El envío de informes automático se planifica como parte de un proceso empresarial superior. Por ejemplo, el Sistema R/3 le ayuda en el envío de hojas de datos de seguridad por adelantado para entregas de determinados productos químicos. Para las jurisdicciones de EE.UU. y de la Unión Europea, el Sistema R/3 sólo envía las hojas de datos de seguridad que requiere la ley. El destinatario, el idioma de informe y el informe relevante se determinan automáticamente. El Sistema R/3 se asegura de que sólo se envíen los informes liberados.

Puede configurar el envío de acuerdo con los requisitos legales del país y la región de destino. Todo el procedimiento de envío, desde el lanzamiento del proceso de envío hasta el envío real, está sujeto a sus verificaciones. Si lo desea, el responsable de su empresa debe verificar la salida de la orden de envío de informes y contabilizar la entrada del acuse de recibo.

Todos los informes liberados ya incluyen los datos de sustancia creados. El Sistema R/3 especifica los datos logísticos, por ejemplo, dirección o nombre de producto, que son relevantes para el envío y añade estos datos al informe de sustancia. Esto significa que el mismo informe de sustancia puede enviarse a varios destinatarios diferentes. También puede configurar el Sistema R/3 para que especifique de nuevo el informe de sustancia liberado más actual antes de generarlo.

Los informes pueden enviarse por correo electrónico, carta o fax. En caso necesario, puede especificar que los informes cuyo destinatario y forma de comunicación sean los mismos se envíen conjuntamente. El Sistema R/3 distribuye automáticamente este paquete de informes entre los elementos de envío existentes (por ejemplo, formatos de carta).

En los países de la Unión Europea, si se hacen modificaciones relevantes en determinados datos, debe volver a enviarse una hoja de datos de seguridad actualizada en un plazo de tiempo legalmente prescrito. El Sistema R/3 automatiza este proceso.