La mondialisation des projets rend essentiel l’échange efficace des informations entre les équipes travaillant sur un même projet avec des environnements techniques et en des lieux différents.

La CEP met à profit la puissance de l'Internet pour les processus de gestion qui impliquent votre entreprise et vos partenaires externes (fabricants, sous-traitants).

L’objectif de la CEP est de faciliter l'échange d'informations et de connaissances entre le responsable d’un projet donné dans votre société, à laquelle on se réfère comme « le propriétaire » et les partenaires externes, auxquels on se réfère comme « les participants », qui sont tous impliqués dans un projet commun, par exemple la pré-budgétisation d'une nouvelle division. Le propriétaire peut sélectionner les documents, les projets et les structures du produit dans le système R/3 et les envoyer via Internet aux participants sélectionnés pour la suite du traitement. Les participants apportent observations et modifications aux objets qui peuvent ensuite être évalués et si nécessaire, transférés dans le système R/3.

Les configurations système suivantes sont requises pour le propriétaire :

• La version actuelle de Open PS pour Microsoft Project (qui peut être obtenue via SAPNet)

Les participants doivent disposer des configurations système suivantes :

• Internet Explorer, version 4,0, ou supérieure (pour Windows 95/98 et NT)
• Pour traiter les structures de projet : Microsoft Project
• Pour modifier les documents, les feuilles de calcul Excel, etc. : Microsoft Office

Les grandes lignes du processus de collaboration :

• Pour chaque tâche du projet, le propriétaire place les objets concernés (définitions de projet, éléments d’OTP, activités, articles, documents, nomenclatures) dans un dossier du système R/3. La gestion de la configuration est utilisée comme outil de traitement.

• Les participants sélectionnés reçoivent alors un e-mail contenant un lien Internet (URL) vers le serveur Internet, leur permettant ensuite de télédécharger le dossier sur leurs PC.

Sylvie Martin, Chef de projet, a besoin que l'équipe travaillant sur le projet et les partenaires fournissant diverses pièces lui transmettent la liste de tous les articles nécessaires dans le projet actuel. Elle crée pour cela dans le système R/3 un dossier dans lequel elle insère une feuille de calcul Excel (avec une vue d'ensemble détaillée des coûts et des dates) ainsi que les spécifications du client. Elle met ce dossier à la disposition de l’équipe collaborant au projet et des partenaires externes qui utilisent Internet.

Ces personnes peuvent ensuite télédécharger le dossier sur leurs ordinateurs personnels, ajouter des données dans la feuille de calcul Excel ou des documents complémentaires décrivant les articles nécessaires, puis rendre le dossier au Chef de projet.

Celle-ci est alors automatiquement informée des modifications et des progressions des dossiers ayant été renvoyés au contrôleur responsable pour révision interne.

Avec son équipe, Sylvie compare les commentaires du contrôleur et ceux des partenaires externes et transfère les données qu'elle juge importantes dans le système R/3.