Vous pouvez utiliser les feuilles de calcul Excel pour saisir les frais de déplacement professionnel dans la composante applicative pour Internet (CAI) correspondante. Si les feuilles Excel installées ne répondent pas à vos exigences, vous pouvez les modifier (par exemple, en insérant ou en supprimant des zones de saisie). Ce chapitre vous offre une rapide vue d’ensemble des feuilles fournies avec l’installation CAI standard et décrit la manière selon laquelle vous pouvez les modifier.

Lorsque vous installez la CAI Frais de déplacement professionnel sur le serveur Web, les feuilles Excel relatives aux frais de déplacement sont placées avec les fichiers de service PRWW (dans le sous-répertoire 99\SHEETS).

Les feuilles Excel EN_TRIP.xls et DE_TRIP.xls figurant dans le répertoire 99\Sheets s’ouvrent lorsque l’utilisateur clique sur le lien Télédécharger saisie de justificatifs. Nous vous recommandons toutefois de ne pas modifier ces feuilles, car il est beaucoup plus facile de modifier la feuille Excel TRIP_ITS.xls, qui ne possède pas de protection standard. Elle contient des macros supplémentaires qui vous aident à effectuer des modifications et à traduire dans la langue significative, et qui renouvellent la protection avant de l’envoyer à l’utilisateur final.

Lorsque l’utilisateur clique sur le lien Télédécharger saisie de justificatifs, la zone de commande « LOAD » est traitée dans le système R/3. Pendant l’exécution de cette commande, plusieurs appels OLE sont envoyés au serveur spécifié dans le Customizing de destination RFCCOM de la table T706ESS1. Toutes les destinations RFCCOM de la table T706ESS1 sont traitées consécutivement, en prenant en compte un équilibrage simple de la charge entre les différents serveurs. L’appel OLE démarre tout d’abord Excel sur le serveur RFCCOM. Ensuite, les modèles préliminaires spécifiés pour la langue de travail de l’utilisateur sont ouverts (par exemple, DE_TRIP.xls pour l’allemand ou EN_TRIP.xls pour l’anglais). Le répertoire dans lequel la feuille est choisie est déterminé par le paramètre « RAW_TEMPLATE » de la table T706ESS2. Pour accélérer le processus de chargement, vous pouvez copier les dossiers sur le disque dur local (par exemple, dans C:\temp). Une fois la feuille ouverte, toutes les données du Customizing dérivées de la méthode EmployeeTrip.GetOptions sont transférées dans la feuille Excel. Les données y sont enregistrées en arrière-plan et ne peuvent être vues par l’utilisateur. Ces données comprennent les règles de contrôle de données, les valeurs pour les listes de sélection et les règles de gestion d’entreprise pour les justificatifs.

Après l’initialisation, la feuille Excel est protégée et enregistrée dans le répertoire statique du serveur Web sous un nom prédéfini (le matricule de l’utilisateur). Le répertoire dans lequel la feuille est enregistrée est déterminé par le paramètre TEMPLATE de la table T706ESS2. Après que la feuille a été sauvegardée, une page HTML du navigateur Web de l’utilisateur est affichée et le navigateur charge la feuille Excel à partir du serveur Web. Le serveur Web à partir duquel la feuille est chargée est également défini par les paramétrages du Customizing dans la table T706ESS2 (paramètre HTTP_OUT). Les paramètres TEMPLATE et HTTP_OUT font tous deux référence au même répertoire. Le paramètre TEMPLATE spécifie le nom UNC et le paramètre HTTP_OUT le nom URL pour le répertoire.

Lorsque la feuille a été chargée depuis le serveur Web, elle est affichée dans le mandant (dans le navigateur ou une fenêtre Excel distincte). L’utilisateur peut maintenant commencer à saisir des frais de déplacement ou sauvegarder la feuille sur le disque dur local et l’utiliser comme modèle pour la saisie des déplacements.

Après avoir saisi les données, l’utilisateur sélectionne Soumettre. Cette commande lance la macro Excel « Submit_Web » qui extrait les données saisies. Lorsque les données sont extraites de la feuille, elles ne sont pas immédiatement transférées au serveur Web. Elles sont tout d’abord enregistrées dans un dossier sur le disque dur local, sous C:\EmployeeID.htm, où EmployeeID correspond au matricule de l’utilisateur. Ce fichier contient toutes les données saisies dans des zones HTML et des zones de saisie masquées pour le nom d’utilisateur et le mot de passe (le salarié peut être hors ligne entre le moment où la feuille est télédéchargée et celui où les données sont demandées).

Dès que l’utilisateur a saisi le mot de passe et sélectionné Soumettre, le formulaire est transféré au serveur Web. Le service PRWW est lancé et la zone de commande CREA est traitée immédiatement. Toutes les données sont extraites du flux de données HTTP et enregistrées dans la méthode EmployeeTrip.CreateFromData.

Les processus d’initialisation et de demande sont illustrés dans les graphiques suivants :

Lorsque le fichier Excel est créé pour le salarié, la feuille « Lookup_Data » est complétée avec les informations du Customizing pour ce salarié. Cette feuille contient toutes les informations récupérées à partir du système R/3 (par exemple, les catégories de frais et les pays).

Lorsque les données sont saisies, la feuille « Données » enregistre toutes les données du justificatif (en particulier les informations sur les justificatifs supplémentaires). Toutes les autres informations sont enregistrées dans les écrans de saisie significatifs, afin d’éviter d’enregistrer les mêmes informations à différents endroits.

La feuille « Textes » contient toutes les chaînes de caractères de ressource nécessaires pour afficher des messages ou des textes de zone dans la langue appropriée de manière à pouvoir convertir le fichier Excel. Si des messages d’erreur sont nécessaires, la macro « MsgText » (dans le module fonction) est appelée. Elle prend le texte de cette feuille et remplace les variables $v1 à $v3 par les valeurs de zone appropriées ou d’autres textes.

Si l’utilisateur accède au fichier Excel sur le disque dur local ou qu’il l’appelle à partir du navigateur Web, la macro « Auto_open » est exécutée. Cette macro lance les événements « Modifier » (macro « Field_OnChange ») et « Double-cliquer » (macro « Field_OnDoubleClick ») dans l’écran de saisie principal et occulte le bouton Démarrer. (Celui-ci n’est visible que dans les cas où la macro « Auto_open » n’est pas exécutée, comme dans certaines versions antérieures d’Excel).

Le module Excel « Soumettre » comprend le code permettant d’extraire les données saisies dans le fichier Excel et crée un fichier HTML sur le disque dur local. Lorsque les données sont extraites, une chaîne de caractères contenant toutes les instructions HTML nécessaires pour une page HTML complète (par exemple <HTML> <BODY> <...> </BODY> </HTML>) est créée. Dans cette chaîne de caractères, toutes les données saisies sont enregistrées dans des zones HTML masquées (<INPUT TYPE=HIDDEN NAME=xyz VALUE="abc">). Cette chaîne est ensuite enregistrée dans Excel sous le nom de fichier EmployeeID.htm à l’aide de commandes d’E/S standard. Enfin, après la sauvegarde du dossier, la macro « Define_Transfer » est exécutée. Cette macro spécifie le mode de lancement du navigateur standard. (Excel 95 utilise la commande start, NT 4.0 la commande cmd et Windows 3.x le chemin d’accès complet vers le navigateur Web). Le navigateur est ensuite lancé avec la commande Shell et le mode de transfert significatif afin de lancer le fichier récemment créé.

Vous pouvez modifier les modèles de base à l’aide d’Excel 97 (n’utilisez pas les versions antérieures), en commençant par le modèle de conversion (TRIP_ITS.xls). Les modèles de base (par exemple, DE_TRIP.xls et EN_TRIP.xls) peuvent être créés semi-automatiquement par la suite dans le processus à l’aide du modèle de conversion. Ce dernier contient des macros supplémentaires qui peuvent vous aider pendant le processus de modification.

Pour accéder au modèle de conversion, sélectionnez le fichier TRIP_ITS.xls dans la boîte de dialogue « Ouvrir fichier » et appuyez sur la touche MAJUSCULE pendant que vous sélectionnez « Ouvrir ».

Conditions préalables :

1. MS Excel 97 ou une version supérieure est installé.
2. La bibliothèque RFC de SAP Automation est installée.

Comme mentionné auparavant, vous ne devez pas utiliser les feuilles dépendantes de la langue pour modifier la feuille. Utilisez la feuille TRIP_ITS.xls pour effectuer vos modifications, puis recréez les feuilles dépendantes de la langue.

1. Lorsque vous avez fini de modifier le modèle de conversion, vous devez recréer le modèle de base dépendant de la langue. Pour ce faire, procédez comme suit :
2. Sauvegardez la version actuelle de la feuille TRIP_ITS.xls dans le répertoire 99\sheets.
3. Ouvrez le module fonction « xxx_ITS ».
4. Sélectionnez la macro « Traduire ».
5. Sélectionnez la langue appropriée, en paramétrant la variable « Langue » (par exemple, langue = « EN » pour l’anglais).

Les chaînes de caractères sont lues pour la langue sélectionnée à partir du système R/3.

6. Lancez la macro « Traduire ».

Cette macro lit les chaînes de caractères du système R/3 en lançant le module fonction GET_TEXTELEMENT_FOR_SHEET plusieurs fois. Vous pouvez ajouter plus d’éléments de texte à la table T706ESS3 dans les intervalles de nom client X*, Y*, et Z*.

7. Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer le module fonction xxx_ITS afin de sauvegarder la bande passante de transfert lors du transfert vers le PC mandant. Pour supprimer le module, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Supprimer » dans le menu de la boîte de dialogue.
8. Sauvegardez le modèle de base récemment créé dans le répertoire 99\sheets sous le nom [langue]_TRIP.xls, où [langue] correspond au code langue à deux caractères R/3.
9. Rechargez le modèle de conversion et répétez la procédure à partir de l’étape 2 pour toutes les langues que vous voulez proposer sur votre serveur Web.

Cette procédure garantit que les feuilles Excel sont les mêmes dans toutes les langues et fonctionnent de la même manière.

10. Si la variable « RAW_TEMPLATE » de la table T706ESS2 ne correspond pas au chemin sous lequel vous avez enregistré les modèles de base, vous devez envoyer les nouvelles feuilles à tous les serveurs exécutant RFCCOM et les placer dans les répertoires appropriés.

Quand des données sont transférées au serveur Web à l’aide de HTTP Post, vous ne devez pas utiliser plusieurs noms de zone lorsque vous ajoutez des zones à la feuille. Ces noms de zone sont déjà utilisés par le fichier Excel. Le chapitre suivant liste ces noms de zone.

(xxx est un paramètre remplaçable pour le numéro du justificatif significatif, par exemple, RTY012 pour la catégorie de justificatif 12)

(xxx est un paramètre remplaçable pour le poste km significatif, par exemple, MICO012 pour le poste km 12, pays)

(xx est un paramètre remplaçable pour le poste d’étape significatif, par exemple, STFD01 pour la date de début, poste d’étape 1)