu'ils proviennent de la fabrication interne ou des fournisseurs.

Elle peut, par ailleurs, être complétée avec la gestion de l'état des lots.

Pour pouvoir gérer des lots d'un article en stock, vous devez d'abord le préciser dans la fiche article pour la division concernée. Pour ce faire, vous devez activer le code de gestion obligatoire par lots dans la fiche article (par exemple, dans la vue Achats ou Stockage).

Lorsqu'un article est géré par lots, chaque quantité de cet article doivent être affectée à un lot. Chaque lot de l'article est identifié à l'aide d'un numéro de lot unique, sous lequel il est géré. Ce numéro est saisi par l'utilisateur (attribution externe des numéros) ou attribué automatiquement.

Vous pouvez définir l'attribution de numéros aux lots à différents niveaux :

• uniquement au niveau du mandant pour un article ;
• uniquement au niveau de l'article ;
• uniquement au niveau de la division.

Dans le système R/3 standard, les numéros sont affectés aux articles au niveau de la division.

Pour chaque lot, il existe deux types de données :

• les données générales du lot (par exemple, date de péremption, date de la dernière entrée de marchandises), qui sont définies dans la fiche lot. La fiche lot s'applique à tous les magasins contenant le lot. Aucun stock n'est géré à ce niveau.
• les données de stock, qui sont gérées séparément pour chaque magasin contenant le lot. Par exemple, si le lot C1 d'un article est réparti entre deux magasins, la quantité en stock est contrôlée dans chaque magasin.

La fiche lot ainsi que les données de stock pour le lot sont créées automatiquement lors de la première entrée de marchandises. Ainsi, vous n’êtes pas tenu de créer ces données manuellement.

Toutefois, si pour un lot donné, vous souhaitez définir des données spécifiques, telles que la date de péremption, vous devez gérer manuellement les données de lot.

Les stocks suivants font l'objet d'une gestion distincte au niveau du lot :

• stock à utilisation libre,
• stock non libre,
• stock en contrôle qualité,
• stock bloqué,
• stock en transfert,
• stock de retours bloqués.

Lors de la saisie des mouvements de stock pour des articles gérés par lots, outre le numéro d'article, vous devez préciser le numéro du lot. Si vous ne connaissez pas ce numéro, vous pouvez rechercher le lot à l'aide des caractéristiques requises.