Cette composante vous permet d'exécuter un inventaire physique des stocks magasins de votre société au titre du bilan. Plusieurs procédures peuvent être mises en œuvre à cet effet.

Le système R/3 permet d'établir un inventaire du stock de l'entreprise et des stocks spéciaux. Notez toutefois que l'inventaire du stock de la société et celui des stocks spéciaux (tels le stock en consignation chez le client, le stock fournisseur en consignation externe ou l'emballage consigné) doivent être traités séparément (dans des documents d'inventaire distincts).

En outre, le stock peut être réparti en types de stock. Dans le système standard, l'inventaire est possible sur les types de stock suivants :

• le stock à utilisation libre dans le magasin ;

• le stock en contrôle qualité ;

• le stock bloqué.

L'inventaire de tous ces types de stock peut être dressé en une seule transaction. Un poste est créé dans le document d'inventaire pour chaque type de stock de l'article à inventorier.

L'inventaire s'effectue au niveau magasin. Un document d'inventaire distinct est créé pour chaque magasin.

Si un article n'existe pas dans un magasin, cela signifie qu'aucun mouvement de stock n'a jamais eu lieu pour l'article dans le magasin. En conséquence, il n’y a jamais eu de stock pour cet article dans ce magasin. L'article n'existe pas au niveau de stock dans le magasin. Aucun inventaire n'est de fait possible pour cet article dans ce magasin.

Il faut bien faire la distinction entre cet article et un article ayant fait l'objet d'un mouvement de stock et dont le stock magasin est actuellement nul. Il faut alors exécuter un inventaire physique, puisque les données de magasin ne sont pas supprimées lorsque le stock magasin est égal à zéro.

Le système R/3 propose les procédures d'inventaire suivantes :

• inventaire à jour fixe ;
• inventaire permanent ;
• Cycle Counting (inventaire tournant) ;
• inventaire par échantillonnage.

Dans le cadre d'un inventaire à jour fixe, tous les stocks de la société sont inventoriés le jour de clôture de l'exercice. Chaque article doit être pris en compte. Durant cette opération, les mouvements de stock sont bloqués dans l'ensemble du magasin.

Dans le cadre d'un inventaire permanent, les stocks sont inventoriés durant la totalité de l'exercice comptable, sans interruption. Il est impératif pour cette procédure de s'assurer que chaque article est recensé physiquement au moins une fois pendant l'année.

Le Cycle Counting est une méthode d'inventaire qui consiste à établir un inventaire à intervalles réguliers durant l'exercice comptable. Ces intervalles (ou cycles) dépendent du code de Cycle Counting défini pour les articles.

L'inventaire physique est lié au système d'information de logistique (SIL). Une fois enregistrés dans le SIL, les écarts d'inventaire sont affichés en quantité et en valeur. Les postes d'inventaire physique sont cumulés au niveau du numéro d'inventaire, de la division, du magasin et de l’article. Si vous avez besoin de plus d'informations détaillées sur les écarts d'inventaire dans le SIL, vous pouvez accéder à la liste des écarts d'inventaire directement à partir du SIL et poursuivre l'analyse au niveau des postes.

L'enregistrement des écarts d'inventaire physique est soumis à des contraintes de dates :

• La période comptable est automatiquement définie durant l'inventaire. Dès lors, il faut rectifier l'écart d’inventaire dans la même période ou dans la période suivante si les enregistrements relatifs à la période précédente sont autorisés.
• L'exercice comptable est déterminé par la définition de la date prévue pour le comptage lors de la création du document d'inventaire. Tous les enregistrements ultérieurs dans ce document doivent s’effectuer dans le courant de l'exercice comptable et/ou dans la première période de l'exercice suivant, sous réserve que les enregistrements relatifs à la période précédente soient autorisés.