Document d'achat 
Document d'achat
Définition
Un document d'achat est un outil utilisé par le service Achats pour s'approvisionner en articles ou en services.
La liste suivante montre les différents documents d'achat externes disponibles dans le système SAP standard : (Remarque : les demandes d'achat ne sont pas comprises dans cette liste parce qu'elles sont généralement considérées comme des pièces internes utilisées pour les achats et de ce fait, traitées séparément.)
Appel d'offres
Transmet à des fournisseurs potentiels un besoin défini dans une demande d'achat relative à un article ou un service.
Offre
Contient des prix et des conditions fournisseur et constitue la base de sélection du fournisseur.
Commande
Ordre ou instruction adressé par une entité d’achat à un fournisseur (externe) lui demandant de livrer certains articles ou bien d’exécuter certains services ou travaux. Ce document officialise une opération d'achat.
Contrat
Dans le module Achats de SAP, type de « contrat-cadre » ou accord d’achat à long terme
Programme de livraisons
Autre type de « contrat-cadre » ou d'accord d'achat à plus long terme. Les programmes de livraisons permettent d’établir des échéances qui spécifient les quantités achetées, les dates de livraison et éventuellement des horaires précis de livraison sur une période prédéfinie.
Les besoins en articles ou services peuvent être communiqués au système Achats au moyen de demandes d'achat.
Structure
Chaque document d'achat est subdivisé en deux domaines principaux : l'en-tête et les postes individuels. Chaque document a un en-tête et peut contenir plusieurs postes.
L'en-tête inclut les informations relatives à l'ensemble du document
. Les postes spécifient les articles ou les services à acheter . Par exemple, les informations sur le fournisseur et le numéro du document se trouvent dans l'en-tête du document. La désignation de l'article et la quantité de commande sont spécifiées dans chaque poste.Les données supplémentaires fournissent un complément d’informations sur le poste et ne sont pas directement reliées aux données d'approvisionnement du poste
. Elles incluent, par exemple, les données d'imputation (telles que le centre de coûts et le compte général) et l'historique des commandes pour un poste, c’est-à-dire des informations sur les entrées de marchandises et de facture déjà enregistrées qui se réfèrent au poste.
Chaque poste d’un document d'achat représente une unité d’approvisionnement
Comment le système SAP différencie-t-il les documents d'achat ?
Dans le système SAP, le type de document permet de différencier les divers types de document d'achat. Le type de document détermine la tranche de numéros concernée et les zones qui vous sont proposées à des fins de gestion des données, par exemple. Le type de document concerné est indiqué par défaut lorsque vous créez un document d'achat.
Des types de documents sont définis pour les appels d'offres, les commandes et les contrats, par exemple
. Le système SAP standard contient certains types de document . Toutefois, votre entreprise peut également définir les siens.Numérotation des documents d'achat
Un numéro unique est attribué à chaque document
. (Notez que ce « numéro » peut également être un code alphanumérique : voir ci-dessous). Il peut être affecté en interne ou en externe, selon la politique de votre entreprise . L'attribution interne des numéros est effectuée par le système. Lorsque l’attribution des numéros est externe, la personne qui crée le document doit fournir le numéro.