Los anticipos representan un tipo de alta para los activos fijos para los que normalmente es necesario capitalizar y documentar en una posición de balance. Por esta razón, las contabilizaciones de anticipos utilizan clases de movimientos especiales y por separado en el Sistema R/3 de SAP.

Deberían contabilizarse las siguientes operaciones en conexión con el anticipo:

• Creación de una solicitud de anticipo
• Contabilización del anticipo
• Contabilización de la factura correspondiente de cierre
• Compensación del anticipo con la factura de cierre

El componente FI-AP (Acreedores) del Sistema R/3 tiene movimientos específicos que permiten la contabilización en los activos fijos correspondientes. Se contabiliza el anticipo efectuado a la cuenta asociada para la Contabilidad de activos fijos ("anticipos capitalizados a activos fijos") y también para una cuenta asociada para cuentas de acreedores ("anticipos realizados a activos fijos"). La cuenta de contrapartida para la cuenta asociada en la Contabilidad de activos fijos es una cuenta de compensación. Para evitar que los anticipos aparezcan dos veces en el balance, debe realizarse un enlace desde la cuenta de compensación a la misma posición de balance que la cuenta asociada en la Contabilidad de activos fijos.

Cuando se recibe la factura de cierre, debe contabilizarse completamente y capitalizarse a un activo fijo. Posteriormente, se debe compensar el anticipo por medio de la factura de cierre. Cuando se compensa el anticipo, el sistema liquida el alta original (los anticipos) en el activo fijo.

Si se crea una solicitud de anticipo con imputación a un activo fijo, el sistema realiza la misma verificación que tiene lugar cuando se contabiliza directamente en un activo fijo. Se puede utilizar la solicitud del anticipo como referencia de contabilización, cuando se contabiliza el anticipo de forma manual. El programa de pagos puede, también, convertirlo automáticamente en una contabilización de anticipo.

Se contabiliza el anticipo efectuado a la cuenta asociada para la Contabilidad de activos fijos ("anticipos capitalizados a activos fijos") y también para una cuenta asociada para cuentas de acreedores ("anticipos realizados a activos fijos"). La cuenta de contrapartida para la cuenta asociada en la Contabilidad de activos fijos es una cuenta de compensación.

Como alternativa a la contabilización en la Gestión financiera, se puede contabilizar el lado del activo fijo de la operación contable sin la contabilización integrada a cuentas de acreedor.

El sistema puede utilizar el programa de pagos en la Gestión financiera para que el sistema contabilice automáticamente los anticipos. Esta opción está a su disposición de forma adicional a la contabilización manual de anticipos en la Contabilidad de activos fijos. Este programa de pagos procesa todas las solicitudes de anticipos en el sistema que se hayan producido y que se hayan marcado previamente. Para obtener más información sobre el tratamiento de anticipos en la Gestión financiera, véase la Biblioteca R/3.

Si desea inicializar un activo fijo en curso en el cierre del ejercicio, debe liquidar (trasladar) el activo fijo en curso a un activo fijo capitalizado. Si la recepción de factura para un anticipo no tiene lugar en el mismo ejercicio que el anticipo, primero se debe compensar el anticipo abierto ya efectuado. Deben compensarse con una factura de pronóstico (reserva). El activo fijo en curso sólo puede liquidarse después de esta compensación.

Para contabilizar anticipos en el componente FI-AA, deben realizarse las siguientes parametrizaciones del sistema: